Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với sự phát triển của doanh nghiệp? Không chỉ đảm nhận tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân tài, nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự còn là yếu tố quyết định trong việc xây dựng văn hóa, tăng cường hiệu suất làm việc của công ty. Hãy cùng Tino Group khám phá chi tiết những nhiệm vụ hàng đầu mà phòng nhân sự thực hiện mỗi ngày để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bộ phận này!

Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự (Human Resources – HR) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên trong công ty, từ khi tuyển dụng đến khi kết thúc hợp đồng lao động. Cụ thể, phòng nhân sự đảm nhiệm các nhiệm vụ như tuyển dụng, phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên mới. Đây là bộ phận cốt lõi giúp nhân viên mới hòa nhập vào công ty, tổ chức các chương trình đào tạo để phát triển kỹ năng cũng như giám sát hiệu suất công việc.

Ngoài ra, phòng nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chính sách phúc lợi, chế độ lương thưởng và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên, nhằm đảm bảo quyền lợi và động viên tinh thần làm việc của họ. Phòng nhân sự không chỉ góp phần vào việc duy trì nguồn nhân lực chất lượng mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và bền vững cho toàn bộ tổ chức.

(Theo định nghĩa bài viết: “What does HR actually do? 11 key responsibilities” trên trang Lucidchart).

4 bộ phận chính của phòng nhân sự

Phòng nhân sự thường được chia thành các bộ phận chuyên trách, đảm nhận nhiệm vụ cụ thể để duy trì, phát triển nguồn lực cho doanh nghiệp. Dưới đây là 4 bộ phận chính của phòng nhân sự.

Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm thu hút và tìm kiếm nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhân viên tuyển dụng sẽ xây dựng, triển khai các chiến dịch tuyển dụng, phối hợp với các phòng ban để hiểu rõ yêu cầu công việc và đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp. Bộ phận này còn thiết lập các tiêu chí lựa chọn ứng viên, giúp quá trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Đây là bộ phận quản lý hệ thống lương, thưởng và các chính sách phúc lợi khác của công ty. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo mức thu nhập của nhân viên công bằng, hợp lý dựa trên các phân tích và số liệu. Đồng thời, bộ phận C&B cũng cập nhật, đánh giá các chính sách lương thưởng để tuân thủ đúng luật lao động và đáp ứng mong đợi của nhân viên.

Bộ phận hành chính (HR Admin)

Bộ phận hành chính quản lý các công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ, hồ sơ nhân sự và tài sản của công ty. Ngoài ra, họ còn xử lý các công việc như sắp xếp lịch họp, tổ chức các sự kiện nội bộ và quản lý văn phòng phẩm. Với nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động hàng ngày, bộ phận hành chính góp phần duy trì sự trơn tru và hiệu quả cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Bộ phận này có nhiệm vụ nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo phù hợp. Họ chịu trách nhiệm đánh giá nhu cầu đào tạo, thiết kế các chương trình bồi dưỡng nhằm cải thiện hiệu suất làm việc. T&D đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nhân lực bền vững, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

10+ nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự

Phòng nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý và hỗ trợ nhân viên, từ khâu tuyển dụng, quản lý lương thưởng đến cải thiện các chính sách công ty. Dưới đây là 10+ nhiệm vụ và chức năng quan trọng của phòng nhân sự.

#1. Tuyển dụng ứng viên phù hợp

Phòng nhân sự đảm bảo công ty có đội ngũ nhân viên đáp ứng được nhu cầu công việc thông qua việc tuyển chọn các ứng viên phù hợp. Để hoàn thành trách nhiệm, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành phân tích thị trường lao động, lên kế hoạch tuyển dụng và đánh giá nhu cầu từng phòng ban. Chẳng hạn, nếu công ty cần tuyển một chuyên viên marketing, phòng nhân sự sẽ phối hợp với phòng marketing để xác định yêu cầu chi tiết cho vị trí này, từ đó đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng phù hợp. Việc tìm đúng người giúp nâng cao hiệu quả làm việc của toàn công ty, tránh các chi phí không đáng có do việc tuyển dụng sai người.

#2. Quản lý quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên

Phòng nhân sự phụ trách sắp xếp các vòng phỏng vấn, chuẩn bị tài liệu và hướng dẫn cho nhân viên mới. Sau khi tuyển dụng, bộ phận này thực hiện quá trình tiếp nhận, từ thủ tục giấy tờ đến các bước đào tạo ban đầu giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập vào công ty. Ví dụ, một nhân viên mới sẽ được training về quy tắc công ty và các kỹ năng cần thiết. Quá trình tiếp nhận và đào tạo ban đầu được thực hiện tốt sẽ giúp nhân viên tự tin, sẵn sàng đóng góp vào sự phát triển của công ty.

#3. Xử lý lương và các chế độ đãi ngộ

Quản lý lương thưởng là một nhiệm vụ tương đối phức tạp của phòng nhân sự, bao gồm: tính toán lương, thưởng, thuế và các khoản khấu trừ khác. Hàng tháng, phòng nhân sự phải đảm bảo nhân viên được nhận lương đầy đủ và đúng thời gian. Ví dụ như công ty có chính sách thưởng dựa trên hiệu quả công việc, bộ phận nhân sự sẽ theo dõi, đánh giá thành tích của từng nhân viên để tính toán mức thưởng phù hợp. Không chỉ đảm bảo quyền lợi, đây còn là cách thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên.

#4. Xử lý các vấn đề kỷ luật

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng nhân sự là xử lý các tình huống vi phạm quy định và đề xuất các biện pháp kỷ luật khi cần thiết. Để đảm bảo hiệu quả, phòng nhân sự sẽ đưa ra những cảnh cáo cũng như hỗ trợ nhân viên khắc phục khó khăn. Ví dụ, nếu có một nhân viên thường xuyên đi trễ, bộ phận nhân sự có thể tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp, chẳng hạn như điều chỉnh giờ làm việc linh hoạt hoặc tư vấn. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và khuyến khích phát triển thay vì chỉ đơn thuần bị phạt.

#5. Cập nhật và quản lý chính sách công ty

Phòng nhân sự có trách nhiệm điều chỉnh và cập nhật các chính sách công ty để phù hợp với những thay đổi trong quy định, định hướng của doanh nghiệp. Khi các quy định hoặc yêu cầu công việc thay đổi, phòng nhân sự sẽ xem xét và đề xuất sửa đổi chính sách để đáp ứng tình hình mới. Ví dụ, nếu công ty quyết định áp dụng chính sách làm việc từ xa, phòng nhân sự sẽ phải soạn thảo các hướng dẫn chi tiết, bao gồm: tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc, quy định về thời gian và công cụ làm việc. Cách này giúp nhân viên làm việc hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ đúng quy định của công ty.

#6. Quản lý hồ sơ nhân viên

Lưu giữ hồ sơ nhân viên không chỉ đảm bảo thông tin cá nhân của họ được bảo mật mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Phòng nhân sự quản lý hồ sơ liên quan đến hợp đồng lao động, thông tin cá nhân, lịch sử công tác và các trường hợp hỗ trợ nhân viên khẩn cấp. Ví dụ, nếu có sự thay đổi về địa chỉ liên lạc hoặc tài khoản ngân hàng của nhân viên, phòng nhân sự sẽ cập nhật ngay lập tức để tránh sự gián đoạn trong quá trình thanh toán. Việc duy trì hồ sơ chính xác và đầy đủ giúp công ty nhanh chóng xác định nhu cầu nhân lực và hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

#7. Phân tích và cải thiện chính sách phúc lợi

Phúc lợi tốt là một yếu tố thu hút và giữ chân nhân viên giỏi. Phòng nhân sự liên tục nghiên cứu các chính sách phúc lợi của các công ty khác để cải tiến và đảm bảo chính sách phúc lợi của công ty luôn hấp dẫn. Chẳng hạn, phòng nhân sự có thể đề xuất thêm các lợi ích như bảo hiểm sức khỏe mở rộng, hỗ trợ chi phí học tập hoặc các gói chăm sóc sức khỏe để tăng cường trải nghiệm làm việc cho nhân viên. Cung cấp các phúc lợi cạnh tranh giúp công ty trở thành một nơi làm việc hấp dẫn, tăng sự gắn bó và độ hài lòng của nhân viên.

#8. Hỗ trợ phát triển sự nghiệp

Một trong những vai trò quan trọng của phòng nhân sự là giúp nhân viên có cơ hội phát triển sự nghiệp lâu dài trong công ty. Việc duy trì những nhân viên giỏi và tránh sự trì trệ là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của tổ chức. Phòng nhân sự sẽ tạo ra các lộ trình thăng tiến và định kỳ kiểm tra tiến độ của từng nhân viên. Ví dụ, nếu một nhân viên có tiềm năng thăng tiến lên vị trí quản lý, phòng nhân sự sẽ tư vấn và hướng dẫn họ về các kỹ năng và kiến thức cần thiết. Điều này giúp duy trì động lực làm việc của nhân viên và xây dựng lực lượng lao động trung thành, gắn bó với công ty.

#9. Cung cấp các chương trình đào tạo nâng cao

Phát triển sự nghiệp đôi khi đòi hỏi nhân viên phải có thêm kiến thức chuyên sâu hoặc kỹ năng mới và phòng nhân sự hỗ trợ bằng cách đưa ra các chương trình giáo dục phù hợp. Phòng nhân sự có thể phối hợp với các quản lý để đảm bảo lịch làm việc của nhân viên đủ linh hoạt để tham gia các khóa học hoặc chương trình đào tạo cần thiết. Ví dụ, nếu một nhân viên trong bộ phận kỹ thuật cần cập nhật kỹ năng về công nghệ mới, phòng nhân sự có thể hỗ trợ họ đăng ký khóa học liên quan và sắp xếp thời gian hợp lý để không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

#10. Đào tạo và hỗ trợ quản lý

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giúp xây dựng và phát triển đội ngũ quản lý hiệu quả. Họ cung cấp các khóa đào tạo và hỗ trợ để đảm bảo các phòng ban và đội nhóm hoạt động một cách lành mạnh và hiệu quả. Nhiệm vụ này có thể bao gồm việc tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, nơi quản lý được trang bị kỹ năng về giao tiếp, lãnh đạo và quản lý xung đột. Phòng nhân sự cũng có thể đưa quản lý tham gia các buổi đào tạo chuyên sâu hoặc hoạt động ngoại khóa để cải thiện khả năng điều hành. Việc đầu tư vào đào tạo quản lý giúp công ty tạo ra những nhà lãnh đạo vững mạnh, có khả năng duy trì và phát triển nhóm nhân viên của mình.

#11. Hỗ trợ sức khỏe và tinh thần cho nhân viên

Nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp và phòng nhân sự đảm bảo họ được hỗ trợ về cả mặt sức khỏe thể chất lẫn tinh thần, như tư vấn, hỗ trợ tài chính khi gặp khó khăn hoặc giúp đỡ trong những giai đoạn đặc biệt như thai sản, nhận con nuôi hoặc khi nhân viên gặp vấn đề sức khỏe. Ví dụ, nếu nhân viên trải qua tình trạng căng thẳng hoặc gặp phải tình huống cá nhân khó khăn, phòng nhân sự có thể giới thiệu họ đến các chương trình tư vấn tâm lý hoặc hỗ trợ tài chính cần thiết. Sự quan tâm này không chỉ giúp cải thiện tinh thần nhân viên mà còn thúc đẩy môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ và tạo động lực cho nhân viên.

5 tips quản lý nhân sự hiệu quả

Quản lý nhân sự hiệu quả là cách giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và tăng cường hiệu suất. Dưới đây là 5 tips giúp các HR quản lý nhân sự tốt hơn.

Đào tạo liên tục cho đội ngũ nhân sự

Để đảm bảo đội ngũ nhân sự luôn cập nhật kiến thức mới nhất, doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo về luật lao động, quy định và các kỹ năng cần thiết. Nhân sự có thể học cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, nắm vững các quy trình hòa giải xung đột hoặc các quy định mới về tuyển dụng. Việc đào tạo thường xuyên giúp đội ngũ nhân sự cải thiện kỹ năng, nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời giúp bộ phận nhân sự có thể hỗ trợ tổ chức một cách toàn diện hơn.

Ví dụ: Công ty tổ chức các buổi cập nhật kiến thức về luật lao động và kỹ năng hòa giải xung đột để đội ngũ nhân sự xử lý tình huống hiệu quả hơn.

Thực hiện quản lý nhân sự theo sứ mệnh của công ty

Sứ mệnh và giá trị của công ty là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, bao gồm quản lý nhân sự. Khi xây dựng chính sách và quy trình, bộ phận nhân sự nên tuân thủ và duy trì sứ mệnh đó để đảm bảo mọi hành động đều hướng đến mục tiêu chung. Đây là cách giúp tạo nên sự nhất quán trong toàn công ty, giữ cho các bộ phận hoạt động đồng nhất và tập trung vào các giá trị cốt lõi của tổ chức, từ đó tăng tính kết nối giữa các nhân viên.

Ví dụ: Để tạo môi trường bền vững, nhân sự tập trung tuyển dụng các ứng viên phù hợp với giá trị thân thiện và lâu dài của công ty.

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên

Trong quá trình tuyển dụng và phỏng vấn, việc truyền đạt kỳ vọng cụ thể về vai trò giúp nhân viên mới hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ cần hoàn thành. Nhân sự có thể chia sẻ các tiêu chí và hướng dẫn về hiệu suất làm việc, giúp nhân viên định hướng và tự đánh giá tiến độ của mình. Khi hiểu rõ yêu cầu công việc, nhân viên có thể chuẩn bị và dễ dàng điều chỉnh để đạt kết quả tốt hơn, đồng thời tạo động lực và nâng cao hiệu suất công việc.

Ví dụ: Khi tuyển dụng, nhân viên mới được cung cấp tài liệu mô tả rõ ràng trách nhiệm công việc và cách đánh giá hiệu suất để giúp họ nắm vững vai trò.

Thúc đẩy tính minh bạch và giao tiếp mở

Một chính sách giao tiếp mở và minh bạch trong công ty giúp nhân viên thoải mái chia sẻ nhu cầu, thắc mắc. Bộ phận nhân sự có thể thực hiện các khảo sát ẩn danh để thu thập ý kiến từ nhân viên và phản hồi trực tiếp, giúp nhân sự hiểu rõ hơn về tâm tư của họ. Nhờ đó, nhân sự có thể nắm bắt các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp kịp thời, đồng thời tăng cường sự gắn kết, xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Ví dụ: Công ty thực hiện khảo sát ẩn danh hàng quý, sau đó chia sẻ kết quả để tạo ra một môi trường minh bạch và tăng sự gắn kết.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Áp dụng phần mềm nhân sự giúp tự động hóa và tối ưu hóa các tác vụ quản lý, như lưu trữ thông tin nhân viên, xử lý dữ liệu, thực hiện các quy trình hành chính. Các hệ thống thông tin nhân sự hiện đại có thể tự động hóa công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, đồng thời bảo mật thông tin quan trọng trong một hệ thống tập trung. Không chỉ giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng, sử dụng phần mềm đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhân sự của công ty.

Ví dụ: Phòng nhân sự sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa chấm công và tính lương, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Như đã thấy, nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý nhân tài. Một phòng nhân sự hoạt động hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Đầu tư vào các phương pháp quản lý nhân sự hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp của bạn không ngừng phát triển, đạt được những thành tựu to lớn trong tương lai.

Đừng quên theo dõi Tino Group để tiếp tục đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

Tài liệu tham khảo:

1. PACE Institute Of Management. PHÒNG NHÂN SỰ LÀ GÌ? CƠ CẤU CÁC VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ. Pace.edu.vn. https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/phong-nhan-su#co-cau-phong-nhan-su
2. HR Channels.com. (24/10/2023). Chức năng, nhiệm vụ, vai trò phòng nhân sự.. Hrchannels.com. https://hrchannels.com/uptalent/chuc-nang-nhiem-vu-vai-tro-phong-nhan-su.html
3. Coursera. (2024, Apr 4). What Is Human Resources (HR)? Description, Duties, and Jobs. Coursera.org. https://www.coursera.org/articles/what-is-hr
4. Lucid Content. What does HR actually do? 11 key responsibilities. Lucidchart.com. https://www.lucidchart.com/blog/what-does-hr-do
5. Indeed Editorial Team. (2023, March 11). 13 Key Functions of a Human Resources Department. Indeed.com. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/human-resource-function

Những câu hỏi thường gặp