Dịch vụ scan tài liệu online là phương thức sao lưu hiện đại, áp dụng các tính năng của công nghệ tân tiến để hỗ trợ người dùng, nhất là nhân viên văn phòng. Hãy cùng Tino Group tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này qua bài viết dưới đây nhé!

Scan tài liệu và một số khái niệm liên quan

Scan là gì?

Scan (tạm dịch: Quét) là hành động quét dữ liệu được thực hiện bởi máy tính. Scan là quá trình hoàn toàn trái ngược với in. Bạn có thể hiểu đơn giản là:

Scan tài liệu là gì?

Gửi giấy/chứng từ, mẫu văn bản qua đối tác, khách hàng hoặc lưu trữ nội bộ trong công ty là việc làm tất yếu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn phòng.

Trước đây, chúng ta thường sử dụng điện thoại để chụp lại và chuyển tiếp sang máy người khác. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ số hiện đại, nhiều loại máy scan ra đời, giúp người dùng quét hình ảnh văn bản rõ nét hơn. Từ đó, giúp quá trình trao đổi thông tin, lưu trữ dữ liệu được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng.

Vậy, scan tài liệu được hiểu là quá trình chuyển các dữ liệu giấy tờ, tài liệu hay hình ảnh trên giấy thực sang dữ liệu, hình ảnh hoặc file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Để thực hiện quá trình này, bạn cần máy scan, máy in có tính năng scan hoặc phần mềm scan trên điện thoại thông minh.

Scan tài liệu giúp việc di chuyển, chuyển đổi số hóa tài liệu, tìm kiếm dữ liệu diễn ra dễ dàng hơn. Ngoài ra, scan còn giúp bạn lưu trữ tài liệu mãi mãi, không lo bị hỏng, rách, mất hoặc phải màu. Đặc biệt, tính bảo mật dữ liệu cũng là điểm cộng của scan.

Máy scan là gì?

Máy scan hay còn gọi là máy quét được hoạt động tương tự như máy photocopy. Đây là thiết bị ứng dụng tích điện kép để thu lại hình ảnh điện tử trên một trang giấy. Máy scan có khả năng chuyển đổi cường độ ánh sáng phản xạ thành thông tin dạng số. Từ đó, chúng chuyển thành file được lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại.

Thế nào là bản scan?

Bản scan có nội dung phù hợp với mục đích của người in trên chất liệu giấy và được in màu. Những nội dung trên bản scan thường là các văn bản của cá nhân, tổ chức và có dấu đỏ, chữ ký. Ngoài ra, hầu hết chúng đều được chỉnh sửa bằng phần mềm chỉnh sửa ảnh.

Lợi ích của dịch vụ scan tài liệu online

Đơn giản hóa quá trình tìm kiếm tài liệu

Những máy scan ứng dụng công nghệ số hiện đại có khả năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, ứng dụng công cụ Cloud. Đặc biệt, chúng còn hỗ trợ quét tài liệu qua các ứng dụng của bên thứ 3. Thế nên, người dùng có thể truy cập, tìm kiếm thông tin từ xa, mọi lúc mọi nơi mà không cần lên cơ quan.

Dịch vụ scan tài liệu online giúp việc sắp xếp thông tin thuận tiện, dễ dàng và hiện đại hơn. Cách thức chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy tính giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm tài liệu.

Bảo mật và an toàn thông tin tuyệt đối

Lưu trữ tài liệu bằng phương pháp scan được thực hiện bằng hình thức số hóa và cài đặt mã truy cập. Thế nên, scan tài liệu online đã giúp nội dung quan trọng của người dùng được bảo mật tuyệt đối.

Bên cạnh đó, những hình ảnh đã scan sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF cùng với chữ ký số vô cùng bảo mật.

Thời gian lưu trữ dữ liệu vô hạn

Những doanh nghiệp, tổ chức vừa và lớn thường đối mặt với khối lượng lớn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu. Do đó, việc sao lưu và bảo quản những tài liệu giấy đó vô cùng cần thiết. Vì thế, scan tài liệu đã ra đời nhằm khắc phục các vấn đề về bảo quản cũng như lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…

Scan tài liệu thông qua quá trình số hóa hiện đại đã trở thành phương thức lưu trữ đắc lực cho các doanh nghiệp. Từ đó, giảm thiểu tối đa nguy cơ bị mất thông tin quan trọng. Đồng thời, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phần nào chi phí in ấn.

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương pháp lưu trữ truyền thống khiến nhân viên văn phòng tốn nhiều thời gian để tìm tài liệu. Trong khi đó, dịch vụ scan tài liệu online lại giúp việc lưu trữ linh hoạt hơn. Công việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu diễn ra nhanh chóng, nhân viên có thêm thời gian để xử lý các công việc khác.

Khôi phục lại những tài liệu đã mất

Scan tài liệu online và lưu trữ trên các ứng dụng như Google Drive hoặc đám mây sẽ giúp bạn nhanh chóng khôi phục lại những dữ liệu cần thiết. Thậm chí đó là những tài liệu đã bị mất.

Các bước scan tài liệu bằng máy scan và điện thoại

Scan tài liệu bằng máy scan

Bước 1: Trước tiên, bạn cần kết nối máy tính vào máy scan. Sau đó đặt tài liệu ngay ngắn vào máy scan theo vị trí đánh dấu trên máy.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Scan tài liệu trên điện thoại

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Google Drive, chọn dấu “+” ở góc dưới bên phải màn hình.

Bước 2: Chọn “Quét” để scan tài liệu mình muốn.

Lưu ý: Để tăng hiệu quả khi scan tài liệu, bạn cần:

Bước 3: Bạn có thể tùy chỉnh bản scan bằng những tính năng sau:

Scan tài liệu giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian. Là một doanh nghiệp hiện đại, chúng tôi tin bạn biết cách ứng dụng công nghệ scan vào công việc tốt nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi liên quan, hãy liên hệ với Tino Group để được giải đáp nhanh chóng.

Những câu hỏi thường gặp về dịch vụ scan tài liệu online

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: info@tino.org
• Website: www.tino.org