Một trong những điều khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực là không hiểu rõ chi phí quản lý. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Làm thế nào tối ưu hoá chi phí quản lý doanh nghiệp? Cách hạch toán chi phí quản lý trong doanh nghiệp ra sao? Mời bạn cùng Tino Group tìm hiểu chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Luật Kế toán 2015, chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng chi phí được sử dụng để vận hành, quản lý các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và một số chi phí cố định, như mua sắm thiết bị văn phòng, chi phí tiếp thị, chi phí thuê văn phòng,…

Khi xác định rõ các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, bạn sẽ kiểm soát được mức chi tiêu hàng tháng, hàng năm. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cơ quan nhà nước nắm rõ dòng tiền để thu thuế đúng theo quy định của pháp luật.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là 5 yếu tố cơ bản trong chi phí quản lý doanh nghiệp.

1. Chi phí quản lý nhân sự

Đây là một trong những chi phí quan trọng nhất trong cấu trúc chi phí của tổ chức. Chi phí quản lý nhân sự bao gồm toàn bộ số tiền mà một doanh nghiệp phải trả cho nhân viên và cán bộ trong đơn vị đó như lương, bảo hiểm, phụ cấp,… Ví dụ, một công ty sản xuất phải trả lương cho công nhân, kỹ sư, quản lý, cùng với các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các phụ cấp khác.

2. Chi phí công tác

Đây là chi phí mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi đi công tác, bao gồm các khoản như tiền ăn, chi phí đi lại, tiền điện thoại, thuê phòng, phí hành lý,… Ví dụ, một công ty thương mại phải trả tiền vé máy bay, tiền khách sạn và các khoản chi phí khác cho nhân viên đi tham dự hội nghị ở nước ngoài.

3. Chi phí phát sinh

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải chi trả các chi phí phát sinh để phục vụ cho công việc. Các phát sinh này có thể là hư hỏng thiết bị, hao mòn tài sản, sửa chữa do hỏa hoạn và nổ,… Ví dụ, một nhà máy sản xuất có thể phải chi trả chi phí sửa chữa máy móc hư hỏng hoặc chi phí dọn dẹp sau một vụ cháy.

4. Chi phí vật tư và văn phòng phẩm

Doanh nghiệp không thể hoạt động tốt nếu không có vật tư, thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm,… Do đó, ngân sách dùng để mua vật tư là rất quan trọng. Ví dụ, một văn phòng luật phải mua giấy, mực, máy tính và các vật dụng văn phòng khác để phục vụ cho công việc.

5. Thuế và các chi phí khác

Điều này bao gồm toàn bộ số tiền được sử dụng để trả thuế giấy phép, tiền thuê đất,… từ khi thành lập đến quá trình duy trì và phát triển doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp phải trả thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên và thuế tài sản.

Ý nghĩa của việc hiểu rõ chi phí quản lý doanh nghiệp

Không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiểu rõ chi phí quản lý doanh nghiệp còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là 5 lý do vì sao bạn nên hiểu rõ chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kiểm soát hoạt động kinh doanh

Việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp giúp các nhà quản lý nhanh chóng kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Khi nắm bắt được các khoản chi phí cụ thể, người quản lý có thể theo dõi chặt chẽ hơn dòng tiền, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh và đưa ra biện pháp điều chỉnh để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả hơn.

Dự toán kinh doanh chính xác

Xác định rõ chi phí quản lý giúp doanh nghiệp lập dự toán cho hoạt động kinh doanh một cách chính xác hơn. Khi tính toán chi phí nguyên vật liệu hoặc nhân sự, doanh nghiệp cần có các thông số định mức cụ thể. Nhờ đó, quá trình tính toán sẽ đáp ứng được đúng nhu cầu sản xuất, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và ngân sách.

Đưa ra quyết định kinh doanh thông minh

Khi hiểu rõ chi phí quản lý, người quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định đầu tư, định giá sản phẩm hoặc cân nhắc giữa việc chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Việc phân tích khả năng đạt hiệu quả dựa trên chi phí cụ thể giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tăng cơ hội lợi nhuận.

Tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn lực

Xác định rõ chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm trong việc quản lý và sử dụng các nguồn lực. Khi nắm bắt được chi phí chi tiết, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực, vật lực và ngân sách một cách hợp lý, giảm thiểu lãng phí và gia tăng lợi nhuận.

Tăng cường trách nhiệm của nhân viên

Khi có định mức chi phí tiêu chuẩn, nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng tài nguyên một cách tiết kiệm và hiệu quả. Không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí không cần thiết, đây còn là cách tạo ra một môi trường làm việc có kỷ luật, chú trọng đến kết quả kinh doanh.

Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả, các doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ hạch toán thường gặp.

Ghi nhận các chi phí quản lý phát sinh trong kỳ

Các khoản chi phí quản lý bao gồm: lương nhân viên, phụ cấp, bảo hiểm, chi phí văn phòng phẩm, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, tiền thuê văn phòng, các loại thuế, phí và các chi phí khác có liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Hạch toán:

• Nợ: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (cùng với các tài khoản cấp 2 tương ứng để phân loại chi tiết các loại chi phí).
• Có: Các tài khoản đối ứng như 338, 334 (nợ phải trả), 152 (nguyên vật liệu), 153 (công cụ dụng cụ), 111, 112 (tiền mặt, các khoản phải thu),…

Ví dụ: Công ty A trả lương cho nhân viên phòng hành chính là 100.000.000 đồng và trích 8% BHXH.

Hạch toán:

• Nợ TK 6421 – Lương nhân viên quản lý 100.000.000
• Nợ TK 6424 – Bảo hiểm xã hội 8.000.000
• Có TK 338 – Nợ phải trả nhân viên 108.000.000

Ghi nhận các khoản dự phòng

• Dự phòng phải thu khó đòi: Khi nhận thấy khách hàng có khả năng không thanh toán các khoản công nợ là cao, doanh nghiệp cần lập dự phòng để phản ánh đúng tình hình tài chính.
• Dự phòng phải trả: Khi doanh nghiệp có những nghĩa vụ tài chính chưa chắc chắn, cần lập dự phòng để đảm bảo tính thận trọng.

Hạch toán:

• Tăng dự phòng: Nợ TK 642, Có TK 138 (dự phòng phải thu khó đòi) hoặc 421 (dự phòng phải trả).
• Giảm dự phòng: Nợ TK 138 hoặc 421, Có TK 642.

Ghi nhận các khoản được giảm trừ chi phí

Các khoản giảm trừ: Bao gồm hoàn nhập dự phòng, giảm giá bán hàng, chiết khấu,…

Hạch toán: Nợ TK 138 hoặc 421 (nếu hoàn nhập dự phòng), Có TK 642.

Ghi nhận các khoản chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ

• Vật liệu tiêu hao ngay: Như xăng dầu, vật liệu sửa chữa.
• Công cụ dụng cụ sử dụng ngay: Không qua kho.

Hạch toán:

• Nợ: TK 642 (cùng tài khoản cấp 2 phù hợp), TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ nếu có).
• Có: TK 152, 153, 111, 112, 331,…

Ví dụ: Công ty B mua 10 lít xăng để sử dụng cho xe ô tô công ty, giá 100.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT).

Hạch toán:

• Nợ TK 6422 – Chi phí nhiên liệu 100.000
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ 10.000
• Có TK 112 – Các khoản phải trả 110.000

5 cách tối ưu hoá chi phí quản lý doanh nghiệp

Để giảm bớt gánh nặng tài chính, các doanh nghiệp có thể áp dụng 5 cách sau để tối ưu hoá chi phí quản lý.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Nhân sự là một trong những khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp, vì vậy tối ưu hóa chi phí này rất cần thiết. Doanh nghiệp có thể đánh giá lại hệ thống lương thưởng, sử dụng các chế độ đãi ngộ linh hoạt và đầu tư vào đào tạo để nâng cao năng suất. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, đây còn là cách giúp tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Tối ưu hoá chi phí văn phòng phẩm và tài nguyên

Việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ chi phí mua sắm văn phòng phẩm, vật tư là một cách hiệu quả để giảm thiểu lãng phí. Doanh nghiệp nên xem xét việc mua số lượng lớn để nhận được mức giá tốt hơn hoặc áp dụng các giải pháp kỹ thuật số để thay thế tài liệu in ấn. Sử dụng phần mềm quản lý giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh các khoản chi này.

Sử dụng công nghệ để quản lý chi phí

Áp dụng các phần mềm quản lý chi phí và tài chính tự động sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền chặt chẽ hơn, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian. Phần mềm này có thể tự động phân loại, báo cáo chi phí và đề xuất các cách tối ưu hóa dựa trên dữ liệu thực tế, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước các thay đổi tài chính.

Tối ưu hoá chi phí vận hành

Để giảm chi phí vận hành, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc tái cấu trúc quy trình làm việc, giảm thiểu các bước không cần thiết và áp dụng mô hình làm việc từ xa khi có thể. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí về mặt bằng, tiện ích, tối ưu hoá chi phí vận hành nâng cao hiệu quả công việc nhờ giảm bớt các quy trình dư thừa.

Thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ

Một cách hiệu quả để tối ưu hóa chi phí là đàm phán lại hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ, từ chi phí thuê mặt bằng, vận chuyển đến các dịch vụ tư vấn, quảng cáo. Thường xuyên rà soát các điều khoản hợp đồng để đảm bảo doanh nghiệp nhận được mức giá cạnh tranh nhất, đồng thời tận dụng các ưu đãi hoặc chính sách chiết khấu từ đối tác.

Từ những thông tin trên, Tino Group hy vọng bạn đã nắm rõ chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì. Hãy tiếp tục theo dõi Tino Group để đón đọc thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. 1C Vietnam. (2024, January 08). What are business management costs? Meaning and effective optimization. 1c.com.vn. https://1c.com.vn/en/news/chi-phi-quan-ly-doanh-nghiep-la-gi
2. Navigosearch. (2023, July 08). Business management costs: It’s not difficult to optimize. Navigossearch.com. https://navigossearch.com/business-management-costs-its-not-difficult-to-optimize
3. Viindoo. What is business management cost? Optimal cost management. Viindoo.com. https://viindoo.com/blog/business-management-3/business-management-cost-598
4. Pace Institute Of Management. CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP LÀ GÌ? BAO GỒM NHỮNG GÌ?. Pace.edu.vn. https://www.pace.edu.vn/tin-kho-tri-thuc/chi-phi-quan-ly-doanh-nghiep

Những câu hỏi thường gặp