quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho “chuẩn không cần chỉnh” cho doanh nghiệp

Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là một viễn cảnh khó khăn đối với các doanh nghiệp bán lẻ, bán sỉ hoặc kinh doanh thương mại điện tử. Tuy nhiên, “áp lực tạo nên kim cương”, khó khăn và thử thách được tạo ra để ta vượt qua chúng. Tino Group sẽ giúp bạn tìm ra quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho chuẩn nhất qua bài viết dưới đây!

Tìm hiểu về hàng tồn kho

Thế nào là hàng tồn kho?

Hàng tồn kho là một loại tài sản ngắn hạn của các doanh nghiệp. Chúng có thể là các nguyên/vật liệu thô được mua vào nhằm tạo ra những sản phẩm hoàn toàn mới hoặc là một lượng lớn sản phẩm tồn đọng được lưu trữ trong kho. Thậm chí, hàng tồn kho còn là những sản phẩm vô hình như phần mềm chẳng hạn.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Hàng tồn kho có những loại nào?

  • Hàng thành phẩm/chuẩn bị bán: Đây là những sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị bán cho khách hàng của mình
  • Nguyên/vật liệu: Được doanh nghiệp sử dụng để tạo ra những sản phẩm mới
  • Hàng hóa dở dang: Những sản phẩm mới nhưng vẫn chưa thành phẩm
  • Hàng MRO: Các sản phẩm dùng để bảo trì, sửa chữa, vận hành trong quá trình sản xuất
  • Hàng dự trữ: Đây là lượng hàng bổ sung được doanh nghiệp giữ lại trong kho để đối phó nếu gặp tình trạng thiếu hụt hoặc nhà cung cấp tăng giá đột biến

Giới thiệu về quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình quản lý mức độ tồn kho của một doanh nghiệp. Quá trình này kéo dài từ khi doanh nghiệp còn sở hữu sản phẩm trong kho cho đến khi giao đến khách hàng hoặc tự xử lý (sản phẩm không bán được).

Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình lưu trữ sản phẩm. Đồng thời, hoạt động này còn hỗ trợ bạn theo dõi đơn đặt hàng và duy trì chuỗi cung ứng ổn định hơn.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Thế nào là quản lý hàng tồn kho?

Có thể nói, quản lý hàng tồn kho là một tập hợp lớn hơn của kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm các quy trình kinh doanh bổ sung và dự báo sản phẩm. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo sản phẩm được lưu trữ đúng nơi, đúng thời điểm và đúng số lượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý hàng tốt kho hiệu quả khi cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho của mình.

Vậy quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là một hoạt động không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình này giúp duy trì hoạt động kinh doanh, sản xuất lâu dài và ổn định. Đồng thời, đây còn là “thước đo” đánh giá hiệu quả, năng suất cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp

Các bước quản lý hàng tồn kho

Quy trình nhập kho

Bước 1: Xây dựng kế hoạch nhập kho

Trước tiên, doanh nghiệp cần phác thảo một bản kế hoạch nhập kho với đầy đủ số liệu, thông tin, hệ thống biểu mẫu,…, thật chi tiết. Sau đó, bạn có thể cùng nhân viên thống nhất lại bản kế hoạch lần nữa và tiến hành bàn giao công việc.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Doanh nghiệp cần lưu ý, bên cạnh việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, bạn cần đưa ra những biện pháp chế tài, xử phạt những hành vi sai phạm trong quá trình nhập/xuất kho.

Bước 2: Kiểm kê số liệu, thông tin và các hoạt động liên quan

Nhập kho không đơn giản là việc thu mua sản phẩm và đưa chúng vào kho. Đây là một công đoạn cực kỳ quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần thận trọng khi thực hiện các hoạt động liên quan đến kho hàng như: nhập nguyên/vật liệu, sản phẩm, hàng hóa bảo trì,… Tất cả mọi thứ khi nhập vào kho phải đảm bảo đầy đủ chứng từ, giấy xác nhận, kiểm kê kèm theo.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ghi lại các mã đã được cấp khi nhập hàng vào hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách kế toán. Điều này giúp quá trình nhập kho diễn ra thông suốt và tách bạch hơn.

Bước 3: Sắp xếp hàng hóa

Công đoạn cuối cùng trong quá trình nhập kho đó chính là sắp xếp nguyên/vật liệu, hàng hóa vào các khu vực phù hợp. Tốt nhất, trước khi nhập hàng, bạn cần chuẩn bị không gian lưu trữ theo từng danh mục để công đoạn này được thực hiện nhanh chóng hơn. Bước cuối cùng giúp hàng tồn kho được sắp xếp một cách khoa học, hiệu quả, thuận tiện hơn khi xuất kho.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Quy trình xuất kho

Bước 1: Kiểm kê thông tin, số liệu hàng hóa

Tương tự quá trình nhập kho, khi xuất kho, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo đầy đủ chứng từ, giấy xác nhận, số liệu, thông tin,… Đồng thời, những sản phẩm khi xuất kho phải được ghi lại toàn bộ vào hệ thống quản lý hoặc sổ sách của kiểm toán.

Bước 2: Kiểm soát hàng tồn kho

Khi cung ứng sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp lưu ý cần kiểm soát số lượng và hạn sử dụng của hàng hóa còn lại trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo đủ số lượng mặt hàng cần thiết cũng như giá trị sử dụng của chúng.

Đồng thời, công đoạn này hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện những sai sót nhanh chóng hơn. Kiểm soát hàng tồn kho cần được thực hiện liên tục, vì vậy doanh nghiệp có thể bố trí nguồn nhân lực để đảm nhiệm công việc này.

Bước 3: Lưu trữ chứng từ, sổ sách

Những số liệu, thông tin về lượng hàng xuất kho đóng vai trò rất quan trọng đối với việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thế nên, bạn cần phân loại và sắp xếp các chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học nhất để thuận lợi cho việc tìm kiếm sau này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên báo cáo chi tiết về hàng tồn kho để lên kế hoạch thu mua hoặc thanh lý bớt đồ dùng không cần thiết.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

4 bước kiểm soát hàng tồn kho

Bước 1: Chuẩn bị

Giai đoạn đầu tiên trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho đó chính là chuẩn bị một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ. Bản kế hoạch bao gồm số lượng và thời gian nhập/xuất sản phẩm, hàng hóa. Khâu chuẩn bị giúp doanh nghiệp cập nhật chính xác tình trạng kho hàng và quá trình sản xuất, kinh doanh để nhanh chóng bổ sung thêm nhân sự hoặc dụng cụ hỗ trợ (nếu cần).

Bước 2: Kiểm tra tình trạng sản phẩm

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Bước này giúp doanh nghiệp kiểm tra được tình trạng hàng hóa, vật tư cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Người quản kho sẽ thực hiện công việc này định kỳ và liên tục đối chiếu với sổ sách kế toán, nếu số liệu không trùng khớp phải giải quyết nhanh chóng. Đặc biệt, toàn bộ số liệu đã kiểm kê cần báo cáo lại với cấp trên, cũng như công việc này phải được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.

Bước 3: Quản lý hàng tồn kho

Nếu trước đây, quản lý hàng tồn kho luôn là nỗi ám ảnh lớn đối với các doanh nghiệp, thì hiện nay công việc này đã trở nên “dễ thở” hơn rất nhiều. Thay vì phải quản lý kho bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế với số lượng hàng hóa đã ghi trong sổ sách. Bước này giúp người quản kho nắm bắt được thực trạng về sản phẩm của doanh nghiệp.

Bước 4: Tổng kết và báo cáo

Ở bước cuối cùng, nhiệm vụ của bạn là tổng kết lại sổ sách, xác định lần nữa số lượng hàng tồn kho, tổng lượng sản phẩm nhập/xuất trong tháng/năm và kết chuyển số dư cuối kỳ này sang kỳ tiếp theo. Trong khi đó, kế toán cần lưu trữ một số thông tin quan trọng như: chứng từ, giấy nhập/xuất hàng hóa và viết báo cáo tổng kết cuối kỳ để nộp cho cấp trên.

quan-ly-va-kiem-soat-hang-ton-kho

Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã sẵn sàng “bật công tắc” khởi động quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn cho doanh nghiệp của mình rồi phải không nào? Tino Group hy vọng bạn sẽ gặp nhiều may mắn và chinh phục thật nhiều đỉnh cao thành công trong tương lai nhé!

FAQs về quy trình quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Có nên kiểm kê kho hàng thường xuyên không?

Có chứ! Để đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho và duy trì sự cân đối giữa số liệu thực tế với số liệu trong sổ sách, doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho định kỳ 6 tháng 1 lần.

Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa gì với khách hàng?

– Sản phẩm được cung cấp đến khách hàng nhanh chóng hơn
– Chất lượng sản phẩm luôn được kiểm duyệt trước khi “đến tay” khách hàng
– Nâng cao trải nghiệm tiêu dùng của khách hàng

Phần mềm quản lý và kiểm soát hàng tồn kho nào tốt?

Một số phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả:
– KiotViet
– Sapo POS
– Square
– Sales Binder
– Stockpile
– Zhenhub
– Sortly Pro

Nên quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo chuẩn ISO không?

Có! Khi quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo tiêu chuẩn ISO, quá trình lưu trữ, cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp sẽ diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. Đặc biệt, một quy trình theo chuẩn ISO lúc nào cũng nhận được sự tin cậy và ủng hộ của khách hàng.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published.