Trong thời đại công nghệ số phát triển như vũ bão, các giao dịch tài chính cũng trở nên đa dạng và tiện lợi hơn. Một trong những dịch vụ đang được nhiều người quan tâm hiện nay là chi hộ thu hộ. Vậy chính xác dịch vụ thu hộ chi hộ là gì? Thu hộ chi hộ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Có cần xuất hoá đơn, kê khai thuế khi thu hộ chi hộ không? Mời bạn cùng Tino Group tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Thu hộ chi hộ là gì?

Theo bài viết trên trang Thư Viện Pháp Luật, thu hộ chi hộ là một hình thức giao dịch tài chính phổ biến, trong đó một bên (người ủy quyền) tin tưởng giao cho một bên khác (người được ủy quyền) thực hiện việc thu hoặc chi các khoản tiền theo thỏa thuận đã ký kết. Hiểu đơn giản, thay vì tự mình thực hiện các giao dịch tài chính, người ủy quyền có thể ủy thác cho một tổ chức hoặc cá nhân khác làm thay mình.

Các khoản tiền thu hộ, chi hộ thường liên quan đến các dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại hoặc các khoản thanh toán bảo hiểm. Để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng, việc ủy quyền này thường được ghi nhận bằng văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch.

5 lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Khi sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực dành cho việc quản lý các khoản thu chi. Thay vì phải phân bổ nhân sự và công sức để thực hiện từng giao dịch, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho một bên thứ ba chuyên nghiệp. Đây là cách giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động cốt lõi, như phát triển sản phẩm, marketing và chăm sóc khách hàng, từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động tổng thể.

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch

Dịch vụ thu hộ chi hộ giúp đảm bảo các giao dịch tài chính của doanh nghiệp được thực hiện một cách chính xác và minh bạch. Với quy trình chuyên nghiệp và rõ ràng, tất cả các khoản thu chi đều được ghi nhận đầy đủ, chi tiết, từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình quản lý tài chính. Sự minh bạch này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín với đối tác và khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giải trình khi cần thiết.

Giảm thiểu rủi ro tài chính

Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ, rủi ro tài chính liên quan đến việc quản lý các khoản thu chi được giảm đáng kể. Bên thứ ba thường là các tổ chức tài chính hoặc dịch vụ chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và hệ thống kiểm soát tốt, giúp hạn chế tình trạng thất thoát, lừa đảo hoặc sai sót trong giao dịch. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể cảm thấy an tâm, quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa dòng tiền

Dịch vụ thu hộ chi hộ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền bằng cách đảm bảo các khoản thu được thu đúng hạn và các khoản chi được thanh toán kịp thời. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì được dòng tiền ổn định, tránh tình trạng nợ đọng hoặc bị phạt do thanh toán trễ. Khi dòng tiền được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch tài chính và đầu tư một cách linh hoạt và hiệu quả hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Nâng cao uy tín và quan hệ đối tác

Sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính. Khi các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và chính xác, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng và nhà cung cấp. Uy tín được nâng cao không chỉ giúp duy trì mối quan hệ hiện có mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập và mở rộng các quan hệ đối tác mới trong tương lai.

Có xuất hoá đơn và kê khai thuế khi thu hộ chi hộ không?

Khi thực hiện dịch vụ thu hộ chi hộ, việc xuất hóa đơn và kê khai thuế phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau liên quan đến đối tượng, hình thức giao dịch. Dưới đây là 5 trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Xuất hóa đơn khi thu hộ

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ cho các đối tác hoặc khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho các khoản tiền thu hộ. Hóa đơn này sẽ là căn cứ để xác định và kê khai thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thu lại tiền từ đối tác sau khi đã chi hộ, doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu và không phải lập thêm hóa đơn GTGT, đồng thời không phải kê khai thuế cho các khoản tiền thu hộ này.

Không phải xuất hóa đơn khi chi hộ có hóa đơn mang tên khách hàng

Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ và các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên và mã số thuế của khách hàng, doanh nghiệp không cần phải lập hóa đơn GTGT khi thu lại số tiền đã chi hộ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu chi theo quy định mà không phải kê khai hoặc nộp thuế đối với các khoản thu chi hộ này. Đây là tình huống phổ biến khi doanh nghiệp thay mặt khách hàng thanh toán các chi phí như tiền điện, nước, hoặc các dịch vụ khác.

Phải xuất hóa đơn khi chi hộ có hóa đơn mang tên doanh nghiệp

Trường hợp các nhà cung cấp lập hóa đơn mang tên doanh nghiệp thực hiện chi hộ, khi thu lại số tiền đã chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo quy định. Hóa đơn này sẽ phải tính thuế GTGT theo mức thuế suất tương ứng với hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã thanh toán hộ. Điều này nhằm đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định thuế khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch chi hộ dưới tên của mình.

Trường hợp có thu phí dịch vụ ủy thác

Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thu hộ chi hộ và có thu phí dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT cho khoản phí dịch vụ này và kê khai thuế GTGT theo quy định. Điều này được thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC. Các khoản thu liên quan đến phí dịch vụ ủy thác sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Lập chứng từ thu chi theo quy định

Đối với tất cả các giao dịch thu hộ, chi hộ, dù có hoặc không phải lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phải lập chứng từ thu chi theo đúng quy định pháp luật. Việc lập chứng từ chính xác và đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn là cơ sở để giải trình và kiểm toán nếu cần thiết.

Như vậy, việc xuất hóa đơn và kê khai thuế khi thực hiện thu hộ chi hộ là bắt buộc trong nhiều trường hợp và phụ thuộc vào cách mà hóa đơn được lập, cũng như việc doanh nghiệp có thu phí dịch vụ ủy thác hay không. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý để thực hiện đúng và tránh các rủi ro liên quan đến thuế.

Các hạch toán thu hộ chi hộ

Để thực hiện việc hạch toán các khoản thu hộ và chi hộ một cách chính xác, doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc kế toán quy định và phân biệt rõ ràng giữa các loại giao dịch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán các khoản thu hộ và chi hộ.

Hạch toán khoản thu hộ khách hàng

Khi doanh nghiệp thu tiền thay cho khách hàng, số tiền thu hộ này sẽ được ghi nhận vào tài khoản phải trả khác (TK 3388). Cụ thể:

Khi thu hộ khách hàng:

Khi trả lại tiền thu hộ cho khách hàng:

Hạch toán khoản chi hộ khách hàng

Khi doanh nghiệp chi tiền thay cho khách hàng, số tiền này sẽ được ghi nhận vào tài khoản phải thu khác (TK 1388). Quá trình hạch toán cụ thể như sau:

Khi chi hộ khách hàng:

• Ghi Nợ TK 1388: Số tiền mà doanh nghiệp chi hộ sẽ được ghi nhận vào tài khoản phải thu khác, phản ánh khoản nợ mà khách hàng cần trả lại cho doanh nghiệp.
• Ghi Có TK 111, 112: Tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ giảm đi do việc doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng.

Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng:

• Ghi Nợ TK 111, 112: Số tiền mà doanh nghiệp nhận lại từ khách hàng sẽ được ghi vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
• Ghi Có TK 1388: Tài khoản phải thu khác sẽ giảm đi tương ứng với số tiền mà khách hàng đã hoàn trả cho doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng khi hạch toán

Hướng dẫn hạch toán trên chỉ áp dụng khi hóa đơn cho các khoản chi hộ, thu hộ ghi tên khách hàng. Trong trường hợp hóa đơn được lập dưới tên doanh nghiệp, giao dịch không còn được xem là thu hộ, chi hộ mà cần được hạch toán vào chi phí hoặc giá vốn hàng hóa, dịch vụ. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc phản ánh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Việc tuân thủ các quy định hạch toán này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và kế toán hiện hành.

Qua bài viết trên, Tino Group hy vọng bạn đã hiểu rõ thu hộ chi hộ là gì cũng như những thông tin liên quan. Hãy tiếp tục theo dõi Tino Group để đón đón những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Thư viện bản án. (24/06/2024). Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế không?. Thuvienphapluat.vn. https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/thu-ho-chi-ho-co-phai-xuat-hoa-don-ke-khai-thue-khong-8093
2. Hậu Nguyễn. (24/09/2024). Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không?. Luatvietnam.vn. https://luatvietnam.vn/thue-phi-le-phi/thu-ho-chi-ho-co-phai-xuat-hoa-don-khong-565-95662-article.html
3. 9Pay. (13/06/2023). Dịch vụ thu hộ chi hộ là gì? Lợi ích đối với doanh nghiệp. 9pay.vn. https://9pay.vn/blog/VLY-dich-vu-thu-ho-chi-ho-la-gi-loi-ich-doi-voi-doanh-nghiep

Những câu hỏi thường gặp