Quy trình mua sắm là một trong những mắt xích quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phức tạp ngày càng tăng, các phương pháp truyền thống đã không còn phù hợp. Đó là lý do vì sao E-Procurement ra đời. Vậy, E-Procurement là gì? Tại sao hệ thống này lại trở thành một công cụ không thể thiếu trong thời đại số hóa? Hãy cùng Tino Group tìm hiểu chi tiết về E-Procurement qua bài viết dưới đây bạn nhé!

E-Procurement là gì?

Theo bài viết e-procurement (supplier exchange) trên trang Techtarget, E-Procurement hay mua sắm điện tử là quá trình đặt hàng, yêu cầu và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến. Đây là một hoạt động giữa các doanh nghiệp (B2B) được thực hiện trên hệ thống đóng, chỉ dành riêng cho những người dùng đã đăng ký.

Không giống như thương mại điện tử (E-commerce), E-Procurement tạo ra một môi trường tương tác khép kín giữa nhà cung cấp và khách hàng thông qua các công cụ như đấu thầu, đơn đặt hàng và hóa đơn điện tử. Hệ thống này hỗ trợ doanh nghiệp từ đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng cho đến xử lý đơn hàng, thanh toán điện tử.

E-Procurement ra đời vào những năm 1980 cùng với sự phát triển của hệ thống Trao đổi Dữ liệu Điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) và tiếp tục phát triển mạnh mẽ khi các danh mục trực tuyến, hệ thống quản lý nhà cung cấp được cải tiến. Hiện nay, E-Procurement sử dụng giao diện web hoặc các hệ thống mạng để kết nối doanh nghiệp với nhà cung cấp, được quản lý bởi bộ phận thu mua hoặc giám đốc phụ trách mua sắm trong tổ chức.

Mục tiêu chính của E-Procurement là giúp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ với giá tốt nhất và vào thời điểm phù hợp nhất. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng và thiết lập các quy tắc chi tiêu trên nền tảng E-Procurement. Sự xuất hiện của E-Procurement đã cách mạng hóa quy trình mua sắm, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng cường tính minh bạch.

Nguyên lý hoạt động của E-Procurement

E-Procurement hoạt động dựa trên một nền tảng tập trung. Tại đây, các quy trình và yếu tố liên quan được kết nối liền mạch. Hệ thống này giúp loại bỏ những tác vụ thủ công, phức tạp như đấu giá điện tử (eAuctions), mời thầu trực tuyến (eTenders), trao đổi hợp đồng với nhà cung cấp và điền biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp.

Một trong những yếu tố cốt lõi của E-Procurement là quản lý nhà cung cấp, bao gồm: quản lý mối quan hệ và thông tin nhà cung cấp. Giải pháp này góp phần đảm bảo các nhà cung cấp được chọn lọc kỹ càng và mối quan hệ hợp tác luôn được duy trì hiệu quả.

Quy trình E-Procurement bao gồm các thành phần chính sau:

1. E-Sourcing: Xác định yêu cầu và đánh giá trước các nhà cung cấp tiềm năng.
2. E-Tendering: Thực hiện các yêu cầu thông tin (RFI), yêu cầu báo giá (RFQ) và yêu cầu đề xuất (RFP) để tìm kiếm đối tác phù hợp.
3. E-Auctioning: Đánh giá nhà cung cấp, thương thảo và quản lý hợp đồng.
4. E-Ordering và thanh toán: Tạo lệnh mua sắm, đặt hàng và xử lý các đơn hàng đã nhận.
5. Phân tích dữ liệu: Theo dõi chi tiêu và thực hiện các biện pháp cải thiện khi cần thiết.

Cuối cùng, một yếu tố quan trọng không thể thiếu là E-Informing – quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa tất cả các bên tham gia. Yếu tố này giúp tạo ra những kết quả mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhà cung cấp.

Khi tích hợp các chức năng trên, E-Procurement góp phần tạo ra sự minh bạch, hiệu quả và tối ưu hóa toàn diện cho quy trình mua sắm trong doanh nghiệp.

8 lợi ích thiết thực mà E-Procurement mang lại

E-Procurement mang đến nhiều giá trị thiết thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 8 lợi ích nổi bật.

Tăng tính minh bạch thông tin

E-Procurement giúp doanh nghiệp minh bạch hóa toàn bộ quá trình mua sắm, từ quản lý dữ liệu đến theo dõi hành vi mua hàng. Hệ thống này cung cấp thông tin rõ ràng về lịch sử giao dịch, ngân sách chi tiêu và mối quan hệ với nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những cơ hội hợp tác hiệu quả, đồng thời kiểm soát chặt chẽ các khoản chi không hợp lý. Minh bạch thông tin còn giúp củng cố niềm tin với nhà cung cấp, hỗ trợ việc đàm phán các điều khoản hợp đồng tốt hơn.

Tiết kiệm chi phí

Khi sử dụng E-Procurement, doanh nghiệp có thể hạn chế được các lỗi phát sinh từ quy trình thủ công, như sai sót khi xử lý giấy tờ hay nhập dữ liệu. Nhờ tự động hóa, các chi phí không cần thiết được loại bỏ, nhất là trong quá trình đặt hàng và thanh toán. Tiền tiết kiệm từ hệ thống này có thể được tái đầu tư vào các hoạt động quan trọng hơn như marketing, nghiên cứu và phát triển. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, E-Procurement còn đảm bảo ngân sách doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả nhất.

Tự động hóa quy trình mua sắm

Một trong những lợi ích lớn nhất của E-Procurement là tự động hóa các quy trình phức tạp như đặt hàng, phê duyệt và thanh toán. Thay vì dành hàng giờ cho việc nhập liệu hay xử lý giấy tờ, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hiện đại để thực hiện các tác vụ này nhanh chóng. Phương pháp này vừa giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên, vừa nâng cao hiệu suất hoạt động. Việc tự động hóa cũng giúp hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra liền mạch.

Rút ngắn thời gian mua sắm

E-Procurement giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian để nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết. Thay vì mất nhiều ngày để xử lý các thủ tục thủ công, hệ thống này cho phép xử lý nhanh gọn chỉ trong vài giờ hoặc thậm chí vài phút. Chu kỳ mua sắm ngắn hơn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn. Tính năng này đặc biệt quan trọng với các ngành công nghiệp – lĩnh vực yêu cầu tốc độ phản ứng nhanh, như sản xuất hoặc logistics.

Quản lý tồn kho hiệu quả

E-Procurement cung cấp dữ liệu chi tiết và chính xác về lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các nguồn lực hiện có. Đây là cách giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết, gây lãng phí tài nguyên. Doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu từ hệ thống để đưa ra quyết định mua sắm phù hợp với nhu cầu thực tế, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành. Quản lý tồn kho tốt giúp tiết kiệm chi phí, hỗ trợ doanh nghiệp phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.

Tinh gọn quy trình làm việc

E-Procurement giúp quy trình mua sắm trở nên mượt mà hơn bằng cách tích hợp mọi bước từ đặt hàng, phê duyệt đến thanh toán trên một nền tảng duy nhất. Nền tảng này có vai trò lượt bỏ các bước thủ công, giảm thời gian xử lý và tăng năng suất cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ nhận diện và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng trước khi chúng gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Việc vận hành trơn tru giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào các mục tiêu chiến lược.

Mở rộng nguồn cung ứng

Nhờ vào E-Procurement, doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với một lượng lớn nhà cung cấp và sản phẩm trên toàn cầu. Việc so sánh giá cả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ trở nên dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp lựa chọn các sản phẩm phù hợp với nhu cầu, ngân sách. Nguồn cung ứng đa dạng tạo ra nhiều sự lựa chọn và tăng cơ hội hợp tác với các nhà cung cấp tiềm năng, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Kiểm soát chi tiêu ngoài hợp đồng

E-Procurement giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu, đảm bảo mọi hoạt động mua sắm đều tuân thủ hợp đồng và chính sách đã thỏa thuận. Tính năng này còn hạn chế tối đa các hành vi chi tiêu không phù hợp hoặc ngoài kế hoạch, giúp doanh nghiệp giữ được ngân sách trong tầm kiểm soát. Ngoài ra, việc tuân thủ hợp đồng cũng tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, đồng thời đảm bảo sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động tài chính.

Quy trình triển khai E-Procurement trong doanh nghiệp

Trên thực tế, áp dụng E-Procurement trong doanh nghiệp không hề đơn giản. Vậy nên, bạn cần triển khai theo một quy trình rõ ràng, có kế hoạch cụ thể. Dưới đây là 8 bước áp dụng E-Procurement chuẩn.

1. Xác định nhu cầu và mục tiêu

Doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu thực tế trong quy trình mua sắm hiện tại, từ việc quản lý nhà cung cấp đến kiểm soát chi phí. Ví dụ, một công ty sản xuất muốn giảm thời gian đặt hàng từ 5 ngày xuống còn 2 ngày. Từ đó, mục tiêu cụ thể được đặt ra là: cải thiện hiệu quả quy trình mua sắm và tăng cường sự minh bạch trong giao dịch. Việc xác định rõ nhu cầu và mục tiêu giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp E-Procurement phù hợp với yêu cầu của mình.

2. Lựa chọn phần mềm E-Procurement

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn phần mềm E-Procurement phù hợp. Doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí như chi phí, tính năng và khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại để tăng tính hiệu quả.Ví dụ, một công ty dịch vụ có thể chọn phần mềm có tính năng E-ordering và quản lý hợp đồng, như SAP Ariba hay Coupa. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thử nghiệm demo để đánh giá mức độ dễ sử dụng, hiệu quả trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3. Đào tạo nhân viên và xây dựng quy trình làm việc mới

Việc triển khai E-Procurement sẽ thay đổi cách thức làm việc truyền thống. Vì vậy, doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân viên để sử dụng hệ thống mới. Ví dụ, nhân viên phòng mua sắm cần được hướng dẫn cách tạo đơn hàng điện tử và theo dõi trạng thái giao dịch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình làm việc chi tiết, bao gồm: các bước phê duyệt, đặt hàng và thanh toán trên hệ thống. Đây là cách giúp doanh nghiệp đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả khi áp dụng E-Procurement.

4. Tích hợp với hệ thống hiện tại

Hệ thống E-Procurement cần được tích hợp với các phần mềm hiện có, như ERP hoặc phần mềm quản lý tài chính, để tối ưu hóa hiệu quả. Ví dụ, khi một đơn hàng được phê duyệt trên hệ thống E-Procurement, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Quá trình tích hợp cần sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ công nghệ thông tin và nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo mọi hệ thống hoạt động liền mạch.

5. Thiết lập và quản lý danh sách nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần xây dựng danh sách các nhà cung cấp uy tín và đưa thông tin của họ vào hệ thống E-Procurement. Ví dụ, một công ty có thể thêm các nhà cung cấp vật liệu xây dựng vào danh sách và thiết lập mức giá thỏa thuận trước. Quản lý danh sách này thường xuyên giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn làm việc với các nhà cung cấp chất lượng, đồng thời dễ dàng so sánh và chọn lựa trong từng giao dịch.

6. Thực hiện thí điểm và đánh giá

Trước khi triển khai trên diện rộng, doanh nghiệp nên áp dụng E-Procurement trong một bộ phận hoặc dự án nhỏ để kiểm tra tính khả thi. Ví dụ, công ty có thể thử nghiệm hệ thống này trong bộ phận IT để mua sắm thiết bị văn phòng. Quá trình này giúp nhận diện các vấn đề, điều chỉnh hệ thống trước khi triển khai toàn diện. Sau giai đoạn thí điểm, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả thông qua các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng, mức độ hài lòng của nhân viên.

7. Chính thức triển khai và theo dõi liên tục

Khi hệ thống đã sẵn sàng, doanh nghiệp triển khai E-Procurement trên toàn bộ tổ chức. Liên tục theo dõi đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Ví dụ, đội ngũ quản lý cần thường xuyên kiểm tra báo cáo trên hệ thống để phát hiện các điểm bất cập, như thời gian xử lý đơn hàng kéo dài hoặc chi tiêu vượt ngân sách. Khi quá trình điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả của E-Procurement.

8. Đánh giá và cải tiến định kỳ

Sau khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của E-Procurement định kỳ, chẳng hạn mỗi 6 tháng hoặc 1 năm. Ví dụ, công ty có thể phân tích dữ liệu chi tiêu để xác định liệu hệ thống đã giúp giảm 20% chi phí như mục tiêu ban đầu hay chưa. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên lắng nghe ý kiến từ nhân viên và nhà cung cấp để cải thiện hệ thống. Việc cải tiến liên tục đảm bảo E-Procurement luôn đáp ứng tốt nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Hiểu rõ E-Procurement là gì chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng. Đừng quên theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Rahul Awati. e-procurement (supplier exchange). Techtarget.com. https://www.techtarget.com/searchcio/definition/e-procurement
2. Indeed Editorial Team. (2024, August 16). What Is E-Procurement? (Definition, Benefits and Steps). Indeed.com. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/e-procurement
3. Michiganstateuniversity. (2023, July 26). What is E-Procurement? Here’s What You Need To Know. Michiganstateuniversityonline.com. https://www.michiganstateuniversityonline.com/resources/supply-chain/e-procurement-helps-online-information-exchange-between-buyers-suppliers/
4. Procurify. 6 Benefits of Adopting an E-Procurement Process. Procurify.com. https://www.procurify.com/blog/benefits-of-e-procurement/#streamlined-procurement-process
5. ProcureDesk. (2024, October 31). What is e-Procurement? Benefits & Top-Rated Systems for 2024. https://www.procuredesk.com/electronic-procurement-system/

Những câu hỏi thường gặp