Khi vận hành một doanh nghiệp, một trong những yếu tố quan trọng bạn cần nắm vững là quản lý tồn kho hay Inventory. Đây chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp bạn vận hành trơn tru và hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Tino Group tìm hiểu Inventory là gì cũng như cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Inventory là gì?

Theo bài viết “What is Inventory?” của trang Zoho.com, Inventory (tồn kho) là thuật ngữ chỉ tất cả các mặt hàng, hàng hoá, sản phẩm, nguyên vật liệu mà một doanh nghiệp sở hữu để bán ra thị trường nhằm thu lợi nhuận.

Ví dụ: Nếu một người bán báo sử dụng xe để giao báo cho khách hàng, thì chỉ có báo mới được xem là hàng tồn kho. Chiếc xe sẽ được xem là tài sản.

• Ngành sản xuất: Trong một doanh nghiệp sản xuất, Inventory không chỉ là các sản phẩm cuối cùng đã được sản xuất và sẵn sàng để bán, mà còn bao gồm cả nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, các sản phẩm bán thành phẩm trong kho hoặc trên dây chuyền sản xuất.

Ví dụ: Đối với một nhà sản xuất bánh quy, Inventory bao gồm các gói bánh quy đã sẵn sàng để bán, số bánh quy bán thành phẩm chưa được làm nguội hoặc đóng gói, những bánh quy dành cho việc kiểm tra chất lượng và nguyên vật liệu như đường, sữa, bột mì.

• Ngành dịch vụ: Trong ngành dịch vụ, do không có việc trao đổi hàng hóa vật lý, Inventory chủ yếu là các yếu tố vô hình. Inventory trong ngành dịch vụ thường bao gồm các bước thực hiện trước khi hoàn tất một giao dịch bán hàng.

Ví dụ: Đối với một công ty tư vấn nghiên cứu, Inventory bao gồm tất cả các thông tin thu thập được cho một dự án. Trong ngành khách sạn, một phòng trống được xem là Inventory của chủ khách sạn.

Tại sao Inventory lại quan trọng?

Inventory đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Thông thường, Inventory sẽ là tài sản lưu động lớn nhất của công ty. Yếu tố này quyết định số lượng sản phẩm mà một thương hiệu có thể sản xuất và bán trong một khoảng thời gian nhất định. Đồng thời, Inventory còn là chỉ số quan trọng giúp phản ánh xu hướng thị trường, sản phẩm nào đang được ưa chuộng và sản phẩm nào không.

Trên thực tế, doanh nghiệp nên ưu tiên việc quản lý Inventory. Khi quản lý Inventory hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được những thông tin quý báu về tình hình kinh doanh của công ty. Kiểm soát Inventory theo một chiến lược cụ thể giúp đảm bảo không xảy ra tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng. Đây là hai yếu tố cốt lõi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Phân loại hàng tồn kho thường gặp

Inventory được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nhưng chủ yếu được chia thành 4 nhóm chính.

Ngoài 4 loại chính, còn có các loại Inventory khác:

1. Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Là các vật tư hỗ trợ sản xuất hoặc duy trì hoạt động kinh doanh.
2. Vật liệu đóng gói: Bao gồm bao bì chính, bao bì phụ và bao bì vận chuyển.
3. Hàng tồn kho an toàn (Safety Stock): Là lượng hàng tồn kho dự phòng để đối phó với tình huống bất ngờ.
4. Hàng tồn kho dự báo (Anticipation Stock): Là lượng hàng tồn kho dự trữ dựa trên xu hướng bán hàng và sản xuất.
5. Hàng tồn kho tách rời (Decoupling Inventory): Là lượng hàng tồn kho giữa các giai đoạn sản xuất để tránh gián đoạn công việc.
6. Hàng tồn kho chu kỳ (Cycle Inventory): Là lượng hàng tồn kho đặt hàng theo lô để tối ưu hóa chi phí lưu kho.
7. Hàng tồn kho dịch vụ (Service Inventory): Là khả năng cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: số phòng trống của khách sạn.
8. Hàng tồn kho quá trình (Transit Inventory): Là hàng hóa đang di chuyển giữa nhà sản xuất, kho và trung tâm phân phối.
9. Hàng tồn kho lý thuyết (Theoretical Inventory): Là lượng hàng tồn kho tối thiểu cần thiết để hoàn thành một quy trình.
10. Hàng tồn kho dư thừa (Excess Inventory): Còn gọi là hàng tồn kho lỗi thời, là hàng hóa hoặc nguyên liệu thô không bán được hoặc không sử dụng mà công ty vẫn phải trả tiền để lưu trữ.

Ví dụ về các loại hàng tồn kho

• Nguyên liệu thô/Thành phần: Một công ty sản xuất áo thun có các thành phần bao gồm vải, chỉ, thuốc nhuộm và các thiết kế in ấn.
• Hàng hóa thành phẩm: Một nhà sản xuất trang sức làm các dây chuyền có mặt charm. Nhân viên gắn dây chuyền lên thẻ in sẵn và đặt vào túi nilon để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh để chuẩn b bán. Giá vốn hàng bán (COGS) của sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm cả bao bì và công lao động để làm ra sản phẩm.
• Hàng đang sản xuất: Một chiếc điện thoại di động bao gồm vỏ máy, bo mạch in và các thành phần khác. Quá trình lắp ráp các bộ phận này tại một trạm làm việc chuyên dụng là hàng đang sản xuất.
• Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành: Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành cho một cộng đồng chung cư bao gồm giấy photocopy, bìa hồ sơ, mực in, găng tay, chất tẩy rửa kính và chổi quét sân.
• Vật liệu đóng gói: Tại một công ty hạt giống, vật liệu đóng gói chính là túi kín chứa hạt lanh. Đặt các túi hạt lanh vào hộp để vận chuyển và lưu trữ là đóng gói phụ. Đóng gói thứ ba là bọc màng co cần thiết để vận chuyển các pallet sản phẩm.
• Hàng tồn kho an toàn: Một bác sĩ thú y ở một cộng đồng xa xôi dự trữ thuốc khử trùng và đồ ăn cho chó mèo để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp đường cao tốc bị ngập lụt vào mùa xuân và làm chậm việc giao hàng.
• Hàng tồn kho dự trữ/Ổn định: Một nhà tổ chức sự kiện mua các cuộn ruy băng và khăn trải bàn hoa với giá chiết khấu để chuẩn bị cho mùa cưới tháng Sáu.
• Hàng tồn kho tách biệt: Trong một tiệm bánh, các thợ trang trí giữ một lượng hoa đường để trang trí bánh cưới – ngay cả khi nguồn cung cấp hỗn hợp kem phủ bị chậm, các thợ trang trí vẫn có thể tiếp tục làm việc. Vì các bông hoa là một phần của thiết kế bánh, nếu thợ làm bánh hết chúng, họ không thể giao bánh hoàn chỉnh.
• Hàng tồn kho chu kỳ: Khi một nhà hàng sử dụng hết 500 khăn giấy cuối cùng, đơn đặt hàng bổ sung mới đến. Khăn giấy dễ dàng nằm gọn trong không gian lưu trữ chuyên dụng.
• Hàng tồn kho dịch vụ: Một quán cà phê mở cửa 12 giờ mỗi ngày, với 10 bàn và mỗi bàn phục vụ trung bình một giờ ăn một bữa. Vì vậy, hàng tồn kho dịch vụ của quán cà phê này là 120 bữa ăn mỗi ngày.
• Hàng tồn kho lý thuyết: Một nhà hàng đặt mục tiêu chi 30% ngân sách cho thực phẩm nhưng phát hiện ra chi tiêu thực tế là 34%. “Hàng tồn kho lý thuyết” là 4% thực phẩm bị mất hoặc lãng phí.
• Hàng tồn kho sách: Hàng tồn kho lý thuyết của số lượng hàng hóa trong hệ thống ghi chép tồn kho, có thể khác với hàng tồn kho thực tế khi thực hiện kiểm kê.
• Hàng tồn kho quá cảnh: Một cửa hàng nghệ thuật đặt hàng và thanh toán cho 40 hộp bút chì phổ biến. Các hộp bút chì đang trên đường từ nhà cung cấp và do đó, đang trong quá trình vận chuyển.
• Hàng tồn kho dư thừa: Một công ty sản xuất dầu gội sản xuất 50.000 chai dầu gội đặc biệt có thương hiệu cho thế vận hội mùa hè, nhưng chỉ bán được 45.000 chai và thế vận hội đã kết thúc – không ai muốn mua chúng nữa, vì vậy họ buộc phải giảm giá hoặc loại bỏ chúng.

4 phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho giúp bạn có đủ kho và nguồn cung để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là 4 phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

Phân tích ABC

Phân tích ABC phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị của nó. Các mặt hàng được nhóm vào nhóm “A” là các mặt hàng đắt tiền, giá trị cao thường được giữ với số lượng nhỏ. Chúng có giá trị tiêu thụ hàng năm cao nhất và do đó tạo ra tỷ lệ phần trăm doanh thu lớn nhất. Các mặt hàng loại “B” là các sản phẩm tầm trung với doanh số và khối lượng tồn kho trung bình. Các sản phẩm loại “C” thường là các mặt hàng có giá trị thấp, chi phí thấp có doanh số cao và do đó yêu cầu lượng hàng tồn kho lớn.

Định giá FIFO và LIFO

Đầu tiên vào, đầu tiên ra (FIFO) là một phương pháp định giá hàng tồn kho giả định rằng các sản phẩm đầu tiên được sản xuất hoặc mua được bán trước. Để tính toán FIFO, bạn cần xác định chi phí của hàng tồn kho cũ nhất của mình và nhân với số lượng hàng tồn kho đã bán.

Cuối cùng vào, đầu tiên ra (LIFO) là ngược lại với FIFO. Đó là một phương pháp kế toán giả định rằng các mặt hàng mới nhất được thêm vào hàng tồn kho của bạn là những mặt hàng đầu tiên được bán.

Cả hai phương pháp đều tập trung vào cách các mặt hàng di chuyển vào và ra khỏi kho dựa trên tuổi của chúng.

Theo dõi lô hàng

Theo dõi lô hàng nhóm các mặt hàng tồn kho lại với nhau dựa trên ngày sản xuất. Sử dụng theo dõi lô hàng giúp bạn theo dõi nguồn gốc, điểm đến và ngày hết hạn của hàng tồn kho, dựa trên các vật liệu được sử dụng.

Hàng tồn kho an toàn

Hàng tồn kho an toàn là một phương pháp kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng để giải quyết biến động thị trường: các công ty đặt hàng nhiều hàng hóa hơn cần thiết để ngăn ngừa thiếu hàng, nhằm tạo ra một mạng lưới an toàn.

Đảm bảo có đủ lượng hàng tồn kho đúng thời điểm giúp giảm chi phí lưu trữ và đảm bảo bạn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi quản lý thành công hàng tồn kho của bạn, bạn có thể đánh giá tài sản đang diễn ra của mình và tránh trả quá nhiều tiền cho hàng tồn kho mà bạn không cần.

Bí quyết quản lý hàng tồn kho để có lợi nhuận

Theo dõi số lượng hàng tồn kho

Để đảm bảo sổ sách kế toán của công ty luôn cập nhật chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào mỗi cuối kỳ kế toán, thường là hàng quý hoặc hàng năm. Những công ty kiểm kê hàng tồn kho hàng ngày được gọi là kiểm kê liên tục, vì số liệu luôn được cập nhật. Bất kỳ sự chênh lệch nào giữa số lượng hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và số hàng thực tế có mặt được gọi là “shrinkage” – đại diện cho hàng hoá bị mất hoặc bị đánh cắp.

Sử dụng mô hình tồn kho “Just-in-time”

Một cách giảm quy mô hàng tồn kho hiệu quả là sử dụng chiến lược “just-in-time”. Chiến lược này có nghĩa là vật liệu được giao “vừa kịp thời” để đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được hàng tồn kho không cần thiết.

Tuy nhiên, để thành công áp dụng chiến lược này, bạn phải xác định đúng số lượng mình sẽ bán giữa các lần giao hàng. Ví dụ, bạn bán 250 đôi giày 1 tuần và nhận hàng vào mỗi thứ 6, vậy tốt nhất là bạn nên nhận được 250 đôi giày mới vào thứ 6 tuần tới để theo kịp nhu cầu mua sắm của khách hàng. Quá nhiều hàng tồn kho có thể khiến sản phẩm của bạn trở nên lỗi thời, ngược lại, nếu không có đủ sản phẩm, khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu. Vậy nên, theo dõi chính xác nhu cầu mua sắm của khách hàng chính là bí kíp dành cho bạn.

Đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho

Theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp thủ công thường tốn khá nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Để tránh tình trạng này, bạn hãy sử dụng dụng các nền tảng quản lý hàng tồn kho. Các nền tảng này có khả năng tự động theo dõi mức tồn kho, xác định hàng tồn kho chết và xác định những sản phẩm tốn kém nhất của bạn. Đây là cách giúp bạn dễ dàng hơn khi đưa ra quyết định kinh doanh, tối ưu hoá lợi nhuận.

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc hiểu rõ Inventory là gì cũng như các loại tồn kho rất quan trọng. Không chỉ quyết định đến khả năng sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp, Inventory còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính và lợi nhuận. Tino Group hy vọng bài viết trên sẽ là nguồn thông tin hữu ích dành cho doanh nghiệp bạn. Đừng quên theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Tanoy. What is Inventory?. Zoho.com. https://www.zoho.com/inventory/guides/inventory-definition-meaning-types.html
2. Abby Jenkins. (2023, September 6). What Is Inventory? Definition, Types, & Examples. Netsuite.com. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/inventory-management/inventory.shtml
3. Lizzie Davey. (2023, Jun 29). What Is Inventory and Why Is It Important? A 2024 Guide. Shopify.com. https://www.shopify.com/blog/what-is-inventory
4. Oliver Munro. (2023, July 13). What is inventory?. Unleashedsoftware.com. https://www.unleashedsoftware.com/blog/what-is-inventory

Những câu hỏi thường gặp