Một trong những cách giúp quản lý và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả là thiết lập sơ đồ Gantt. Trong bài viết dưới đây, Tino Group sẽ hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt đúng chuẩn, giúp quá trình lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc trở nên đơn giản, tối ưu hơn. Mời bạn cùng Tino Group tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, hỗ trợ lập kế hoạch và lịch trình cho các dự án ở mọi quy mô. Đây được xem là biểu đồ trực quan, có khả năng hiển thị timeline (dòng thời gian) của dự án, giúp các nhà quản lý, đối tác và thành viên trong team nắm rõ tiến trình công việc. Thông thường, sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn hình dung rõ nét 6 nội dung sau:
- Lộ trình của dự án.
- Theo dõi tiến độ các nhiệm vụ.
- Xác định các cột mốc quan trọng.
- Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
- Tài nguyên cần thiết.
- Rủi ro có thể gặp phải.
Sơ đồ Gantt bao gồm 2 trục:
- Trục ngang biểu diễn thời gian thực hiện các nhiệm vụ.
- Trục dọc liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Nhìn chung, sơ đồ Gantt là một giải pháp tối ưu, đơn giản giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và ngân sách dự án. Hơn hết, sơ đồ này còn giúp tất cả các bên liên quan theo dõi dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một cách nhất quán.
4 thành phần chính trên sơ đồ Gantt
Trước khi tạo sơ đồ Gantt, bạn cần nắm rõ các thành phần chính mà mình muốn triển khai. Dưới đây là 4 yếu tố cần phải có khi xây dựng sơ đồ Gantt.
Task (Nhiệm vụ)
Mỗi nhiệm vụ trong dự án được biểu diễn bằng một thanh ngang trên sơ đồ Gantt. Thanh này cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ, giúp đội ngũ dự án dễ dàng hình dung được khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành. Ngoài việc giúp theo dõi tiến độ, thanh nhiệm vụ còn hỗ trợ quản lý nguồn lực hiệu quả hơn. Khi mỗi nhiệm vụ được hiển thị rõ nét, quá trình phân chia công việc trong dự án trở nên tối ưu và dễ quản lý hơn.
Timeline (Dòng thời gian)
Dòng thời gian là yếu tố quan trọng trên hồ sơ Gantt, giúp hiển thị toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Thông thường, thành phần này sẽ hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng. Đây được xem là điểm tham chiếu để bạn nắm rõ về lịch trình tổng thể của dự án, thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Nhờ vào dòng thời gian, các nhà quản lý cũng có thể đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn và dự án diễn ra theo kế hoạch.
Dependencies (Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ)
Mối quan hệ giữa các nhiệm vụ cho thấy sự phụ thuộc lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc. Khi xác định rõ mối quan hệ này, quản lý dự án có thể định hình được chuỗi nhiệm vụ quan trọng. Thông qua yếu tố này, các thành viên trong nhóm sẽ nhận diện được trách nhiệm của mình khi thực hiện nhiệm vụ. Nếu một trong các nhiệm vụ bị chậm trễ, có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc chung. Khi nắm rõ các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, cả team sẽ hạn chế được những rủi ro và đảm bảo dự án được thực hiện trơn tru.
Milestones (Cột mốc quan trọng)
Đây là những sự kiện quan trọng hoặc các thành tựu trong dự án. Thông thường, mục này sẽ đi kèm với mốc thời gian cụ thể. Cột mốc là những điểm đánh dấu tiến độ của dự án, giúp cả team nắm vững lộ trình và làm việc theo một mục tiêu rõ ràng. Không chỉ giúp đánh giá tiến độ, cột mốc còn tạo động lực cho các thành viên khi họ theo dõi được từng mục tiêu đang dần hoàn thành.
Hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt qua 4 bước
Vẽ sơ đồ Gantt trong Excel là một trong những cách phổ biến nhất để bạn lên kế hoạch dự án hiệu quả. Bảng tính Microsoft Excel là công cụ kinh doanh không thể thiếu đối với mọi dự án. Vậy làm thế nào vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel?
Thực hiện theo 4 bước dưới đây để vẽ sơ đồ Gantt trong Excel ngay bạn nhé!
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu cho dự án
Trước tiên, bạn cần mở bảng tính Excel mới và tạo bảng chứa những thông tin chính của dự án, cụ thể như sau:
- Danh sách các nhiệm vụ cùng mô tả chi tiết.
- Ngày bắt đầu cho mỗi nhiệm vụ.
- Ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
- Thời gian của mỗi nhiệm vụ.
Bước 2: Thêm biểu đồ thanh xếp chồng
Do Excel không có sơ đồ Gantt tích hợp sẵn nên bạn có thể tạo sơ đồ bằng biểu đồ thanh xếp chồng.
Để thực hiện điều đó, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Giữ nguyên trang tính và click vào bất kỳ ô trống nào.
- Click chọn mục “Insert Tab”.
- Chọn mục “Stacked Bar Chart”.
Bước 3: Chèn dữ liệu thời gian vào biểu đồ thanh
Trong bước tiếp theo, bạn hãy thêm dữ liệu nhiệm vụ vào biểu đồ. Để thực hiện, bạn click chuột phải vào biểu đồ và chọn mục “Select Data…”
Mục “Select Data…” sẽ hiển thị 2 tùy chọn, bao gồm:
- Legend Entries (Series): Bạn cần thêm ngày bắt đầu và thời gian thực hiện nhiệm vụ
- Horizontal Axis Labels: Hiển thị tên nhiệm vụ.
Để thêm ngày bắt đầu và thời gian thực hiện nhiệm vụ, bạn hãy click vào nút “Add” trong phần “Legend Entries (Series)”.
Ngày bắt đầu nhiệm vụ:
- Chọn mục “Series Name” và chọn ô “Start data cell”.
- Đặt “Series values” thành một nhóm các ô chứa ngày bắt đầu của các nhiệm vụ.
Thời lượng nhiệm vụ:
- Chọn mục “Series Name” -> Chọn tiếp mục “Duration cell”
- Đặt “Series values” thành một nhóm các ô chứa thời lượng nhiệm vụ.
Tiếp theo, bạn chọn mục “Edit” bên dưới “Horizontal (Category)” để thêm các tác vụ vào trục dọc.
Bước 4: Định dạng biểu đồ
Lúc này, các thanh xếp chồng sẽ hiển thị trên màn hình. Các nhiệm vụ của bạn được trình bày dưới dạng thanh màu xanh và màu cam trên bản đồ. Tuy nhiên, đây chưa phải là sơ đồ Gantt. Trong bước này, bạn sẽ định dạng thanh xếp chồng để trông giống sơ đồ Gantt hơn nhé!
Bạn tiếp tục click chuột phải vào phần màu xanh của thanh -> Click vào mục “Format Data Series” để mở hộp thoại “Formatting”.
Tiếp theo, bạn hãy đặt mục “Fill” thành mục “No Fill”. Bây giờ, biểu đồ của bạn đã trở thành sơ đồ Gantt. Tuy nhiên, bạn vẫn cần đảo ngược thứ tự các nhiệm vụ trong dự án của mình để dễ quan sát -> Đưa mục “Information Gathering” lên trên cùng và đưa mục “Release New Version” xuống dưới. Sau đó, bạn click chuột phải vào trục dọc -> Chọn tab “Format Axis” từ “Context Menu” để mở hộp thoại “Format Axis”.
Để các nhiệm vụ được hiển thị theo đúng thứ tự, bạn tiếp tục thực hiện:
- Click vào mục “Axis Option”.
- Chọn “Categories” theo tùy chọn thứ tự ngược lại.
Khi đã hoàn tất, bạn có thể điều chỉnh sơ đồ Gantt theo mong muốn của mình. Bạn chỉ cần click chuột phải vào thanh Gantt và chọn “Format Data Series” để truy cập vào các tùy chọn khác.
Sơ đồ Gantt trong Excel phù hợp với các dự án nhỏ với số lượng nhiệm vụ ít. Nếu bạn đang thực hiện một dự án lớn hơn với nhiều tác vụ, sơ đồ Gantt có thể không đáp ứng tốt nhu cầu của bạn.
3 tips giúp sử dụng sơ đồ Gantt hiệu quả
Để sử dụng sơ đồ Gantt hiệu quả và quản lý công việc tối ưu hơn, bạn có thể áp dụng 3 tips sau.
#1. Đơn giản hoá sơ đồ Gantt
Đơn giản là yếu tố đầu tiên bạn cần lưu ý khi tạo sơ đồ Gantt. Sơ đồ càng đơn giản, trực quan càng giúp bạn dễ theo dõi cũng như quản lý các nhiệm vụ. Tốt nhất, bạn hãy sử dụng tên nhiệm vụ ngắn gọn, dễ hiểu. Đồng thời, bạn cũng nên hạn chế số lượng cột mốc giữa các nhiệm vụ. Việc này sẽ giúp các thành viên khác trong team dễ theo dõi tiến độ, nắm bắt tình hình dự án tốt hơn. Một sơ đồ Gantt trực quan, mạch lạc không chỉ giúp quản lý dễ dàng mà còn tránh tình trạng hiểu lầm, sai sót.
#2. Thường xuyên cập nhật sơ đồ
Trong quá trình thực hiện dự án, các nhiệm vụ có thể bị trễ deadline, hoàn thành sớm hoặc có sự thay đổi. Vì vậy, bạn cần thường xuyên cập nhật sơ đồ Gantt để phản ánh chính xác tiến độ hiện tại của dự án. Đây là cách giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình dự án. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn về phân bổ nguồn lực và ưu tiên các nhiệm vụ.
#3. Sử dụng màu sắc và biểu tượng để làm rõ thông tin
Màu sắc và biểu tượng giúp sơ đồ Gantt trở nên rõ ràng, trực quan hơn. Bạn có thể sử dụng các màu khác nhau để phân biệt các loại nhiệm vụ hoặc mức độ ưu tiên. Thêm vào đó, các biểu tượng như mũi tên, dấu kiểm (Checkmark) để chỉ ra mối liên hệ giữa các nhiệm vụ hoặc đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành.
Không đơn thuần là một công cụ, sơ đồ Gantt còn là “bạn đồng hành đắc lực” cho người dùng, nhất là các nhà quản lý dự án. Với hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt đúng chuẩn, Tino Group hy vọng bạn đã trang bị cho mình một công cụ mạnh mẽ để lên kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án hiệu quả. Đừng quên theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Gantt.com. How to Make a Gantt Chart. Gantt.com. https://www.gantt.com/creating-gantt-charts
- Amanda Haynes. (2021, September 7). How to use Gantt charts for better project planning. Zapier.com. https://zapier.com/blog/gantt-charts-for-better-project-planning/
- Dylan Miyake. (2024, August 27). How To Create A Gantt Chart. Clearpointstrategy.com. https://www.clearpointstrategy.com/blog/how-to-create-a-gantt-chart
- David Miller. (2024, September 6). How to Make a Gantt Chart (Step-by-Step Guide for Beginners). Proprofsproject.com. https://www.proprofsproject.com/blog/how-to-make-gantt-chart/
- Spencer Lanoue. (2024, September 11). How to Draw a Gantt Chart in Project Management. Thebricks.com. https://www.thebricks.com/resources/how-to-draw-a-gantt-chart-in-project-management
Những câu hỏi thường gặp
Sơ đồ Gantt có phù hợp với mọi loại dự án không?
Sơ đồ Gantt phù hợp với đa số các dự án. Tuy nhiên, các dự án lớn, phức tạp bạn vẫn nên sử dụng các công cụ quản lý chuyên sâu hơn.
Milestones trên sơ đồ Gantt là gì?
Milestones là các mốc quan trọng hoặc kết quả lớn trong dự án, thường biểu thị bằng một biểu tượng đặc biệt.
Sơ đồ Gantt có hỗ trợ quản lý nguồn lực không?
Tất nhiên là có! Sơ đồ Gantt giúp xác định nguồn lực cần thiết và thời gian mà chúng được sử dụng trong các nhiệm vụ khác nhau.
Cập nhật sơ đồ Gantt khi dự án thay đổi như thế nào?
Bạn cần điều chỉnh thời gian và mối liên kết giữa các nhiệm vụ trên sơ đồ khi tiến độ thực tế thay đổi so với kế hoạch.