Tự động hóa quy trình làm việc bằng robot (RPA) là một giải pháp phổ biến hàng đầu hiện nay. Với những tính năng ưu việt, RPA đã trở thành “làn sóng” mới bứt phá mọi thử thách, đưa doanh nghiệp chạm đỉnh thành công.
RPA là gì?
Khái niệm về RPA
RPA là viết tắt của từ tiếng Anh: Robotics Process Automation – tạm dịch: Tự động hóa quy trình làm việc bằng robot. Đây là thuật ngữ “hot hit” nhất hiện nay trong lĩnh vực công nghệ. Những doanh nghiệp hiện đại đều xem RPA là cách hiệu quả và tối ưu. Tự động hóa quy trình làm việc bằng robot giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhất là đối với những công việc thủ công truyền thống, RPA mang lại giá trị cực kỳ cao.
Phương thức này được hiểu đơn giản là việc sử dụng phần mềm robot mô phỏng lại công việc của con người. Phần mềm robot hoạt động thông các quy tắc dựa trên dữ liệu kỹ thuật số. Sau đó, chúng sẽ tự động hóa các tác vụ công việc mang tính lặp lại. Những phần mềm này hoàn toàn không giống những con robot bóng loáng như bạn tưởng tượng.
Trên thực tế, đã có rất nhiều trường hợp ứng dụng RPA trong công việc thường ngày. Ví dụ như: các hoạt động “copy-paste” có thể được tự động hóa bằng phần mềm robot. Hay việc thu thập và nhập dữ liệu vào biểu mẫu hoặc bảng tính Excel cũng là minh họa điển hình của giải pháp này.
Ứng dụng của RPA trong công việc
Tương tác với giao diện người dùng
Phần mềm RPA có khả năng mô phỏng tương tác của con người trên giao diện người dùng. Những hoạt động chúng có thể làm theo là: nhập thông tin vào các mục, sử dụng nút nhấn, bước nhảy con trỏ,…
Các tập lệnh của robot bao gồm các quy tắc dựa trên dữ liệu kỹ thuật số để mô phỏng hành vi của người dùng. Do đó, các doanh nghiệp có thể phát triển tập lệnh thông qua nhà phát triển robot. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại nhiệm vụ của robot thông qua công nghệ RPA.
Tối ưu hóa quy trình
Các hoạt động thường nhật và mang tính lặp lại của con người đều được RPA robot sao chép lại. Vậy nên, chúng có khả năng thay thế quy trình làm việc của nhân viên bạn một cách tối ưu nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nhân lực cho các công việc quan trọng khác.
Xử lý dữ liệu
Trong quy trình làm việc, RPA có khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu. Chúng thu thập và sử dụng dữ liệu từ giao diện người dùng hoặc bộ nhớ ngoài.
Học tập
Bạn nghe không lầm đâu, robot RPA hoàn toàn có khả năng học tập. Đối với các RPA nâng cao, chúng có thể tích hợp với AI thông qua các thuật toán học máy (machine learning). Nhờ đó, những robot có thể tự động tiếp thu và trau dồi kinh nghiệm. Với khả năng này, các nhà phát triển robot không cần phải tạo ra bất kỳ tập lệnh nào.
Lợi ích của RPA trong hoạt động kinh doanh
RPA là một lĩnh vực mới mẻ nhưng mang tính hiện đại và tiện nghi. Nhất là trong hoạt động kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đã thu lợi nhuận cao khi áp dụng phần mềm robot vào quy trình hoạt động của mình. Sau đây là một số lợi ích thiết thực của RPA
Nâng cao hiệu quả
RPA có khả năng làm việc suốt 24 giờ/ngày, 7 ngày/tuần và 365 ngày/năm. Chúng không bao giờ mệt mỏi hay cần nghỉ ngơi. Có thể nói, một phần mềm RPA có thể tương đương với 2 – 5 nhân viên hoặc nhiều hơn thế. Khi áp dụng giải pháp này, doanh nghiệp có thể giải quyết một khối lượng công việc trong thời gian ngắn.
Cái thiện năng suất
Mỗi robot RPA chỉ đảm nhận một số công việc và nhiệm vụ cụ thể. Do đó, chúng sẽ hoàn toàn tập trung và giải quyết duy nhất công việc đó. RPA hỗ trợ nhân viên tạo báo cáo bán hàng trong vòng 20 phút. Trong khí đó, nhiệm vụ này khi thực hiện thủ công sẽ tốn đến 4 giờ. Do đó, RPA giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian.
Độ chính xác cao
Khi làm việc, nhân viên của bạn chắc hẳn sẽ có những sai sót dù nhỏ hay lớn. Tuy nhiên, đối với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, phần mềm robot sẽ loại bỏ các lỗi sai sót. Dù vậy, chúng chỉ hoạt động hiệu quả khi quy trình kinh doanh được tối ưu hóa. Đồng thời, người lập trình cũng “vẽ” ra “bản đồ” chính xác cho robot. Thế nên, doanh nghiệp không cần phải lo lắng rằng robot sẽ mắc lỗi mà nhân viên mình gặp phải.
Tăng tính bảo mật
Phần mềm robot đều hoạt động và làm việc riêng lẻ. Do đó, việc rò rỉ thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác rất khó xảy ra. Điều này giúp việc truy cập dữ liệu được kiểm soát tốt hơn.
Mở rộng cơ hội phát triển
RPA giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt để thích nghi với sự biến đổi của thị trường. Ngoài ra, chúng có khả năng giải quyết mọi nhiệm vụ đối với bất kỳ mục tiêu nào. Nhờ phần mềm robot, doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng mọi yêu cầu và định hướng được đặt ra.
Bên cạnh đó, “nhân viên” robot có thể điều chỉnh nhiệm vụ theo công việc và thời gian cụ thể. Vậy nên, việc kiểm soát nhu cầu thị trường của doanh nghiệp nhỏ cũng dễ dàng hơn.
Tăng trải nghiệm khách hàng
Phần lớn doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, khi áp dụng RPA, các công việc mang tính lặp lại và buồn tẻ được giao cho robot. Nhân viên sẽ có nhiều thời gian để chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra, các chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật cũng giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng. Đồng thời, thông qua các báo cáo tự động, bạn sẽ hiểu khách hàng của minh hơn.
Phân tích hiệu quả
Nhờ công nghệ RPA, bạn được phép thu thập và phân tích dữ liệu chính xác. Các dữ liệu bao gồm: thời gian chu kỳ, khối lượng công việc, lỗi kỹ thuật,… Thông qua quá trình phân tích, việc đưa ra các sáng kiến cải tiến quy trình hiệu quả hơn.
Sau khi thu thập, dữ liệu sẽ được so sánh, phân biệt với các dữ liệu khác. Nhờ đó, người dùng đưa ra quyết định giải quyết vấn đề tốt hơn. Hơn hết, nếu quy trình hoạt động xuất hiện nhiều khoảng trống, bạn có thể bổ sung thêm công việc để nâng cao hiệu quả.
RPA vừa là cơ hội vừa là thách thức cho các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam. Đây sẽ là cơ hội với những ai chịu đổi mới, biết tận dụng công nghệ hiện đại. Và tất nhiên, RPA chính là khó khăn lớn đối với các doanh nghiệp cổ hủ, ngại chuyển đổi.
Những câu hỏi thường gặp về RPA
Tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình bằng robot?
– Nhu cầu luôn thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp cần cải tiến các quy trình kinh doanh. Ví dụ như: quy trình sản phẩm, tiếp thị, bán hàng,…
– RPA giúp doanh nghiệp tiết kiệm về chi phí, thời gian và giảm độ phức tạp của quy trình sản xuất.
– Xu thế chuyển đổi số ngày càng phổ biến, doanh nghiệp cần nhanh chóng “chuyển mình” để thích nghi với cuộc sống hiện đại
– Nâng cao khả năng cạnh tranh đối với đối thủ cùng lĩnh vực
Lĩnh vực nào nên sử dụng RPA?
Những lĩnh vực phụ thuộc nhiều vào máy tính, có khối lượng quy trình làm việc lớn rất nên sử dụng RPA. Đứng đầu trong việc áp dụng RPA là lĩnh vực tài chính, tiếp đó là: chính phủ, sản xuất, bán lẻ, bảo hiểm và các dịch vụ tiện ích.
RPI có giống AI không?
Tất nhiên là không! Tuy nhiên, RPA có thể kết hợp với AI để tạo ra những tiềm năng mới cho doanh nghiệp. RPA giúp nâng cao kỹ năng của AI thông qua: mô hình học máy (machine learning), xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhận dạng hình ảnh và ký tự,…
Ngoài ra, khi robot RPI ứng dụng giải AI sẽ mang lại vô số lợi ích. Điển hình như xử lý quá trình nhận thức của robot trong việc:
– Tiếp thu tài liệu dễ dàng (dữ liệu bán cấu trúc hoặc phi cấu trúc)
– Trực quan hóa màn hình
– Có thể nghe và hiểu lời nói. Thậm chí là thực hiện các cuộc trò chuyện.
Có những doanh nghiệp nào đang sử dụng RPA?
Phần lớn những công ty hiện đại tại châu Âu đã ứng dụng giải pháp RPA vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong tương lai, dự đoán robot RPA sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa. Bên cạnh những doanh nghiệp thành thạo công nghệ, RPA còn phát triển với đa dạng ngành nghề, lĩnh vực. Nhất là những doanh nghiệp có mong muốn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, sản xuất.
Một số công ty ứng dụng giải pháp RPA là:
– Công ty kinh tế cũ ANZ
– Công ty công nghệ cao: Google và Uber
– Nasa
– Dell Whirlpool
– Tesco
– Telefonica
– Accenture
…
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tổng đài miễn phí: 1800 6734
- Email: info@tino.org
- Website: www.tino.org