phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Top 3 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Thời đại thông tin phát triển khiến cho khối lượng tài liệu tăng lên ngày càng nhiều, gây một sức ép lớn đối với các doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, với sự ra đời của phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, nhiều doanh nghiệp đã hoàn toàn khắc phục tình trạng này.

Thế nào là văn thư lưu trữ?

Khái niệm về văn thư lưu trữ

Văn thư lưu trữ là một ngành nghề khá phổ biến liên quan đến các công việc văn phòng. Nhiệm vụ chính của văn thư lưu trữ là quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hay chính phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ phải đảm bảo bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả nhất.

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Vậy văn thư là những gì?

Văn thư chính là công văn, giấy tờ, tài liệu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp hoặc chính phủ cần được giữ gìn và bảo tồn. Hoạt động của văn thư lưu trữ giúp tài liệu, hiện vật giữ được tính nguyên trạng vốn có của chúng.

Thế nào là phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí?

Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là những công cụ thông minh hỗ trợ người dùng quản lý văn thư cần lưu trữ trong doanh nghiệp. Những phần mềm này sở hữu các tính năng giúp việc lưu trữ tài liệu được trực quan và dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng các phần mềm này với mức giá 0 đồng.

Chuyển đổi số là thời điểm tốt nhất để doanh nghiệp tận dụng công nghệ để giải quyết các công việc gây tốn thời gian. Và quản lý văn thư lưu trữ cũng thế, khi áp dụng phần mềm, năng suất làm việc sẽ cao hơn, tiết kiệm được nhiều chi phí và công sức.

Phần mềm cho phép doanh nghiệp triển khai toàn bộ văn thư lên một nền tảng lưu trữ riêng, giúp giảm bớt gánh nặng lưu kho hay các vấn đề ngoại cảnh như: hỏng hóc, lạc mất văn thư quan trọng.

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Top 3 phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí

Bitrix 24

Đối với nhiều doanh nghiệp, Bitrix24 đã trở thành “bạn đồng hành” không thể thiếu. Nền tảng này giúp mang đến một không gian làm việc thoải mái, hiệu quả cho doanh nghiệp thông qua Internet. Bên cạnh đó, Bitrix24 còn được đánh giá cao bởi hệ thống quản lý tài liệu, văn thư lưu trữ cực kỳ mạnh mẽ.

Khi sử dụng Bitrix24, người dùng có thể tải và chia sẻ tài liệu của mình với các thành viên khác. Ngoài ra, thông qua hệ thống nội bộ trực quan, bạn có thể tìm kiếm hoặc tương tác với tài liệu nhanh chóng nhất.

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng nổi bật của Bitrix24:

  • Ổ đĩa lưu trữ đa dạng, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của người dùng như: Dữ liệu của tôi, dữ liệu nhóm và dữ liệu công ty
  • Tạo ra sự linh hoạt khi người dùng tương tác, chỉnh sửa hoặc tải văn thư lưu trữ về máy tính
  • Hỗ trợ nút “like” để người dùng đánh dấu lại các tài liệu hữu ích
  • Mỗi phiên bản tập tin được tải lên đều có đầy đủ lịch sử chỉnh sửa, giúp người dùng dễ dàng khôi phục lại các phiên bản trước đó một cách nhanh chóng
  • Cung cấp tính năng tạm thời “khóa” tài liệu chia sẻ khi người sở hữu tài liệu ấy đang chỉnh sửa các tập tin của mình
  • Tích hợp với Google Docs, Office 365, MS Office Online giúp người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu từ xa
  • Có thể mở, chỉnh sửa, xem văn thư lưu trữ thông qua các tài khoản Google hoặc Microsoft
  • Sở hữu chức năng tìm kiếm hiệu quả, cho phép người dùng tìm thấy văn thư lưu trữ hoặc các thông tin khác trên hệ thống một cách dễ dàng

Cloudoffice

Cloudoffice là một công cụ hỗ trợ cực kỳ đắc lực cho các nhân viên văn phòng. Tương tự với Bitrix24, Cloudoffice cũng sở hữu một hệ thống quản lý mạnh mẽ. Phần mềm này đáp ứng được các nhiệm vụ về lưu trữ, quản lý văn thư một cách toàn diện và khoa học nhất.

Cloudoffice giúp nhân viên tối ưu hóa công tác hành chính, văn thư lưu trữ bằng các tính năng vượt trội. Phần mềm giúp giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí cho bộ phận hành chính của doanh nghiệp.

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng nổi bật của Cloudoffice:

  • Hỗ trợ người dùng sắp xếp, quản lý văn thư theo trình tự, thời kỳ và các sự kiện liên quan
  • Cho phép người dùng đính file nội dung kèm theo tiêu đề văn bản, giúp việc truy cập và xem nội dung văn bản dễ dàng hơn
  • Người dùng có thể bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân khi xem văn bản
  • Cung cấp lịch sử chỉnh sửa văn bản giúp người dùng xem được các phiên bản tài liệu mới nhất và cả các phiên bản trước đó
  • Hỗ trợ tính năng xác định thời hạn xử lý tài liệu đối với các đơn vị cấp dưới
  • Mỗi đơn vị trong doanh nghiệp được phép tự thống kê, in văn bản theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ

EFY Doc

Đứng top 3 các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ mà Tino Group muốn giới thiệu đến bạn là EFY Doc. Phần mềm có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp Việt theo dõi, phân phối, xử lý văn bản đến và đi một cách tối ưu nhất. EFY không chỉ quản lý văn thư lưu trữ tốt, phần mềm còn hỗ trợ điều hành lịch trình công tác và các sự kiện liên quan đến công việc rất hiệu quả. Bên cạnh đó, EFY còn giúp bạn theo dõi hoạt động của doanh nghiệp thông qua báo cáo kết quả công việc.

phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Một số tính năng nổi bật của EFY Doc:

  • Thiết lập danh sách, tiếp nhận, phân công xử lý, theo dõi tiến độ, tra cứu tên và nội dung của các văn bản được gửi đến
  • Tạo lập, trình duyệt, xem xét, tra cứu, báo cáo, tổng hợp các văn bản được gửi đi
  • Tăng tính chuyên nghiệp trong công tác gửi hoặc nhận văn bản qua hòm thư điện tử
  • Hỗ trợ chức năng xem, thông báo hoặc xác nhận tình trạng của tài liệu qua SMS hoặc thư điện tử dựa trên Internet hoặc mạng nội bộ LAN
  • Điều hành, xử lý lịch trình công tác, lịch cá nhân, theo dõi tin tức, sự kiện trong nội bộ doanh nghiệp
  • Thông báo, nhắc nhở thời hạn làm việc của cấp trên phân bổ cho nhân viên cấp dưới
  • Tạo không gian tương tác giữa ban lãnh đạo và các cấp nhân viên qua một nền tảng chung
  • Theo dõi và báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng hoặc năm
phan-mem-quan-ly-van-thu-luu-tru

Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ xuất hiện ngày càng nhiều trên thị trường với tính năng đa dạng và tiện ích nên rất khó để đưa ra đánh giá về các sự lựa chọn tốt nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu tìm hiểu kỹ hiệu năng của phần mềm trước khi sử dụng. Một phần mềm tốt là phần mềm đáp ứng đủ và phù hợp với mục tiêu sử dụng của mình.

FAQs về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Các tài liệu điện tử có giá trị bao lâu?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các phương thức xác thực những file tài liệu điện tử chỉ có giá trị trong vòng 5 năm. Những file điện tử có khả năng biến thành file rác sau 5 năm nếu người dùng không gia hạn hoặc đưa ra các biện pháp lưu trữ trữ lâu dài.

Vì sao phải sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ?

Theo Tino Group, có 3 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là:
– Thời đại thông tin bùng nổ, khối lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, nhân viên văn phòng không đủ sức quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu một cách hiệu quả nhất.
– Những tài liệu thô truyền thống rất dễ bị hư hỏng do tác động của thời gian hay một số yếu tố bên ngoài khác, khiến cơ quan, tổ chức dễ đánh mất các tài liệu quan trọng
– Nhiều doanh nghiệp đang bước vào thời kỳ chuyển đổi số, tối ưu hóa công việc quản lý văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu buộc phải làm

Giá trị phần mềm quản lý văn thư lưu trữ mang đến cho doanh nghiệp là gì?

Giảm bớt gánh nặng về chi phí thuê nhân viên quản lý văn thư lưu trữ, thuê kho lưu trữ
Tối ưu hóa các công việc quản lý lưu trữ, tiết kiệm thời gian và công sức
Dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu trên một hệ thống nhất định
Tạo kho lưu trữ dữ liệu ảo khoa học và trực quan hơn
Cải thiện năng suất lao động cho nhân viên

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là gì?

Có 3 tiêu chí giúp người dùng lựa chọn phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả:
– Phần mềm hỗ trợ tính năng tự động hóa việc quản lý, sắp xếp văn thư lưu trữ khoa học (theo thời gian, theo tên, theo mức độ quan trọng của tài liệu,…)
– Phần mềm cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa, tạo và tương tác tài liệu từ xa
– Phần mềm phải được tích hợp với những ứng dụng từ bên thứ 3 như: Dropbox, Gmail, Microsoft,…

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published.