phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Giới thiệu top 3 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất năm 2021

Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp một không gian làm việc vô tận, giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng quá tải. Vậy phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Tài liệu là gì? Thế nào là quản lý tài liệu?

Tài liệu là tập hợp tất cả những dữ liệu quan trọng nhằm đảm bảo thông tin cho quản lý và sản xuất. Ở mọi lĩnh vực, tài liệu đều đóng vai trò thiết yếu cho hoạt động của doanh nghiệp.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Tài liệu cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, tài chính, sản phẩm,… Phương thức hiển thị chủ yếu của tài liệu là văn bản, biểu đồ, số liệu, hình ảnh, âm thanh,…

Vậy, quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ, phân loại các dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. Quản lý tài liệu góp phần phục vụ cho kinh doanh, sản xuất được hiệu quả.

Thế nào là phần mềm quản lý tài liệu?

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, phần mềm quản lý tài liệu đã trở thành bạn đồng hành đắc lực cho các doanh nghiệp. Những tài liệu cứng truyền thống cần không gian lưu trữ lớn, tốn nhiều chi phí. Do đó, phần mềm quản lý tài liệu ra đời nhằm khắc phục những vấn đề trên.

Đặc biệt, phần mềm lưu trữ không chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như: nhiệt độ, côn trùng, nấm mốc,… dẫn đến hư hại như tài liệu, văn bản giấy. Nhờ đó, hiệu quả công việc cũng như năng suất hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và dễ kiểm soát hơn.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Phần mềm quản lý tài liệu là phần mềm giúp lưu trữ, quản lý tài liệu bằng bản mềm. Với các tính năng hiện đại, phần mềm giúp tài liệu của doanh nghiệp được số hóa nhanh chóng. Đồng thời, chúng sẽ được lưu trữ trên hệ thống một cách khoa học nhất. Từ đó, người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Thế nên, phần mềm quản lý tài liệu đã trở thành công cụ hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp. Công cụ này đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu và giúp doanh nghiệp phát triển ổn định về sau.

Lợi ích của phần mềm quản lý tài liệu

Không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện công tác quản lý, phần mềm lưu trữ tài liệu còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội khác.

Tính bảo mật cao

Khi dùng phần mềm, mọi hồ sơ, giấy tờ, văn bản,… của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống bảo mật. Đặc biệt, chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý tài liệu. Do đó, doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc rò rỉ thông tin hoặc mất dữ liệu.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Tích hợp nhiều tiện ích

Phần mềm quản lý tài liệu thường được tích hợp nhiều tính năng văn phòng thông dụng như:

  • Báo cáo và thống kê: Phần mềm thu thập thông tin và đưa ra đánh giá tình hình thực hiện công việc. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng đề xuất các phương hướng xây dựng kế hoạch mới.
  • Lên lịch làm việc: Phần mềm cho phép người dùng quản lý lịch cá nhân để sắp xếp công việc khoa học hơn.
  • Trao đổi thông tin: Phần mềm hỗ trợ người dùng thảo luận, trao đổi, gửi tin nhắn, thông báo,… nhan chóng qua hệ thống.

Năng suất công việc được nâng cao

Quản lý tài liệu qua phần mềm giúp quá trình phân bổ công việc của nhân viên hợp lý hơn. Mọi nghiệp vụ như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản,… đều được thực hiện trên hệ thống.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Do đó, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm những thông tin cần thiết và xử lý tài liệu trên phần mềm. Lúc này, bạn sẽ có nhiều thời gian tập trung và xử lý những công việc quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên, lãnh đạo truy cập mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp cho quá trình quản lý, theo dõi tiến độ công việc được thực thi tốt nhất.

Tiết kiệm thời gian và kinh phí

Khi chuyển đổi số từ văn phòng giấy sang phần mềm lưu trữ hiện đại, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian để: thiết lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý tài liệu. Do mọi dữ liệu đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống nên bạn sẽ không mất nhiều thời gian để di chuyển, tìm kiếm, tra cứu và theo dõi.

Top 3 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay

Bitrix24

Đứng đầu bảng xếp hạng phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất đó chính là Bitrix24. Phần mềm cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu vô cùng mạnh mẽ. Bitrix24 cho phép doanh nghiệp tải dữ liệu và chia sẻ cho mọi người. Mọi hành viên khi sử dụng phần mềm đều có thể tải về, tương tác với tập tin, tài liệu, bài thuyết trình,… hoặc chỉ phục vụ cho mục đích cá nhân. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu quan trọng khi sử dụng Bitrix24.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Phần mềm sở hữu 3 loại ổ đĩa lưu trữ: dữ liệu của tôi (My Drive), dữ liệu nhóm và dữ liệu công ty. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng Bitrix24 theo mục đích mong muốn.

Bitrix24 hỗ trợ người dùng tương tác với các tài liệu trong dòng thời gian thực. Chẳng hạn như: bình luận, nhận phản hồi, đính kèm phiên bản mới,… Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp với Google Drive, OneDrive, DropBox cũng như các nhà cung cấp lưu trữ dữ liệu đám mây khác. Với tính năng này., Bitrix24 đã trở thành không gian lưu trữ hữu ích dành cho mọi doanh nghiệp.

CloudOffice

Đây là một trong những phần mềm quản lý tài liệu được người dùng sử dụng rộng rãi. CloudOffice hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình: quản lý văn bản đến/đi, quản lý thời hạn xử lý văn bản, tờ trình, cập nhật tình trạng xử lý,…

Ngoài ra, phần mềm còn giúp phân loại, phê duyệt văn bản, tạo liên kết văn bản và thống kê báo cáo nghiệp vụ,…

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

Trên hệ thống phần mềm sẽ hiển thị việc xử lý văn bản được thực hiện bởi bộ phận nào và thời gian cụ thể. Điều này giúp cho các bộ phận có thể kiểm soát, truy cập và hoàn thiện các công việc khác nhau cùng lúc.

Với CloudOffice, người dung có thể sử dụng phần mềm này nhiều mức độ khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.

DocEye

Phần mềm này thuộc quyền sở hữu của FSI – nhà cung cấp giải pháp số hóa và chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam. DocEye giúp người dùng quản lý tài liệu bằng cách lưu trữ, thu nhận và phân phối thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp.

phan-mem-quan-ly-tai-lieu

DocEye tích hợp những tính năng tối ưu như quản lý, chia sẻ, tìm kiếm tài liệu, lưu trữ văn bản, quản lý nghiệp vụ, phục hồi và sao lưu dữ liệu, bảo mật tài liệu,… Ngoài ra, bạn được phép sử dụng phần mềm này trên mọi thiết bị khác nhau và không bị giới hạn về số lượng người dùng. Khi sử dụng DocEye, bạn có thể chọn dùng hệ thống trực tuyến sẵn có hoặc thiết lập một server riêng cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tài liệu là công cụ tiện ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian. Với bài viết trên, hy vọng bạn sẽ tìm được một phần mềm quản lý tài liệu ưng ý nhất.

Những câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý tài liệu

Chọn phần mềm quản lý tài liệu dựa trên tiêu chí nào?

Để chọn một phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất, bạn cần đặt ra 5 tiêu chí cơ bản sau:
– Có hệ thống lưu trữ tài liệu, hồ sơ, văn bản khoa học
– Có khả năng quản lý văn bản toàn diện
– Hỗ trợ việc truy cập từ xa
– Mang đến nhiều tiện ích cho người dùng
– Bảo mật tối đa, lưu trữ thông tin an toàn tuyệt đối

Doanh nghiệp sẽ được gì khi sử dụng phần mềm quản lý tài liệu?

– Hạn chế tình trạng bị đánh cắp thông tin
– Hầu hết phần mềm đều áp dụng công nghệ bảo mật cao giúp tăng mức độ an toàn cho tài liệu. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng khôi phục lại tài liệu khi xảy ra sự cố.
– Mang đến một phương pháp lưu trữ hiệu quả bên cạnh các ứng dụng phổ biến như: email, ổ đĩa cá nhân, google drive.
– Tiết kiệm chi phí in, ấn, gửi, nhận
– Tiết kiệm không gian lưu trữ ở văn phòng
– Xây dựng hệ thống duy nhất, phát triển thành thư viện chứa dữ liệu bảo mật
– Đảm bảo tuân thủ thời gian lưu trữ cần thiết đối với các loại tài liệu
– Kiểm soát tài liệu, hồ sơ, bảo đảm an ninh thông tin

Tôi có thể quản lý tài liệu khi không có mặt ở công ty không?

Câu trả lời là có! Mọi phần mềm quản lý tài liệu đều cung cấp chức năng truy cập từ xa. Những người thường xuyên đi công tác, gặp gỡ khách hàng, không có mặt tại văn phòng,… vẫn có thể truy cập hệ thống và điều hành công việc từ xa dễ dàng, nhanh chóng.

Phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ gì cho nhân viên văn phòng?

– Giúp cung cấp đầy đủ tài liệu, chính sách, quy định cụ thể chính xác và cụ thể
– Rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu
– Được phép trao đổi, thảo luận ý kiến trên mọi tài liệu
– Đồng bộ dữ liệu cá nhân với thư viện lưu trữ
– Có thể xem, sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị điện tử khác nhau

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *