lap-ke-hoach-nhan-su-la-gi-cover

Lập kế hoạch nhân sự là gì? Tìm hiểu cách quản trị nhân sự như một chuyên gia

Lập kế hoạch nhân sự là gì? Tại sao mọi doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, đều cần một chiến lược nhân sự rõ ràng? Với thị trường ngày càng cạnh tranh, việc sở hữu nguồn nhân lực mạnh mẽ và được quản lý hiệu quả chính là lợi thế lớn nhất. Trong bài viết này, Tino Group sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, lợi ích và các bước để xây dựng một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh, giúp tổ chức của bạn sẵn sàng chinh phục mọi thử thách!

Lập kế hoạch nhân sự là gì?

Theo bài viết Human Resource Planning (HRP) Meaning, Process, and Examples trên trang Investopedia, lập kế hoạch nhân sự là quá trình xây dựng kế hoạch có hệ thống nhằm đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn tài sản quý giá nhất của tổ chức – đội ngũ nhân viên chất lượng. Quá trình này giúp doanh nghiệp xác định sự phù hợp giữa nhân sự, công việc, đồng thời tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực.

khai-niem-lap-ke-hoach-nhan-su
Khái niệm lập kế hoạch nhân sự

Thông thường, quá trình lập kế hoạch nhân sự thường trải qua 4 bước chính: phân tích nguồn lực lao động hiện tại, dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, cân đối giữa cung và cầu lao động và hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Không đơn thuần là một công cụ quản lý, đây còn là khoản đầu tư quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì năng suất và lợi nhuận bền vững.

Tại sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhân sự?

Bên cạnh việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch nhân sự còn đảm bảo khả năng thích ứng, phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Dưới đây là 4 lợi ích thiết thực khi lập kế hoạch nhân sự.

1. Gia tăng giá trị của nhân viên hiện tại

Lập kế hoạch nhân sự là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp đánh giá toàn diện năng lực hiện có của nhân viên, bao gồm: các kỹ năng chuyên môn hoặc tiềm năng phát triển. Thông qua việc xác định nhu cầu đào tạo và hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí tuyển dụng mới mà còn tối đa hóa hiệu quả đầu tư vào nguồn nhân lực. Đây là cách giúp doanh nghiệp tạo ra một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ về kỹ năng, gắn bó và trung thành hơn với tổ chức.

2. Giúp doanh nghiệp thích nghi với sự thay đổi của ngành

Trong một thế giới kinh doanh đầy biến động, việc lập kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp dự đoán trước các nhu cầu về nhân lực hoặc sự thay đổi trong cách vận hành của ngành. Với kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh cơ cấu tổ chức, bố trí lại nhân lực hoặc bổ sung các vai trò mới khi cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp nhận thấy các cơ hội phát triển trong những thị trường ngách mà mình có lợi thế cạnh tranh.

3. Duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược trong việc tuyển dụng và đào tạo, từ đó giữ vững vị trí cạnh tranh trên thị trường lao động. Các chuyên gia nhân sự, thông qua kế hoạch bài bản, có thể xác định và đáp ứng nhu cầu của ứng viên tiềm năng như phúc lợi hấp dẫn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống hay lộ trình phát triển rõ ràng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thu hút được nhân tài cũng như xây dựng được hình ảnh thương hiệu uy tín.

tai-sao-doanh-nghiep-nen-lap-ke-hoach-nhan-su
Tại sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhân sự?

4. Thúc đẩy sự phát triển và duy trì sự bền vững của tổ chức

Ngoài việc tập trung vào hiện tại, lập kế hoạch nhân sự còn đặt nền tảng cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Thông qua quá trình dự đoán những thay đổi trong cơ cấu nhân sự, từ nhu cầu tuyển dụng mới, mở rộng phòng ban đến kế hoạch thay thế khi nhân sự nghỉ hưu, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị nguồn lực và ngân sách. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì sự tăng trưởng ổn định, sẵn sàng đối mặt với mọi thử thách trong tương lai.

4 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Về cơ bản, lập kế hoạch nhân sự vừa giúp doanh nghiệp quản lý lao động, vừa tối ưu hóa nguồn lực để đạt mục tiêu dài hạn. Dưới đây là 4 bước quan trọng để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả.

Bước 1: Phân tích nguồn nhân lực hiện tại

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện nguồn nhân lực hiện tại để hiểu rõ về kỹ năng, số lượng và sự phù hợp của nhân viên với các vị trí công việc. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần thu thập một số dữ liệu như:

  • Tổng số nhân viên và cơ cấu theo phòng ban.
  • Trình độ, kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm của từng nhân viên.
  • Dữ liệu đánh giá hiệu suất làm việc.

Ví dụ, một công ty sản xuất tại Việt Nam nhận thấy bộ phận kỹ thuật đang thiếu nhân viên có kinh nghiệm về tự động hóa, trong khi phòng nhân sự lại dư thừa nhân viên hành chính. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở để định hướng đào tạo hoặc điều chuyển nhân sự phù hợp.

Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai

Dựa trên phân tích hiện tại, doanh nghiệp cần dự báo những thay đổi về nhân lực trong tương lai, bao gồm:

  • Những vị trí sẽ cần thêm nhân sự do mở rộng kinh doanh.
  • Những thay đổi do nghỉ hưu, thăng chức hoặc nghỉ việc.
  • Các xu hướng ngành, như yêu cầu về kỹ năng số hóa hoặc tự động hóa.

Chẳng hạn, một công ty thương mại điện tử dự báo sẽ cần thêm 20 chuyên viên Marketing trong 2 năm tới để đáp ứng tốc độ tăng trưởng. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tuyển dụng hoặc đào tạo để đáp ứng nhu cầu này.

cac-buoc-lap-ke-hoach-nhan-su-hieu-qua
Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Bước 3: Thực hiện phân tích khoảng cách (Gap Analysis)

Phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp so sánh tình trạng hiện tại với nhu cầu lý tưởng trong tương lai, từ đó xác định những khoảng trống cần lấp đầy. Các yếu tố cần đánh giá bao gồm:

  • Thiếu hụt về số lượng nhân viên.
  • Khoảng cách kỹ năng cần thiết để đạt mục tiêu.
  • Hiệu quả của các chính sách lương, thưởng, và phúc lợi hiện tại.

Ví dụ, một công ty IT Việt Nam nhận thấy 30% nhân viên hiện tại chưa có kỹ năng về công nghệ đám mây, trong khi đây là xu hướng tất yếu của ngành. Từ thực trạng này, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch triển khai các khóa đào tạo hoặc tuyển dụng chuyên gia mới.

Bước 4: Tích hợp kế hoạch nhân sự vào chiến lược tổ chức

Cuối cùng, kế hoạch nhân sự cần được tích hợp vào chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Bước này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng nhân sự và ban lãnh đạo để đảm bảo:

  • Ngân sách đủ để triển khai các chương trình đào tạo hoặc tuyển dụng.
  • Các thay đổi về nhân sự không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
  • Nhân viên hiểu và sẵn sàng tham gia vào các chiến lược phát triển.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất ô tô có kế hoạch mở rộng nhà máy tại miền Trung cần tích hợp kế hoạch tuyển dụng 500 lao động vào chiến lược tăng sản lượng. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất, vừa duy trì sự ổn định trong hoạt động hiện tại.

5 công cụ hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự

Để quá trình lập kế hoạch nhân sự diễn ra suôn sẻ, mượt mà hơn, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các công cụ thông minh. Dưới đây là 5 công cụ hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hoá quá trình này.

#1. Khảo sát nội bộ – Lắng nghe từ chính đội ngũ nhân viên

Khảo sát là công cụ đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu và phản hồi trực tiếp từ nhân viên. Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình nội bộ và nhu cầu thực tế của đội ngũ nhân sự. Các khảo sát có thể được thực hiện qua biểu mẫu trực tuyến hoặc qua phần mềm chuyên dụng với mục tiêu:

  • Đánh giá năng lực: Xác định kỹ năng, trình độ và hiệu suất của nhân viên trong từng bộ phận.
  • Đo lường mức độ hài lòng: Tìm hiểu cảm nhận của nhân viên về môi trường làm việc, chế độ phúc lợi, cơ hội thăng tiến.
  • Khám phá nhu cầu đào tạo: Thu thập ý kiến về các chương trình đào tạo kỹ năng hoặc chuyên môn mà nhân viên mong muốn.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ tại Việt Nam sử dụng khảo sát để đo lường mức độ hài lòng về chế độ làm việc trong các dịp lễ Tết. Kết quả cho thấy phần lớn nhân viên mong muốn có thêm phúc lợi tăng ca vào mùa cao điểm. Thông qua đó, công ty có thể điều chỉnh chính sách và giảm tỷ lệ nghỉ việc mùa vụ.

#2. Bảng điều khiển nhân sự (HR Dashboards) – Bức tranh toàn cảnh về nguồn lực

Bảng điều khiển nhân sự là công cụ trực quan hóa dữ liệu, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích các thông số quan trọng về nguồn nhân lực. Công cụ này thường tích hợp nhiều dữ liệu như:

  • Tỷ lệ nghỉ việc: Đánh giá xu hướng nhân viên rời khỏi công ty để đưa ra giải pháp giữ chân.
  • Năng suất làm việc: Theo dõi hiệu quả công việc theo từng cá nhân hoặc nhóm.
  • Đo lường hài lòng: Cung cấp thông tin về mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức.

Ví dụ: Một công ty sản xuất tại Việt Nam sử dụng bảng điều khiển để phát hiện tỷ lệ nghỉ việc cao ở khâu sản xuất do thời gian làm việc quá dài. Từ đó, công ty điều chỉnh lịch làm việc linh hoạt hơn để cải thiện năng suất và giữ chân nhân viên.

#3. Hệ thống quản lý hiệu suất (Performance Management Systems) – Đánh giá và phát triển nhân viên liên tục

Hệ thống quản lý hiệu suất là công cụ hỗ trợ nhà quản lý trong việc cung cấp phản hồi và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Công cụ này thường tích hợp các tính năng như:

  • Đánh giá định kỳ: Tự động hóa quy trình đánh giá năng lực theo các tiêu chí cụ thể.
  • Phản hồi đa chiều: Thu thập ý kiến từ nhiều cấp độ như đồng nghiệp, quản lý trực tiếp.
  • Theo dõi tiến độ phát triển: Ghi nhận sự cải thiện qua các giai đoạn sau đào tạo hoặc thay đổi vị trí công việc.

Ví dụ: Sau khi một công ty tài chính tổ chức khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, hệ thống quản lý hiệu suất ghi nhận sự tiến bộ rõ rệt của nhân viên trong việc xử lý tình huống khách hàng khó tính. Công cụ này giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và tối ưu hóa chi phí đào tạo sau này.

cac-cong-cu-ho-tro-lap-ke-hoach-nhan-su
Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự

#4. Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp (HRIS) – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

HRIS là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp lớn và vừa, vì khả năng tích hợp nhiều chức năng trong một nền tảng duy nhất. Các tính năng nổi bật của HRIS bao gồm:

  • Quản lý lương thưởng: Tự động hóa việc tính lương, thuế và chế độ bảo hiểm.
  • Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và theo dõi thông tin cá nhân, hợp đồng lao động.
  • Tuyển dụng và đào tạo: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và quản lý các chương trình đào tạo.

Ví dụ: Một công ty công nghệ tại Việt Nam sử dụng HRIS để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và tự động tính toán lương tăng ca. Không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, công cụ này còn góp phần làm tăng tính minh bạch và độ hài lòng của nhân viên.

#5. Phần mềm phân tích lương thưởng và phúc lợi – Cải thiện chính sách đãi ngộ

Công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp so sánh mức lương, phúc lợi hiện tại với xu hướng ngành, từ đó đưa ra các điều chỉnh hợp lý. Các tính năng chính bao gồm:

  • Phân tích thị trường: Cung cấp dữ liệu về mức lương trung bình trong ngành hoặc khu vực.
  • Xây dựng chính sách phúc lợi: Gợi ý các chế độ như bảo hiểm, thưởng lễ Tết phù hợp với nhu cầu nhân viên.
  • Dự báo chi phí: Đánh giá tác động tài chính khi thay đổi chế độ đãi ngộ.

Ví dụ: Một công ty logistics phát hiện mức lương tài xế tại khu vực TP.HCM đang tăng mạnh. Dựa vào phần mềm phân tích, công ty đưa ra mức lương cạnh tranh hơn và bổ sung thêm chế độ bảo hiểm sức khỏe, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Thành công của doanh nghiệp bắt đầu từ việc có một đội ngũ nhân sự tài năng và phù hợp. Lập kế hoạch nhân sự không chỉ là quản lý con người, mà là quản lý tương lai của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu hành trình quản trị nhân sự ngay hôm nay bạn nhé!

Hy vọng qua bài viết trên, Tino Group đã giúp bạn hiểu rõ lập kế hoạch nhân sự là gì cũng như những thông tin liên quan. Đừng quên theo dõi Tino Group để đón đọc thêm những bài viết hay và hữu ích khác nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Adam Hayes. (2024, July 27). Human Resource Planning (HRP) Meaning, Process, and Examples. Investopedia.com. https://www.investopedia.com/terms/h/human-resource-planning.asp
  2. Indeed Editorial Team. (2024, December 19). Human Resource Planning: Definition, Steps and Tools. Indeed.com. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/human-resource-planning
  3. Keka. Human Resource Planning: Meaning, Importance, Process. Keka.com. https://www.keka.com/human-resource-planning
  4. Hrlineup. (2024, May 21). Human Resource Planning: Meaning, Process, Types, & Importance. Hrlineup.com. https://www.hrlineup.com/human-resource-planning/
  5. HS Strategy. What is Human Resource Planning?. Visier.com. https://www.visier.com/hr-strategy/human-resource-planning/
  6. Rinaily Bonifacio. (2024, October 4). Human Resource Planning: A Must-Read Guide. Shiftbase.com. https://www.shiftbase.com/glossary/human-resource-planning#Steps+to+develop+a+strategic+HR+plan

Những câu hỏi thường gặp

Kế hoạch nhân sự có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Rất phù hợp! Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng cần kế hoạch nhân sự để sử dụng tối ưu nguồn lực và tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường.

Kế hoạch nhân sự ảnh hưởng thế nào đến văn hóa doanh nghiệp?

Kế hoạch nhân sự hỗ trợ xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và tạo động lực cho nhân viên thông qua việc phân bổ công việc, phát triển tài năng hợp lý.

Lập kế hoạch nhân sự giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc không?

Có! Thông qua quá trình dự đoán nhu cầu, cung cấp lộ trình phát triển rõ ràng và cải thiện chế độ đãi ngộ, kế hoạch nhân sự giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân nhân tài.

Khi nào doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhân sự?

Kế hoạch nhân sự nên được thực hiện định kỳ, nhất là trước khi doanh nghiệp triển khai dự án lớn, mở rộng quy mô hoặc khi thị trường lao động có sự biến động.

📛CẢNH BÁO: MẠO DANH TINO GROUP LỪA ĐẢO - CẬP NHẬT THỦ ĐOẠN MỚI NĂM 2024 📛
This is default text for notification bar