Sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý của đội ngũ nhân viên là “cánh cửa” dẫn dắt đến sự thành công dành cho mọi doanh nghiệp. Vì vậy, Cross functional team chính là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp vững bước vươn xa nhờ những khối “B02” “đồng tâm hiệp lực”.
Cross functional team là gì?
Khái niệm Cross functional team
Cross functional team (tạm dịch: nhóm chức năng chéo hay nhóm hợp tác liên chức năng) là một nhóm người có kiến thức chuyên môn và năng lực khác nhau cùng phối hợp làm việc để thực hiện mục tiêu chung. Nhóm người này có thể thuộc nhiều bộ phận như: nhân sự, kế toán, tiếp thị, thiết kế,…
Phần lớn, Cross functional team bao gồm nhân viên từ các cấp của một tổ chức, doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, thành viên của team thuộc hội “ngoại bang”, nghĩa là người đến từ bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp ấy. Họ có thể là nhà cung cấp, khách hàng mục tiêu hoặc nhà tư vấn. Những thành viên này thường mang đến cái nhìn trực quan và toàn diện hơn, họ sẽ chỉ ra những thiếu sót từ bên ngoài mà các thành viên nội bộ chưa kịp phát hiện.
Vai trò của Cross functional team
Cross functional team được xem là một nhóm tự hoạt động dựa trên một nhiệm vụ được giao cụ thể. Những thành viên của nhóm đòi hỏi phải đảm bảo về lĩnh vực chuyên môn thuộc các bộ phận khác nhau. Một nhóm bao gồm các những cá nhân đa lĩnh vực sẽ phát sinh nhiều quan điểm sáng tạo, mới mẻ hơn.
Trong mỗi nhiệm vụ, các thành viên sẽ đưa ra ý kiến đóng góp để giải quyết nhiệm vụ chung. Nhu cầu đổi mới trong kinh doanh là “chìa khóa” thúc đẩy khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Và sự ra đời của Cross functional team đã tạo ra khả năng đổi mới thông qua quá trình sáng tạo.
Những thành viên của Cross functional team không cần phải thông tất cả các nhiệm vụ, nhưng họ phải luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ những thành viên khác trong các công việc khác nhau. Để hoàn thành một sản phẩm thực tế, họ phải chịu trách nhiệm chung cho các tác vụ của nhóm, dù đó là những công việc phức tạp hay đơn giản.
Một số ví dụ về Cross functional team
- Nhân viên bán hàng và tiếp thị hỗ trợ nhau để thúc đẩy quy trình cung cấp sản phẩm cho khách hàng tiềm năng
- Nhân viên thu mua phối hợp cùng quản lý sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho hoặc đảm bảo giá trị sẵn có của một bộ phận
- Trợ lý y tế, bác sĩ và lễ tân hợp tác để tạo tối ưu hóa các cuộc hẹn thăm khám của bệnh nhân
- Kỹ sư, nhà phát triển trang web và đại diện hỗ trợ khách hàng làm việc cùng nhau để cải thiện tính trải nghiệm của sàn Thương mại Điện tử
Vì sao Cross functional team lại quan trọng?
Các nhóm hợp tác liên chức năng tạo ra lợi thế cạnh tranh cho một tổ chức, doanh nghiệp. Họ được xem là một nhóm “siêu anh hùng” gồm các cá nhân có những khả năng đặc biệt, hợp tác cùng nhau để giải quyết một mục tiêu chung. Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp đều có nguồn lực tiềm năng nằm rải rác trong các bộ phận khác nhau. Vì vậy, việc xây dựng một “ngôi nhà chung” cho nhân tài là một giải pháp tuyệt vời.
Nhiều doanh nghiệp truyền thống còn khá cứng nhắc trong việc phân chia nhiệm vụ. Họ rập khuôn trách nhiệm theo chức danh, bộ phận của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp bỏ sót “viên ngọc quý” mà còn giảm hiệu suất làm việc. Tạo dựng một không gian chung cho các nhân tài, bạn sẽ nhận được:
- Một nhóm làm việc mang lại hiệu quả và năng suất
- Một nhóm có khả năng giao tiếp và phối hợp tuyệt vời
- Một nhóm đưa ra những quyết định mới mẻ và sáng tạo
- Một nhóm thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian
Phương pháp xây dựng Cross functional team hiệu quả
Tạo nên sự đa dạng
Tính đa dạng là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với một nhóm hợp tác liên chức năng. Cross functional team phải được kết hợp bởi các cá nhân từ những lĩnh vực chuyên môn riêng biệt. Ngoài ra, bạn có thể chọn thành viên cho nhóm dựa trên: độ tuổi, kinh nghiệm, giới tính, kỹ năng, vị trí, thâm niên, mức độ gắn bó,…, để tạo nên sự đa dạng cho một nhóm.
Xác định mục tiêu chung
Cross functional team chỉ hoạt động tốt khi các thành viên xác định đúng mục tiêu, định hướng chung. Những doanh nghiệp có kế hoạch, mục tiêu chặt chẽ thường có tỷ lệ thành công cao hơn. Các thành viên trong nhóm phải hiểu rõ mối liên kết giữa họ và mục tiêu chung của tổ chức. Để xác định mục tiêu hiệu quả, bạn có thể “phác thảo” dự án của mình trên một bảng quản lý trực quan.
Chọn đúng thành viên
Trước tiên, bạn cần quan sát và đánh giá năng lực thực tế của các nhân viên. Đây được xem là việc làm rất cần thiết đối với một nhà lãnh đạo hoặc người dẫn đầu. Dựa trên sự ảnh hưởng và kỹ năng chuyên môn của nhân viên, bạn có thể sắp xếp họ vào những nhóm phù hợp.
Đây là những thành viên có khả năng truyền cảm hứng cho người khác, hoặc họ luôn đưa ra những lời khuyên và quan điểm hữu ích. Bên cạnh đó, bạn có thể chọn lựa thành viên qua các tiêu chí: kỹ năng chuyên môn, khả năng làm việc nhóm, năng lực phán đoán,…
Tăng tương tác giữa các nhân viên
Cross functional team hiệu quả khi các thành viên tìm được tiếng nói chung. Điều này rất có ích trong quá trình làm việc nhóm. Sẽ rất tốn thời gian nếu bạn chọn xây dựng các nhóm chức năng chéo thông qua các cuộc họp. Hãy để nhân viên tự do tương tác với nhau, sự ăn ý ban đầu chính là tiền đề tạo nên việc hợp tác hiệu quả sau này.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các ứng dụng cộng tác nhóm để nhân viên dễ dàng giao tiếp với nhau. Những thành viên cùng một nhóm cần có một không gian riêng để làm việc hiệu quả.
Tận dụng tiềm năng của công nghệ
Nền kinh tế dựa trên công nghệ đã trở thành nhân tố thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên. Hầu hết các nhân viên tìm kiếm nơi giúp họ nắm bắt công nghệ để phát triển năng lực của bản thân. Thế nên, khi xây dựng Cross functional team, bạn cần đảm bảo việc mọi người hào hứng làm việc bằng ứng dụng và các công cụ năng suất mới.
Tạo môi trường thân thiện
Mặc dù mục tiêu chung của Cross functional team là hoàn thành tốt công việc được giao, nhưng bạn không thể biến “ngôi nhà chung” thành một “văn phòng giấy”, điều này sẽ khiến các thành viên cảm thấy mệt mỏi và áp lực. Vì vậy, bạn cần xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái. Tất nhiên, các tác vụ công việc vẫn phải ưu tiên hàng đầu, nhưng đừng khiến chúng ảnh hưởng tiêu cực đến các thành viên trong nhóm.
Đừng để sự phân chia ranh giới về chuyên môn trở thành rào cản hạn chế khả năng phát triển của doanh nghiệp. Với thời đại số đầy biến động như hiện nay, khi thị trường thay đổi chóng mặt, Cross functional team chính là “chiếc phao cứu sinh” giúp doanh nghiệp bạn sống sót và cạnh tranh mạnh mẽ.
Những câu hỏi thường gặp về Cross functional team
Đặc điểm chính của Cross functional team là gì?
Có khả năng tương tác và giao tiếp hiệu quả
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kỹ lưỡng
Giữa các thành viên có sự tin tưởng, thấu hiểu nhau
Giải quyết xung đột nhanh chóng, dễ dàng
Tạo ra các mối quan hệ chặt chẽ
Giải quyết vấn đề, nhiệm vụ uyển chuyển, linh hoạt hơn
Cross functional team có giúp tăng năng suất tức thì không?
Câu trả lời là “Không!”. Cross functional team cũng đơn giản là một phương pháp nhỏ trong các cách cấu tạo nhóm làm việc. Bản chất của nhóm liên chức năng là tính độc lập giữa các thành viên (mỗi người có chuyên môn khác nhau). Vì thế, họ cần trải qua thời gian làm việc, trải nghiệm cùng nhau mới tạo thành một nhóm hoàn thiện.
Không thể phủ nhận Cross functional team vừa giúp tăng năng suất, vừa tăng chất lượng sản phẩm, nhưng đây không phải là giải pháp mang tính “mì ăn liền”. Thế nên, thời gian chính là câu trả lời tốt nhất khi xây dựng Cross functional team.
Hạn chế của Cross functional team là gì?
Cross functional team rất dễ gặp thất bại hoặc phản tác dụng nếu không được bố trí và quản lý hiệu quả. Tương tự như các dự án không có người giám sát phù hợp sẽ lãng phí nhiều thời gian và tiền bạc. Bên cạnh đó, khi các thành viên trong nhóm có sự chia rẽ, không tìm được tiếng nói chung cũng khiến Cross functional tan rã.
Có ứng dụng làm việc nhóm nào hiệu quả không?
Tất nhiên là có! Hiện nay có rất nhiều ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp và hiệu quả giúp bạn thoải mái lựa chọn. Dưới đây là top 5 những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất:
– Bitrix24
– Trello
– Slack
– Google Hangouts
– Dropbox
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tổng đài miễn phí: 1800 6734
- Email: info@tino.org
- Website: www.tino.org