Làm thế nào để khách hàng quay lại quán trà sữa của bạn nhiều lần hơn? Bí quyết không chỉ nằm ở đồ uống ngon mà còn ở cách vận hành chuyên nghiệp. Một bộ nội quy trà sữa bài bản sẽ giúp đội ngũ nhân viên hoạt động hiệu quả, giữ chân khách hàng bằng những trải nghiệm hoàn hảo hơn. Đừng bỏ lỡ bài viết này nếu bạn muốn quán trà sữa của mình trở thành địa điểm yêu thích!

Nội quy trà sữa là gì?

Nội quy trà sữa là tập hợp các quy định, nguyên tắc và hướng dẫn được thiết lập để quản lý hoạt động của quán trà sữa một cách trật tự, hiệu quả. Không chỉ giúp định hình cách nhân viên làm việc, nội quy này còn đảm bảo chất lượng phục vụ, duy trì vệ sinh và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Một bộ nội quy rõ ràng sẽ giúp mọi người trong quán – từ chủ quán, nhân viên đến khách hàng – hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm và cách ứng xử phù hợp, góp phần xây dựng hình ảnh quán trà sữa uy tín và thu hút khách hàng.

5 bước chuẩn bị khi mở quán trà sữa

Với nhu cầu ngày càng tăng, kinh doanh trà sữa là cơ hội tuyệt vời để bạn khởi nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được thành công, bạn cần một kế hoạch rõ ràng. Dưới đây là 5 bước chuẩn bị khi mở quán trà sữa.

Bước 1: Lập kế hoạch kinh doanh và chiến lược thị trường

Bước đầu tiên khi mở quán trà sữa là xây dựng một kế hoạch kinh doanh bài bản và chiến lược thị trường cụ thể. Một số lưu ý bạn cần cân nhắc bao gồm:

Một kế hoạch kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn định hướng kinh doanh mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Bước 2: Xác định đối tượng khách hàng, vị trí và quảng cáo

Hiểu rõ khách hàng mục tiêu là yếu tố sống còn để thành công trong kinh doanh trà sữa. Vì vậy, trong bước tiếp theo, bạn cần xác định đối tượng chính mà mình muốn phục vụ: giới trẻ, dân văn phòng hay nhóm khách hàng đa dạng.

Sau đó, bạn cần lựa chọn vị trí kinh doanh phù hợp, chẳng hạn như khu vực gần trường học, văn phòng hoặc khu dân cư đông đúc. Nếu chi phí mặt bằng cao, bạn có thể bắt đầu với mô hình online hoặc xe đẩy di động. Đồng thời, bạn cũng nên đầu tư vào các chiến dịch quảng cáo như sử dụng mạng xã hội, khuyến mại mở màn hoặc hợp tác với những người có tầm ảnh hưởng để tăng độ nhận diện. Hãy luôn đứng vào vị trí khách hàng để hiểu họ muốn gì và cần gì!

Bước 3: Hợp tác với nhà cung cấp đáng tin cậy

Nguyên liệu và thiết bị là chìa khóa để tạo ra ly trà sữa ngon miệng, giữ chân khách hàng. Do đó, việc hợp tác với nhà cung cấp uy tín cực kỳ quan trọng. Bạn hãy ưu tiên lựa chọn các nguyên liệu tươi ngon, an toàn và đảm bảo vệ sinh thực phẩm như trà, sữa, topping.

Nhoài ra, thiết bị pha chế cũng cần được đầu tư kỹ lưỡng, từ máy pha trà, máy dập nắp đến các dụng cụ pha chế hiện đại. Đừng ngần ngại trò chuyện với các nhà cung cấp, vì họ không chỉ cung cấp sản phẩm mà còn chia sẻ kinh nghiệm quý báu từ các thương hiệu trà sữa thành công. Chất lượng nguyên liệu chính là yếu tố quyết định lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu của bạn.

Bước 4: Đăng ký giấy phép kinh doanh và thương hiệu

Không chỉ bảo vệ bạn, việc tuân thủ pháp luật còn nâng cao giá trị và độ tin cậy của thương hiệu trà sữa. Trước tiên, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh, mã số thuế và các giấy tờ pháp lý khác theo quy định. Tên thương hiệu và logo cũng nên được bảo vệ thông qua việc đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ để tránh bị sao chép hoặc sử dụng trái phép.

Ngoài ra, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm cũng là một phần quan trọng trong việc vận hành quán. Việc tuân thủ các quy định giúp bạn tránh được các rắc rối pháp lý cũng như tăng tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ khách hàng.

Bước 5: Khởi động và quảng bá quán trà sữa của bạn

Sau khi hoàn thiện mọi khâu chuẩn bị, đã đến lúc bạn bắt tay vào vận hành quán trà sữa. Bạn có thể tổ chức một buổi khai trương với các chương trình giảm giá hoặc tặng quà để thu hút khách hàng. Tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng là cách giúp bạn tạo ấn tượng tốt với những khách hàng đầu tiên.

Đồng thời, bạn cũng nên mở rộng kênh quảng bá thông qua mạng xã hội, hợp tác với các KOLs hoặc tài trợ sự kiện để tăng nhận diện thương hiệu. Đừng ngại lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Hành trình kinh doanh là một quá trình học hỏi không ngừng và sự kiên nhẫn chính là chìa khóa dẫn bạn đến thành công.

Vì sao nên xây dựng bộ nội quy trà sữa?

Một nội quy rõ ràng sẽ giúp mọi thành viên trong hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình. Dưới đây là 4 vai trò quan trọng của nội quy trà sữa.

1. Đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành

Nội quy giúp tiêu chuẩn hóa cách làm việc của nhân viên trong quán trà sữa, từ thu ngân, pha chế đến phục vụ. Sự đồng bộ này giúp hạn chế sự nhầm lẫn và sai sót trong công việc, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Khi mọi thành viên tuân thủ các quy định chung, quán sẽ vận hành trơn tru, ngay cả khi có nhiều khách hàng cùng lúc.

2. Duy trì kỷ luật và trách nhiệm

Nội quy là công cụ giúp quản lý kỷ luật trong quán, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều làm việc đúng quy định và chịu trách nhiệm với vai trò của mình. Việc duy trì kỷ luật không chỉ giúp quán hoạt động ổn định mà còn tạo môi trường làm việc công bằng, thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực cho cả đội ngũ.

3. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Nhờ có nội quy, nhân viên hiểu rõ tiêu chuẩn phục vụ khách hàng, từ thái độ giao tiếp đến cách giải quyết các tình huống phát sinh. Đây là cách tối ưu góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, từ đó giữ chân họ quay lại quán trong tương lai.

4. Xây dựng nền tảng phát triển lâu dài

Nội quy được xây dựng ngay từ đầu là cơ sở để phát triển thành bộ quy trình chuyên nghiệp, giúp quán dễ dàng mở rộng sang mô hình chuỗi. Bên cạnh đó, việc có một nội quy rõ ràng giúp chủ quán quản lý hiệu quả hơn, giảm rủi ro và tăng cơ hội thành công lâu dài.

6 yếu tố cần có khi xây dựng nội quy trà sữa

6 yếu tố trong nội quy trà sữa dưới đây được thiết kế chi tiết, phù hợp với từng vị trí và tình hình kinh doanh của quản. Thông tin chi tiết như sau.

#1. Thời gian làm việc

Nhân viên làm việc theo ca được phân công phù hợp, đảm bảo không quá 8 giờ/ngày. Các ca làm việc thường bao gồm:

• Ca A: 6:30 – 14:30
• Ca B: 14:30 – 22:30
• Ca C: 8:00 – 17:00

Nhân viên phải chấp hành nghiêm chỉnh giờ làm việc, ký sổ hoặc chấm công hàng ngày và báo trước cho quản lý nếu không thể làm việc đúng lịch. Việc đi muộn quá 3 lần sẽ bị xử lý nghiêm. Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên cần thông báo ngay để sắp xếp hỗ trợ.

#2. Trang phục khi làm việc

Nhân viên phải mặc đúng đồng phục do quán quy định theo vị trí (pha chế, phục vụ, bảo vệ). Tóc cần được buộc gọn gàng và không trang điểm quá đậm. Đồng phục cần sạch sẽ, không có mùi, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp. Việc không tuân thủ quy định trang phục sẽ ảnh hưởng đến đánh giá hiệu suất làm việc.

#3. Giao tiếp và ứng xử giữa nhân viên

Nhân viên cần chào hỏi và cư xử hòa nhã, tôn trọng lẫn nhau, không gây mâu thuẫn hoặc xích mích. Nếu có vấn đề cần phản ánh, nhân viên nên trực tiếp trao đổi với quản lý. Mọi hành vi chia bè phái hoặc xúc phạm đồng nghiệp sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Tinh thần làm việc nhóm và sự phối hợp hiệu quả là yếu tố bắt buộc để hoàn thành tốt công việc.

#4. Phong cách làm việc với khách hàng

Nhân viên cần giữ thái độ niềm nở, lịch sự, luôn tươi cười khi tiếp khách. Khi khách đến, cần cúi đầu chào và nói: “Quán trà sữa… xin chào quý khách.” Khi khách rời quán, phải nói: “Cảm ơn quý khách.” Luôn lắng nghe và cố gắng đáp ứng yêu cầu của khách, đồng thời tránh mọi hành vi gây khó chịu. Trong mọi tình huống, nhân viên phải duy trì phong thái chuyên nghiệp, không được to tiếng hoặc tranh cãi với khách.

#5. Quy định trong giờ làm việc

Nhân viên phải tuân thủ công thức pha chế, đảm bảo định lượng chính xác và không gian lận nguyên liệu. Các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:

• Ăn quà vặt, nhai kẹo cao su.
• Sử dụng điện thoại (trừ trường hợp khẩn cấp).
• Chơi game, đọc báo, tiếp khách riêng.
• Tụ tập nói chuyện, làm việc riêng trong giờ làm.

Việc không tuân thủ các quy định này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ và bị xử lý nghiêm.

#6. Vệ sinh và an toàn lao động

Mỗi ngày, nhân viên cần vệ sinh quầy pha chế, khu vực khách ngồi và nhà vệ sinh để đảm bảo quán luôn sạch sẽ. Các dụng cụ và thiết bị phải được duy trì trong tình trạng tốt. Định kỳ, quán sẽ tổ chức tổng vệ sinh để đảm bảo không gian luôn gọn gàng và thoải mái cho khách hàng.

Nhân viên sẽ được đào tạo về vệ sinh an toàn thực phẩm và phải tuân thủ mọi quy trình đã học. Đây là cách giúp đảm bảo chất lượng đồ uống và an toàn cho cả khách hàng lẫn nhân viên.

Nhìn chung, nội quy quán trà sữa không chỉ là nền tảng quản lý mà còn là công cụ xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này sẽ giúp quán phát triển bền vững, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Misa CukCuk. (31/02/2023). Mẫu nội quy nhân viên phục vụ quán cafe mới nhất 2024. Cukcuk.vn. https://www.cukcuk.vn/6182/mau-noi-quy-danh-cho-nhan-vien-phuc-vu-quan-cafe/
2. Nguyễn Đình Duy (25/06/2019). Mẫu nội quy nhân viên quán trà sữa. Brandsvietnam.com. https://www.brandsvietnam.com/congdong/topic/16778-mau-noi-quy-nhan-vien-quan-tra-sua
3. Vietanlaw. The legal procedure for opening a milk tea shop in Vietnam. Vietanlaw.com. https://vietanlaw.com/the-legal-procedure-for-opening-a-milk-tea-shop-in-vietnam/
4. Top Creamery. (2023, November 23). How to Start a Milk Tea Business. Topcreamery.com. https://topcreamery.com/how-to-start-a-milk-tea-business/

Những câu hỏi thường gặp