cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Gợi ý cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả

Trong bối cảnh công nghệ số, điện thoại di động được xem là “vật bất ly thân” của mọi người. Chính yếu tố này đã thúc đẩy xu hướng tiếp thị qua điện thoại ngày một tăng cao. Vì vậy, phần lớn doanh nghiệp hiện đại đều áp dụng giải pháp tiếp cận khách hàng qua điện thoại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong lĩnh vực này. Qua bài viết dưới đây, Tino Group sẽ gợi ý đến bạn 6 cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả nhất. Mời bạn cùng tham khảo nhé!

Tìm hiểu về phương pháp gọi điện thoại cho khách hàng qua điện thoại

Thế nào là gọi điện thoại cho khách hàng qua điện thoại?

Gọi điện thoại cho khách hàng qua điện thoại là một phương thức tiếp cận khách hàng phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh. Ngày nay, điện thoại được xem là vật dụng không thể thiếu đối với mọi người. Vì vậy, phương thức tiếp cận khách hàng qua điện thoại đã trở thành nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp.

cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Có nhiều mục đích khác nhau để doanh nghiệp gọi điện thoại cho khách hàng, đó có thể là: giải đáp thắc mắc của khách hàng, hỗ trợ khách hàng sửa chữa sản phẩm/dịch vụ, tư vấn khách hàng, quảng bá/tiếp thị sản phẩm/dịch vụ mới,…

Thông qua những cuộc gọi trực tiếp, khách hàng có thể tiếp nhận thông tin đầy đủ, chính xác và hiệu quả hơn. Không những thế, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp củng cố mối quan hệ với khách hàng, tạo dựng niềm tin và chinh phục khách hàng một cách tối ưu nhất.

Lợi ích khi gọi điện thoại cho khách hàng qua điện thoại

  • Truyền tải những thông tin liên quan đến sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
  • Dễ dàng nắm bắt được trạng thái cảm xúc của khách hàng.
  • Nắm bắt được hành vi mua sắm, sở thích, nhu cầu và mong đợi về sản phẩm/dịch vụ của khách hàng.
  • Tiếp nhận phản hồi, đánh giá từ khách hàng một cách nhanh chóng.
  • Thuận tiện hơn khi phục vụ, hỗ trợ khách hàng từ xa.
  • Mở rộng phạm vi kinh doanh và khả năng tiếp cận khách hàng.

Cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc gọi của bạn

Xác định mục tiêu cuộc gọi

Trước khi bắt đầu một cuộc gọi, bạn cần xác định mục tiêu của mình là gì và ghi chúng ra giấy. Đây là cách tốt nhất giúp bạn tối ưu hóa cuộc trò chuyện với khách hàng.

cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Khi xác định đúng lý do, bạn sẽ tiết chế được cảm giác lo lắng và căng thẳng. Đồng thời, việc này còn giúp bạn tiết kiệm thời gian cho khách hàng. Để xác định mục tiêu cuộc gọi, bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau:

  • Bạn cần lấy thông tin gì từ khách hàng?
  • Bạn muốn truyền tải thông tin gì về sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng?
  • Bạn có cần khách hàng hỗ trợ gì không?

Viết kịch bản cuộc gọi

Sau khi xác định đúng mục tiêu, bước tiếp theo bạn cần làm là chuẩn bị kịch bản cho cuộc trò chuyện. Xây dựng kịch bản càng chi tiết, bạn sẽ càng tự tin hơn khi giao tiếp với khách hàng. Đặc biệt, việc này giúp bạn không bỏ sót những vấn đề quan trọng trong quá trình tương tác.

Tìm hiểu về khách hàng

Phần lớn người dùng đều cảm thấy khó chịu khi nhận một cuộc gọi lạ. Đây cũng là điều dễ hiểu, vì tình trạng lừa đảo qua điện thoại xuất hiện ngày càng nhiều.

Thế nên, để củng cố niềm tin của khách hàng, bạn cần tìm hiểu chính xác thông tin về họ, như: tên, nơi ở, đơn vị đang công tác, hành vi mua sắm, sở thích,… Bên cạnh đó, xác định thông tin khách hàng còn giúp bạn tạo ra không gian giao tiếp thoải mái, dễ dàng chinh phục khách hàng hơn.

cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Bước 2: Bắt đầu cuộc trò chuyện

Mở đầu bằng lời chào thân thiện

“Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Lời chào hỏi được xem là nhân tố không thể thiếu khi gọi điện thoại cho khách hàng. Nếu tạo ra một lời chào ấn tượng, khách hàng sẽ vui lòng dành thời gian cho bạn.

Khi chào hỏi, bạn nên dùng tông giọng vui tươi để truyền tải năng lượng tích cực đến người nghe. Thậm chí, bạn có thể mỉm cười trong khi chào khách hàng. Mặc dù trò chuyện qua điện thoại nhưng chắc chắn khách hàng vẫn có thể cảm nhận được nụ cười của bạn.

Nếu bạn là người hài hước, hãy tận dụng lợi thế của mình bằng một số câu nói gây cười. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng, vì ranh giới giữa sự hài hước và kém duyên rất mong manh.

Tránh nói dông dài, lan man

“Thời gian là vàng bạc”. Vì vậy, để tránh mất thời gian của khách hàng, bạn nên tiết chế những câu nói vô nghĩa, khiến cuộc trò chuyện trở nên lan man, dài dòng. Bạn không nên dẫn dắt khách hàng đi quá xa mục tiêu của cuộc trò chuyện. Khi chào hỏi và giới thiệu về bản thân, bạn cần tránh dùng những từ sáo rỗng, lạc đề và không có mục đích cụ thể.

Tập trung vào chủ đề chính

Sau khi giới thiệu và chào hỏi khách hàng, bạn hãy chuyển sang mục đích chính của cuộc gọi. Nếu mục đích của bạn là:

  • Giới thiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ mới: Bạn cần cung cấp thông tin, tính năng, lợi ích cơ bản, mức giá,…, của sản phẩm/dịch vụ.
  • Thu thập đánh giá, phản hồi về sản phẩm/dịch vụ: Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi có tính gợi mở để khách hàng trả lời dễ dàng hơn.
  • Mời tham gia sự kiện/chương trình: Bạn hãy giới thiệu về sự kiện/chương trình của mình một cách chi tiết, như: thời gian, địa điểm, lợi ích khi tham gia,…
cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Đặt câu hỏi cho khách hàng

Đặt câu hỏi là cách tốt nhất để tăng khả năng tương tác với khách hàng. Bạn không nên cung cấp thông tin một cách dồn dập và phiến diện. Điều này sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên khô khan, tẻ nhạt.

Thay vào đó, bạn hãy dành một vài phút để đặt câu hỏi cho khách hàng. Những câu hỏi mở chính là “sợi dây” kết nối hoàn hảo nhất. Chúng khiến khách hàng cảm thấy hòa nhập và thoải mái hơn.

Ghi chú lại cuộc gọi

Trong quá trình kết nối với khách hàng, bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi lại những nội dung quan trọng. Tất nhiên, bạn có thể ghi âm cuộc gọi nhưng chỉ vậy thì không đủ. Việc ghi lại bằng tay sẽ giúp bạn tập trung hơn khi lắng nghe khách hàng. Đặc biệt, cách note lại nội dung quan trọng lên giấy giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần phải xả lại đoạn ghi âm.

Đặt lịch hẹn với khách hàng

Nếu bạn cần tìm hiểu thêm thông tin để cung cấp đến khách hàng, hãy note lại và đặt lịch hẹn với họ. Tuy nhiên, bạn không nên đưa ra một mốc thời gian cụ thể. Vì khách hàng có thể phản hồi tiêu cực nếu doanh nghiệp bạn không đáp ứng đúng thời hạn đưa ra.

Tương tự, nếu bạn cần khách hàng hỗ trợ nhưng họ không thể thực hiện ngày, bạn có thể hẹn họ vào một dịp gần nhất. Và tất nhiên, bạn nên đề cập rõ ràng về vấn đề này trước khi kết thúc cuộc gọi.

cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Bước 3: “Nghi thức” kết thúc cuộc gọi

Đặt câu hỏi cuối trước khi kết thúc cuộc gọi

Trước khi chuyển sang cuộc gọi tiếp theo, bạn nên “chốt” lại buổi trò chuyện bằng một câu hỏi lịch sự, chẳng hạn như:

  • “Anh/chị có vấn đề gì còn thắc mắc không?”
  • “Anh/chị có muốn trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ A (tên sản phẩm/dịch vụ) không?”
  • “Anh/chị có cần em hỗ trợ thêm gì nữa không ạ?”

Một câu hỏi đơn giản sẽ giúp khách hàng định hình lại toàn bộ cuộc trò chuyện. Ngoài ra, đây cũng là cách rất tốt để bạn thể hiện độ chuyên nghiệp của mình.

Kết thúc bằng lời cảm ơn

Một lời cảm ơn trước khi kết thúc cuộc gọi đóng vai trò quan trọng trong quá trình tương tác với khách hàng. Dù khách hàng đồng ý hay từ chối lời mời từ bạn, vẫn hãy cảm ơn họ một cách chân thành. Lời cảm ơn chính là “thước đo” giúp khách hàng đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bạn cũng như của toàn thể công ty.

cach-goi-dien-thoai-cho-khach-hang-hieu-qua

Đào tạo đội ngũ nhân viên gọi điện thoại cho khách hàng chính là bước tiến thúc đẩy sự thành công của mọi doanh nghiệp. Vì những cuộc gọi qua điện thoại giúp doanh nghiệp mở ra nhiều cơ hội bán hàng, tạo bước đà bứt phá doanh thu.

Với những thông tin hữu ích được cung cấp qua bài viết, Tino Group chúc bạn sớm xây dựng một đội ngũ nhân sự giàu tiềm năng và chuyên nghiệp!

FAQs về cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả

Hạn chế khi gọi điện thoại cho khách hàng là gì?

– Khách hàng không thể trực tiếp trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ
– Khó nắm bắt cảm xúc, tâm lý khách hàng
– Khiến khách hàng cảm thấy khó chịu khi họ đang làm việc, chạy xe hoặc bận việc gì đó
– Đòi hỏi nhân viên cần đáp ứng tốt nhiều kỹ năng

Khi nào doanh nghiệp cần gọi điện thoại cho khách hàng?

Thông thường, doanh nghiệp gọi điện thoại cho khách hàng trong những trường hợp sau:
– Khách hàng không chủ động được thời gian để đến cửa hàng
– Doanh nghiệp muốn kết nối với những khách hàng ngoại tỉnh
– Doanh nghiệp muốn kết nối với khách hàng nhanh chóng, không cần gặp mặt trực tiếp
– Doanh nghiệp vừa ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới và muốn giới thiệu đến khách hàng
– Doanh nghiệp tổ chức các chương trình hoặc sự kiện và muốn mời khách hàng tham gia
– …

Phải làm sao khi khách hàng từ chối cuộc trò chuyện vì đang bận?

Trong trường hợp này, bạn không nên ép khách hàng tiếp nhận thông tin. Thay vào đó, bạn có thể đề xuất một cuộc trò chuyện vào khoảng thời gian khác. Và bạn đừng quên gửi lời chúc và cảm ơn khách hàng trước khi kết thúc cuộc gọi nhé!

Có nên chuẩn bị nội dung trước khi gọi điện thoại cho khách hàng không?

Tất nhiên là có! Chuẩn bị trước nội dung là bước cần thiết trong quy trình gọi điện thoại cho khách hàng. Với những nội dung đã được chuẩn bị, bạn sẽ hạn chế tình trạng mắc lỗi hoặc cung cấp sót thông tin quan trọng khi trao đổi với khách hàng. Bên cạnh đó, đây còn là cách giúp bạn tự tin hơn, giảm bớt căng thẳng trước khi gọi điện thoại cho khách hàng.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published.