phan-mem-trello-la-gi

Phần mềm Trello là gì? Hướng dẫn chi tiết thao tác trên phần mềm Trello

Bạn nghĩ sao khi toàn bộ công việc của mình được trình bày và sắp xếp sẵn sàng trên một nền tảng trực quan: Chỉ bằng một công cụ đơn giản bạn sẽ nắm trong tay mọi thứ? Hãy tạm quên đi những tờ giấy note hay phần mềm Excel khô khan, mời bạn cùng Tino Group khám phá về Trello – phần mềm quản lý dự án và tổ chức tốt nhất.

Giới thiệu chung về phần mềm Trello

Phần mềm Trello là gì?

Trello là phần mềm tiện ích hỗ trợ quản lý, sắp xếp mọi thứ như công việc, dự án, kế hoạch,…, dành riêng đội nhóm hoặc tổ chức. Ưu điểm của Trello là tính đơn giản, trực quan phù hợp với mọi người dùng. Những công việc, nhiệm vụ được trình bày logic trên một hệ thống chung, chỉ cần nhìn qua một lượt là bạn đã có thể nắm bắt toàn bộ công việc.

phan-mem-trello-la-gi

Trello phù hợp với người thường xuyên hoạt động theo “teamwork”. Với sự hỗ trợ của thẻ ghim, người dùng dễ dàng thao tác và chia sẻ các dự án, nhiệm vụ, tài liệu,…, cho đội nhóm của mình.

Phần mềm Trello tạo ra một không gian dành riêng cho team của bạn. Trước đây, người dùng thường phụ thuộc vào email hoặc tin nhắn để tương tác với đồng nghiệp khiến công việc thiếu nhất quán và kém hiệu quả.

Giờ đây, sự xuất hiện của Trello, mọi hoạt động đều nên thuận tiện và linh hoạt hơn. Phần mềm cho phép người dùng vừa tương tác vừa làm việc trên một nền tảng duy nhất với những tính năng mạnh mẽ.

Thành phần chính của phần mềm Trello

Tương tự với các phần mềm quản lý công việc khác, Trello cũng sở hữu một số thành phần khá quen mắt với người dùng, giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình thao tác. Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào quá trình hướng dẫn, Tino Group sẽ giới thiệu với bạn những thành phần phổ biến nhất trong Trello.

Boards (Bảng)

Boards hay còn gọi là bảng có vai trò như một “nhà kho” được Trello xây dựng để chứa các dự án của bạn. Trong mỗi bảng sẽ có những danh sách khác nhau, những danh sách này chính là các nhiệm vụ bạn cần phải làm.

phan-mem-trello-la-gi

Bảng thường được phân loại theo từng dự án, mỗi dự án sẽ được lưu trữ trong một bảng khác nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát tiến độ công việc.

Lists (Danh sách)

Nếu bảng đóng vai trò là nhà kho thì danh sách chính là những ngăn kệ được đặt trong nhà kho đó. Những ngăn kệ này có nhiệm vụ chứa tất cả nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm. Bạn có thể dễ dàng phân chia công việc cho các thành viên dựa trên năng lực và sở trường của họ.

phan-mem-trello-la-gi

Cards (Thẻ)

Thẻ đóng vai trò là những ghi chú riêng lẻ và có đơn vị nhỏ nhất trong một danh sách. Trong quá trình phân chia nhiệm vụ, bạn có thể mô tả chi tiết, nhận xét, thảo luận, chỉ định nhiệm vụ ấy cho một hoặc một số thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, nếu gặp khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ, bạn được phép đính kèm trực tiếp file hướng dẫn vào thẻ.

phan-mem-trello-la-gi

Teams (Nhóm)

Teams là một nhóm thành viên được chỉ định cho các bảng tương ứng. Sau khi được bổ nhiệm, những người trong nhóm có khả năng truy cập vào danh sách hoặc các thẻ được đặt trong “kho”. Họ sẽ trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ được giao.

Kanban

Thuật ngữ Kanban bắt nguồn từ một kỹ sư công nghiệp tại Toyota – Nhật Bản. Đây là một hệ thống lập kế hoạch cực kỳ tinh gọn giúp đội ngũ nhân viên thực hiện công việc dễ dàng hơn. Trong Trello, Kanban cũng có chức năng tương tự nhưng là một phiên bản đơn giản hóa.

Hệ thống Kanban hiển thị toàn bộ danh sách công việc cần làm, phải làm và đang làm. Ngoài ra, Trello cho phép bạn tùy chỉnh hệ thống này phù hợp với quy trình làm việc của mình.

phan-mem-trello-la-gi

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm Trello

Ưu điểm nổi bật của phần mềm Trello

  • Giao diện trực quan, sinh động tương tự như những tờ giấy note được đính trên màn hình
  • Dễ sử dụng, thao tác đơn giản chỉ cần kéo, thả và click chuột là có thể quản lý và sắp xếp công việc
  • Các công việc được phân chia theo dạng to do list, dễ theo dõi và nắm bắt được tiến trình dự án
  • Hình thức sử dụng đa dạng, hỗ trợ cả bản miễn phí và tính phí, đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản của người dùng
  • Có khả năng tích hợp lớn khi sử dụng các bản trả phí
phan-mem-trello-la-gi

Hạn chế của phần mềm Trello là gì?

  • Chưa hỗ trợ tính năng phân quyền giữa: nhân viên, quản lý, giám đốc,…
  • Hệ thống giao tiếp chưa đủ linh hoạt, thiếu giao diện tương tác chung cho toàn bộ dự án
  • Thẻ được thiết kế độc lập nên khó kiểm soát thời gian hoàn tất công việc
  • Báo cáo công việc chưa thể hiện rõ mức độ % so với dự kiến

Hướng dẫn thao tác trên phần mềm Trello

Đăng ký tài khoản trên phần mềm Trello

Để thực hiện các thao tác công việc trên Trello, đầu tiên bạn cần phải đăng ký tài khoản. Chỉ với 3 bước cực kỳ đơn giản dưới đây, bạn sẽ có ngay một tài khoản Trello “mới cóng”.

Bước 1: Truy cập vào trang web Trello tại đây (dẫn link) và chọn Sign Up

phan-mem-trello-la-gi

Bước 2: Hãy cho Trello biết bạn là ai bằng cách cập nhật những thông tin cơ bản thôi nào! Sau khi cập nhật xong nhớ click ngay Create New Account nhé!

phan-mem-trello-la-gi

Bước 3: Chỉ trong vài phút, Trello sẽ gửi đến bạn một “chiếc” email, giờ thì hãy xác nhận bằng cách click vào Confirm Your Email Address.

phan-mem-trello-la-gi

Vậy là bạn đã chính thức gia nhập “ngôi nhà chung” Trello rồi đấy! Quá đơn giản phải không nào? Tiếp theo, Tino Group sẽ hướng dẫn bạn các thao tác sử dụng nhé!

Cách sử dụng phần mềm Trello

Nếu muốn tài khoản Trello trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn hãy cập nhật đầy đủ Profile của mình như: Họ và tên, ảnh đại diện, sinh nhật,…

phan-mem-trello-la-gi

Các bước tạo bảng trong phần mềm Trello

Bước 1: Tại mục Personal Boards -> Click vào ô có nội dung Create New Board… để tạo một bảng mới

Bước 2: Để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc tốt nhất bạn nên đặt tiêu đề cho bảng. Ngoài ra, nếu bạn muốn giao diện trông “xịn sò”, bạn có thể thay đổi màu nền theo mong muốn nhé!

Bước 3: Bạn chỉ cần cấp quyền truy cập cho các nhóm tương ứng

phan-mem-trello-la-gi

Các bước tạo danh sách trong phần mềm Trello

Tính năng tạo danh sách của Trello cực kỳ linh hoạt mang đến cho bạn những trải nghiệm đầy mới mẻ.

Bước 1: Trước tiên, hãy chọn bảng mà bạn muốn tạo danh sách -> Chọn Add a list để tạo một danh sách mới

Bước 2: Tương tự với cách tạo bảng, bạn cần đặt tên cho danh sách của mình. Sau đó chọn Add List

Bước 3: Khi danh sách được thiết lập, màn hình sẽ hiển thị nút Add a card để bạn thêm thẻ ghi chú

phan-mem-trello-la-gi

Các bước tạo thẻ trong phần mềm Trello

Để cập nhật những nhiệm vụ cho đội nhóm của mình, bạn cần tạo một vài thẻ ghi chú trong phần danh sách.

Bước 1: Chọn Add a card bên dưới phần danh sách

Bước 2: Đặt tên cho thẻ ghi chú của bạn

Bước 3: Click Add Card để tạo thẻ ghi chú mới

phan-mem-trello-la-gi

Sau khi tạo thẻ ghi chú, bạn có thể bổ sung mô tả chi tiết, bình luận, nhận xét hoặc trao đổi về nhiệm vụ trong thẻ với các thành viên khác.

phan-mem-trello-la-gi

Các bước phân chia công việc trong phần mềm Trello

Bước 1: Chọn thẻ bạn muốn chỉ định cho các thành viên trong nhóm của mình

Bước 2: Click vào Members ở bên phải thẻ

Bước 3: Tìm kiếm và chọn tên người dùng phù hợp trong nhóm của mình

phan-mem-trello-la-gi

Tiếp theo, bạn chỉ cần bổ sung thêm deadline của nhiệm vụ đó với thành viên thực hiện để nhắc nhở họ.

Chọn thẻ bạn muốn cấp deadline -> Click vào Due Date -> chọn thời gian phù hợp trên lịch -> hoàn tất thao tác bằng cách Save

phan-mem-trello-la-gi

Để nhắc nhở thành viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, deadline luôn hiển thị trực tiếp trên từng thẻ trong danh sách. Deadline xuất hiện màu vàng nghĩa là thời gian hoàn thành nhiệm vụ của bạn còn dưới 24 giờ. Đối với những nhiệm vụ đã quá hạn, deadline sẽ hiển thị màu đò.

Các bước thêm nhãn vào thẻ ghi chú trong phần mềm Trello

Bước 1: Chọn thẻ ghi chú bạn muốn thêm nhãn tùy chỉnh và chọn Labels

Bước 2: Chọn một nhãn trong danh sách có sẵn theo gợi ý của Trello

Bước 3: Bổ sung tiêu đề cho nhãn dán (nếu muốn)

phan-mem-trello-la-gi

Sau khi thêm nhãn xong, giao diện Trello của bạn sẽ trở nên trực quan và dễ quản lý hơn.

Trello không chỉ giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn, phần mềm này còn là “trợ thủ đắc lực” đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong mọi dự án lớn nhỏ. Dành chút thời gian tìm hiểu về Trello là bước đầu giúp bạn đơn giản hóa công việc của cả nhóm.

Những câu hỏi thường gặp về phần mềm Trello

Dung lượng file đính kèm của phần mềm Trello là bao nhiêu?

Đối với các phiên bản miễn phí, phần mềm Trello hỗ trợ dung lượng file đính kèm là 10MB. Nếu bạn nâng cấp phần mềm lên gói Business, dung lượng sẽ lên đến 250MB.

Gói miễn phí của Trello có tốt không?

Theo Tino Group, gói miễn phí của Trello khá tốt, phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản cho nhu cầu quản lý công việc của người dùng. Chúng tôi đánh giá gói miễn phí phù hợp hơn với những doanh nghiệp vừa startup hoặc các freelancer. Nếu doanh nghiệp bạn đã đi vào hoạt động, tốt nhất bạn nên nâng cấp Trello lên gói Business để cập nhật những tính năng ưu việt hơn.

Người mới sử dụng Trello cần chú ý điều gì?

Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng Trello và chưa từng trải nghiệm các công cụ quản lý công việc tương tự thì bạn chỉ nên sử dụng các tính năng cơ bản nhất của phần mềm, tránh bị “ngợp” trước những tính năng phức tạp và khó sử dụng hơn.

Có thể sử dụng Trello trên điện thoại được không?

Tất nhiên là được! Hiện tại, phần mềm Trello đã cho ra mắt phiên bản ứng dụng trên điện thoại, sử dụng hiệu quả trên cả hai hệ điều hành là iOS và Android.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published.