tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Tự động hóa doanh nghiệp là gì? 5 bước cần thiết để doanh nghiệp tự vận hành

Tự động hóa doanh nghiệp đã trở thành xu hướng chung trong thời kỳ công nghệ hiện đại. Vậy tự động hóa doanh nghiệp là gì, các bước tự động hóa ra sao?

Giới thiệu về tự động hóa doanh nghiệp

Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa, chuyển đổi số cho doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ hiện đại và phần mềm chuẩn hóa vào việc vận hành doanh nghiệp. Quá trình này giúp người lãnh đạo kiểm soát và theo dõi tốt hơn tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên.

Tự động hóa là phương thức mang tính đòn bẩy giúp các doanh nghiệp gặt hái nhiều thành công. Một số lợi ích tối ưu của quá trình tự động hóa doanh nghiệp là: giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất làm việc, hạn chế rủi ro,…

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Nhiều người lầm tưởng việc tự động hóa là phải tái cấu trúc toàn bộ bộ máy hoạt động của họ, thậm chí thay thế con người bằng các robot cao cấp.

Thực chất, tự động hóa doanh nghiệp chỉ đơn giản là việc ứng dụng nền tảng công nghệ vào các quy trình hoạt động. Từ đó giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào những công việc thủ công mang tính lặp lại. Nhờ tự động hóa doanh nghiệp, con người có nhiều thời gian tập trung vào các dự án quan trọng hơn.

Những hình thức tự động hóa doanh nghiệp

Tự động hóa quá trình kinh doanh (BPA)

Thay vì để nhân viên thực hiện những công việc thủ công đơn giản, phương thức tự động hóa sẽ giúp họ hoàn thành công việc đó. Với chức năng số hóa các nhiệm vụ trên phần mềm, BPA giúp mọi cá nhân nhận thức được trách nhiệm của mình (người thực hiện công việc, deadline).

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Tự động hóa đường ống bán hàng

Sales Pipeline (Tạm dịch: đường ống bán hàng) là việc đưa khách hàng tiềm năng bước sang các giai đoạn khác nhau trong suốt tiến trình mua hàng của họ.

Tự động hóa đường ống bán hàng cho phép doanh nghiệp biết trước những việc mình cần làm để đáp ứng mong muốn của khách hàng tiềm năng. Việc này được thực hiện nhờ vào những thông tin liên hệ và ghi chú có sẵn.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Với các dữ liệu sẵn có ấy những dự báo doanh thu được đưa ra chính xác hơn. Từ đó, bạn sẽ tạo ra những bước nhảy vọt đáng chú ý trong quá trình kinh doanh.

Tự động hóa đường ống bán hàng giúp bạn chốt được nhiều đơn hàng. Thậm chí việc này còn có khả năng duy trì hoạt động bán hàng ổn định, đảm bảo hiệu quả tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Tự động hóa email

Theo thống kê của Wishpond.com, có hơn 3,2 tỷ tài khoản email trên thế giới và 91% người dùng kiểm tra email mới mỗi ngày. Số liệu này là minh chứng cho việc tự động hóa email vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp.

Tự động hóa email giúp chất lượng dịch vụ doanh nghiệp được nâng cao mà không phải tốn nhiều thời gian và kinh phí.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Nhờ tự động hóa, các email có nội dung phù hợp sẽ được tự động gửi đến những khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng kiểm tra được quá trình nhận email của họ như: thời gian mở email, số lần mở email, có click vào link đính kèm không?

Tự động hóa email còn là một phương thức tiếp thị vô cùng hiệu quả. Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đều tận dụng cách thức này để tiếp cận với khách hàng tiềm năng của họ.

Tự động hoá mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Quản lý hiệu quả và khoa học hơn

Trước đây các chủ doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ, tự mình kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên và các phòng ban. Tuy nhiên, sau khi áp dụng công nghệ vào quá trình vận hành doanh nghiệp, họ đã hoàn toàn được giải phóng.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Tự động hóa giúp quy trình quản lý công việc diễn ra khoa học và chính xác hơn. Từ đó, bạn có thể dễ dàng kiểm soát được mọi công việc của mình và cả nhân viên. Nhờ tự động hóa, bạn sẽ phát hiện việc nào chưa hoàn thiện hay còn thiếu sót để nhanh chóng điều chỉnh lại.

Giảm chi phí, tăng năng suất

Đây là lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi nhất khi các doanh nghiệp thực hiện tự động hóa quy trình làm việc. Nhờ tự động hóa doanh nghiệp, người lãnh đạo có thể giảm bớt số lượng nhân viên cho những việc không cần thiết. Giờ đây, bạn có thể tuyển dụng dựa trên chất lượng chứ không phải số lượng.

Bên cạnh đó, việc tự động hóa giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có. Điều này giúp hoạt động kinh doanh diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Linh hoạt hơn trong quá trình làm việc

Tự động hóa được thực hiện qua việc doanh nghiệp sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi, báo cáo, cập nhật và giám sát tiến độ công việc trên mọi thiết bị di động hoặc máy tính.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Tự động hóa doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc bên ngoài vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Vậy nên, mọi hoạt động sẽ luôn tiếp diễn mà không bị gián đoạn do khoảng cách địa lý hoặc không gian.

Duy trì quan hệ ổn định với khách hàng

Tìm kiếm khách hàng mới sẽ tốn chi phí gấp 8 lần so với việc chăm sóc lại khách hàng cũ. Với các phương pháp truyền thống, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều về tiền bạc và nhân lực để chăm sóc khách hàng. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn không kiểm soát được những khách hàng tiềm năng cũ.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Tuy nhiên, hiện nay khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào quản trị, hệ thống tự động hóa sẽ giúp bạn chăm sóc toàn bộ khách hàng. Quá trình này được thực hiện thường xuyên và chuyên nghiệp qua email cũng như sms.

Nhờ việc tự động hóa, doanh nghiệp có thể duy trì được mối quan hệ ổn định với khách hàng của mình. Đồng thời, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí nhưng vẫn đạt hiệu quả cao.

Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm trong công việc

Khi áp dụng phương thức tự động hóa, nhiệm vụ của mỗi cá nhân sẽ được biểu thị rõ ràng, cụ thể. Điều này bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Nhờ đó, quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên minh bạch, rõ ràng hơn.

Nhân viên sẽ không thể trốn tránh trách nhiệm của mình với công việc được giao. Vì chỉ cần xem lại quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn công việc.

5 bước cần thiết để doanh nghiệp tự vận hành

Dưới đây là 5 bước gợi ý giúp người lãnh đạo tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả nhất.

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu

Trước khi tiến hành tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ mục tiêu vì sao cần thực hiện giải pháp này. Những mục tiêu có thể là:

  • Tự động hóa doanh để mang lại hiệu quả cho công việc, nâng cao năng suất hoạt động.
  • Giải quyết các khó khăn, tồn động từ xu hướng làm việc truyền thống.
  • Tối ưu hóa thời gian làm việc, cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên.
  • Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm giúp nhân viên tập trung hoàn thành các dự án quan trọng hơn.
tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Bước 2: Triển khai thực thi giải pháp

Điều quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và ổn định mà bất kỳ CEO cũng như Manager nào đều phải chú ý là: nền móng quy trình. Để nền móng quy trình vững chắc, bạn có thể áp dụng mô hình BPM Life Cycle (Business Process Management, tạm dịch: chu trình quản lý quy trình nghiệp vụ). Mô hình này được xây dựng và vận hành theo 5 giai đoạn:

  • Thiết kế quy trình (Design)
  • Mô hình hóa quy trình (Modelling)
  • Kiểm soát quy trình (Execution)
  • Đánh giá quy trình (Monitoring)
  • Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình (Optimization)

Với giai đoạn mô hình hóa quy trình, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng theo công thức: 5W – 1H – 5M. Nội dung công thức là:

5W – 1H: Đưa ra câu trả lời cho 6 câu hỏi: Why, What, Where, When, Who, How. Với:

  • Why: Tại sao cần tự động hóa doanh nghiệp?
  • What: Nội dung của việc tự động hóa là gì?
  • Where, When, Who: Tự động hóa doanh nghiệp tại đâu, khi nào và đối tượng là ai?
  • How: Thực hiện tự động hóa doanh nghiệp như thế nào?

5M: Xác định nguồn lực

  • Nhân lực (Man)
  • Kinh phí (Money)
  • Hệ thống cung ứng/nguyên vật liệu (Material)
  • Máy móc/công nghệ (Machine)
  • Phương pháp làm việc (Method)
tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Bước 3: Chọn phương thức tự động hóa thích hợp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn lựa một phần mềm công nghệ để thiết lập quy trình tự động hóa hiệu quả. Bạn có thể dựa trên các yếu tố sau để chọn lựa phần mềm:

  • Cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên
  • Phát hiện nhanh chóng những hạn chế, rủi ro, các điểm cần chú ý trong luồng công việc
  • Có hệ thống báo cao trực quan giúp quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên
  • Không giới hạn việc khởi tạo quy trình và giai đoạn trong mỗi quy trình
  • Giao nhiệm vụ, công việc cần làm và xây dựng deadline cho mỗi cá nhân trong các quy trình làm việc

Bước 4: Đào tạo nhân viên

Thay đổi phương thức làm việc cũ bằng công nghệ mới không hề dễ dàng đối với mọi nhân viên. Vậy nên, ban lãnh đạo cần liên kết với bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo nhân viên. Với mục đích đảm bảo 100% nhân viên tiếp cận gần hơn với công nghệ mới, nắm vững các bước tự động hóa quy doanh nghiệp trên 2 nền tảng: website và ứng dụng di động.

Nếu trong quá trình đào tạo xuất hiện bộ phận chống đối, thiếu hợp tác, ban lãnh đạo cần đưa ra những biện pháp cứng rắn mang tính bắt buộc để răn đe.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep

Bước 5: Chú trọng kết quả

Thời gian đầu khi áp dụng tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần quan tâm việc ứng dụng công nghệ của nhân sự. Chẳng hạn như xem họ có tích cực thực thi không, các phòng ban phối hợp làm việc như thế nào, có hiệu quả không?

Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ, lắng nghe ý kiến của nhân viên. Từ đó, xác định chính xác những vấn đề đang gặp phải và đưa ra biện pháp cải thiện.

Tự động hóa là việc làm thiết yếu giúp doanh nghiệp hoạt động mạnh mẽ trong thời buổi công nghệ hiện đại. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi liên quan, bạn hãy liên hệ với Tino Group để được giải đáp nhanh chóng.

FAQs về tự động hóa doanh nghiệp

Quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức là gì?

– Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
– Quy trình bán hàng
– Quy trình “chào” sản phẩm mới
– Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp nhiệm vụ của nhân viên
– Quy trình tính lương
– Quy trình xử lý đơn hàng
– Quy trình chăm sóc khách hàng
– …

Thế nào là tự động hóa dịch vụ khách hàng?

Tự động hóa dịch vụ khách hàng là việc ứng dụng công nghệ để hỗ trợ khách hàng. Quy trình này làm giảm bớt sự tham gia của con người trong việc giải quyết thắc mắc cho khách hàng. Tự động hóa dịch vụ khách hàng được thực hiện bằng cách sử dụng tài nguyên tự phục vụ, tự động nhắn tin và trò chuyện mô phỏng với khách hàng.

Tự động hóa doanh nghiệp là loại bỏ hết nhân viên phải không?

Tất nhiên là không! Tự động hóa doanh nghiệp không phải thay thế hoặc loại bỏ sự đóng góp của nhân viên. Thực chất, quy trình này chỉ giúp giải quyết công việc thủ công lặp lại, để nhân viên tập trung hơn vào dự án quan trọng hơn.

Làm sao tự động hóa doanh nghiệp nhỏ?

Có 4 phương pháp tự động hóa doanh nghiệp nhỏ:
– Ứng dụng công nghệ mới
– Dành thời gian theo dõi các nhiệm vụ
– Giảm số lượng quy trình
– Đào tạo, hướng dẫn nhân viên thích nghi với tự động hóa

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Bình luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *