Mỗi doanh nghiệp đều cần một kế hoạch truyền thông chặt chẽ để nổi bật giữa hàng triệu thông điệp trên thị trường. Lập kế hoạch truyền thông không chỉ giúp bạn định hình thông điệp của mình mà còn đảm bảo thương hiệu tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu. Trong bài viết dưới đây, Tino Group sẽ giúp bạn lập kế hoạch truyền thông đúng chuẩn chỉ qua 10 bước. Mời bạn cùng đón đọc ngay nhé!

Lập kế hoạch truyền thông là gì?

Theo bài viết “Media Planning: The Ultimate Guide” trên trang Blog.hubspot.com, lập kế hoạch truyền thông là quá trình xác định cách thức, thời điểm, địa điểm và mục tiêu khi chia sẻ nội dung của doanh nghiệp với người xem. Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ phải quyết định nội dung nào nên được chia sẻ và sử dụng kênh nào để tăng phạm vi tiếp cận, tương tác và chuyển đổi, lợi tức đầu tư,…

Lập kế hoạch truyền thông là một hoạt động tương đối phức tạp với nhiều yếu tố cần cân nhắc. Tuy nhiên, nếu thực hiện theo các bước và sử dụng các mẫu lập kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng vượt qua mọi vấn đề liên quan đến truyền thông.

Tựu trung, lập kế hoạch truyền thông là việc lên kế hoạch chi tiết về cách thức truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến “đúng người, đúng thời điểm” và thông qua các kênh phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đạt mục tiêu kinh doanh nhanh chóng.

Lập kế hoạch truyền thông mang lại lợi ích gì?

Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp định hướng hoạt động tiếp thị hiệu quả. Không những thế, lập kế hoạch truyền thông còn mang lại 7 lợi ích thiết thực.

Tăng nhận diện thương hiệu

Lập kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng thông điệp muốn truyền tải và kênh tiếp cận phù hợp nhất. Nhờ đó, thương hiệu sẽ được nhiều người biết đến hơn. Việc xây dựng hình ảnh thương hiệu nhất quán và chuyên nghiệp qua từng chiến dịch sẽ tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, góp phần tăng độ nhận diện và lòng trung thành với thương hiệu.

Cải thiện doanh thu

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tượng khách hàng tiềm năng. Bằng cách phân tích hành vi và sở thích của khách hàng, doanh nghiệp có thể đưa ra những thông điệp và sản phẩm/dịch vụ phù hợp, kích thích nhu cầu mua sắm và tăng doanh số bán hàng.

Tăng lợi thế cạnh tranh

Trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc sở hữu một kế hoạch truyền thông bài bản là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp doanh nghiệp nổi bật giữa đám đông, tạo ra sự khác biệt và thu hút khách hàng.

Hiểu rõ khách hàng mục tiêu

Lập kế hoạch truyền thông yêu cầu doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng mục tiêu. Qua đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng, từ đó xây dựng các chiến dịch truyền thông phù hợp và hiệu quả hơn.

Cập nhật xu hướng thị trường

Thị trường luôn thay đổi không ngừng, việc cập nhật xu hướng là điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp nắm bắt được những xu hướng mới nhất, từ đó điều chỉnh chiến lược truyền thông cho phù hợp và tận dụng cơ hội phát triển.

Phân bổ ngân sách hợp lý

Một kế hoạch truyền thông chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách một cách hiệu quả, tránh lãng phí. Bằng cách xác định rõ các kênh truyền thông, hoạt động cần thực hiện và chi phí cho từng hoạt động, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa ngân sách và đạt được hiệu quả cao nhất.

Ra quyết định sáng suốt

Lập kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và phân tích. Việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch sẽ giúp doanh nghiệp rút ra bài học kinh nghiệm và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

10 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Dù là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, 10 bước dưới đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến dịch và KPIs

Để đạt được kết quả mong đợi, bạn cần biết mình muốn đạt được gì. Bước đầu tiên là xác định mục tiêu chiến dịch và các chỉ số đánh giá chính (KPIs) trước khi lựa chọn kênh truyền thông hoặc tạo quảng cáo.

• Bắt đầu bằng cách điều chỉnh mục tiêu chiến dịch của bạn cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh, từ nâng cao nhận diện thương hiệu đến thúc đẩy doanh số bán hàng.

Ví dụ về mục tiêu chiến dịch:

• Tăng nhận diện thương hiệu từ 25% lên 40% trong đối tượng khách hàng mục tiêu trong vòng sáu tháng tới.
• Đạt được mức tăng trưởng 30% về doanh số bán hàng trực tuyến cho sản phẩm chủ lực trong quý đầu tiên của năm so với cùng kỳ năm ngoái.
• Tạo ra hơn 400 khách hàng tiềm năng chất lượng cho đợt ra mắt sản phẩm sắp tới trong sáu tháng đầu tiên sau khi ra mắt.

Sau đó, lựa chọn các chỉ số đánh giá chính (KPIs) dựa trên mục tiêu của bạn.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tăng nhận diện thương hiệu, các chỉ số đánh giá chính của bạn có thể tập trung vào theo dõi lượt hiển thị và tỷ lệ hiển thị quảng cáo.

Nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng trực tuyến (như trong ví dụ thứ hai), các chỉ số đánh giá chính của bạn có thể bao gồm theo dõi đánh giá sản phẩm (earned media) và tỷ lệ nhấp qua đối với quảng cáo trực tuyến dẫn đến trang sản phẩm.

Ngoài ra, nếu mục tiêu của bạn là tạo ra khách hàng tiềm năng, các chỉ số đánh giá chính của bạn có thể bao gồm theo dõi chi phí cho mỗi lượt chuyển đổi và tỷ lệ nhấp qua đối với quảng cáo trực tuyến dẫn đến bản demo sản phẩm.

Sử dụng các chỉ số đánh giá chính của bạn để xác định xem bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu chiến dịch hay không và cho phép linh hoạt trong kế hoạch truyền thông của bạn nếu các chỉ số đánh giá chính của bạn không đạt yêu cầu (sẽ đề cập chi tiết hơn ở phần sau).

Bước 2: Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Trước khi bắt đầu tạo quảng cáo, bạn cần biết mình đang cố gắng tiếp cận ai.

Thiết lập một đối tượng khách hàng mục tiêu cụ thể (hoặc thị trường mục tiêu) để đảm bảo chiến dịch truyền thông của bạn tiếp cận những người có khả năng quan tâm nhất đến sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung của bạn.

Đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn có thể được xác định bằng cách sử dụng kết hợp các yếu tố:

• Nhân khẩu học (ví dụ: giới tính và độ tuổi)
• Xã hội học (ví dụ: trình độ học vấn và tình trạng công việc)
• Sở thích media (ví dụ: các blog họ truy cập và các ứng dụng họ sử dụng)
• Sở thích
• Các đặc điểm xác định khác

Đối tượng khách hàng mục tiêu cho chiến dịch truyền thông của bạn có thể phản ánh đối tượng khách hàng tổng thể của công ty bạn, tập trung vào một phân khúc cụ thể hoặc mở rộng sang một thị trường mới.

Sử dụng các công cụ sẵn có để giúp bạn xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

• Google Analytics có phiên bản miễn phí GA4 mà các công ty có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về khách hàng của họ. Bạn có thể sử dụng báo cáo tổng quan thuộc tính người dùng để xem dữ liệu tóm tắt về những người sử dụng trang web hoặc ứng dụng của bạn, chẳng hạn như tuổi, giới tính và vị trí.
• Bạn có thể đi sâu hơn với các công cụ như ứng dụng Audience Intelligence của Semrush, cung cấp thông tin chi tiết về các phân khúc người tiêu dùng xã hội khác nhau, cho phép bạn hiểu rõ đối tượng khách hàng của mình để nhắm mục tiêu hiệu quả hơn.

Bước 3: Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Hiểu rõ đối thủ cạnh tranh là điều cần thiết để bạn có thể đưa ra những chiến lược khác biệt và hiệu quả hơn.

• Phân tích các chiến dịch của đối thủ: Xem xét những kênh truyền thông, loại hình quảng cáo, nội dung mà đối thủ đang sử dụng.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá xem các chiến dịch của đối thủ có mang lại hiệu quả như thế nào. Bạn có thể tham khảo các công cụ như AdClarity để phân tích chi tiết hơn.
• Xác định điểm mạnh, điểm yếu: Từ đó, bạn có thể tìm ra những cơ hội để vượt trội hơn đối thủ.

Bước 4: Xây dựng ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng quyết định quy mô và hiệu quả của chiến dịch.

• Phân bổ ngân sách: Chia ngân sách cho từng kênh truyền thông, loại hình quảng cáo và hoạt động cụ thể.
• Dự trù rủi ro: Cần có một khoản dự phòng để ứng phó với những thay đổi bất ngờ.
• So sánh với đối thủ: So sánh ngân sách của bạn với đối thủ để đảm bảo tính cạnh tranh.

Bước 5: Lựa chọn kênh truyền thông

Kênh truyền thông phù hợp sẽ giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu.

• Phân tích hành vi của khách hàng: Tìm hiểu xem khách hàng thường sử dụng các kênh nào.
• So sánh hiệu quả của các kênh: Đánh giá ưu nhược điểm của từng kênh để lựa chọn kênh phù hợp nhất.
• Kết hợp nhiều kênh: Tạo sự đa dạng để tăng hiệu quả tiếp cận.

Ví dụ:

Nếu đối tượng mục tiêu của bạn là người trẻ, bạn có thể tập trung vào các kênh như Facebook, Instagram và TikTok. Còn nếu đối tượng là người trung niên, bạn có thể ưu tiên các kênh như Google Ads và email marketing.

Bước 6: Xây dựng chiến lược nội dung

Nội dung chất lượng là yếu tố cốt lõi của mọi chiến dịch truyền thông.

• Xác định thông điệp chính: Thông điệp cần rõ ràng, ngắn gọn và gây ấn tượng.
• Tạo ra nội dung đa dạng: Sử dụng nhiều hình thức nội dung khác nhau như bài viết, hình ảnh, video, infographic,…
• Tối ưu hóa cho SEO: Giúp nội dung của bạn dễ dàng được tìm thấy trên các công cụ tìm kiếm.

Bước 7: Lên lịch thực hiện

Lên lịch chi tiết cho từng hoạt động trong chiến dịch sẽ giúp bạn đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng tiến độ.

• Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc: Lựa chọn thời điểm phù hợp để triển khai chiến dịch.
• Phân bổ công việc: Gán nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.
• Theo dõi tiến độ: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ thực hiện.

Bước 8: Thực hiện chiến dịch

Đây là giai đoạn bạn triển khai tất cả những gì đã lên kế hoạch.

• Phát hành nội dung: Đăng bài viết, hình ảnh, video lên các kênh truyền thông.
• Quảng cáo: Đặt quảng cáo trên các nền tảng phù hợp.
• Tương tác với khách hàng: Trả lời bình luận, tin nhắn và tham gia các cuộc thảo luận.

Bước 9: Đo lường và đánh giá

Theo dõi hiệu quả của chiến dịch để có những điều chỉnh kịp thời.

• Thu thập dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích để thu thập dữ liệu về lượt xem, lượt tương tác, chuyển đổi,…
• So sánh với mục tiêu: Đánh giá xem chiến dịch đã đạt được các mục tiêu đề ra hay chưa.
• Phân tích nguyên nhân: Tìm hiểu nguyên nhân của những kết quả đạt được và chưa đạt được.

Bước 10: Điều chỉnh và tối ưu hóa

Dựa trên kết quả đánh giá, bạn cần điều chỉnh chiến dịch để đạt hiệu quả tốt hơn.

• Thay đổi nội dung: Điều chỉnh nội dung cho phù hợp hơn với đối tượng mục tiêu.
• Thay đổi kênh truyền thông: Chuyển ngân sách sang các kênh hiệu quả hơn.
• Thay đổi thời gian: Điều chỉnh thời gian chạy quảng cáo.

2 loại kênh truyền thông phổ biến

Khi lập kế hoạch truyền thông, việc chọn lựa các kênh truyền thông phù hợp là bước quan trọng để đảm bảo rằng chiến dịch của bạn tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu và đạt được hiệu quả tối ưu. Dưới đây là 2 kênh truyền thông phổ biến được các chuyên gia tiếp thị sử dụng.

Kênh truyền thông ngoại tuyến (Offline)

Truyền hình (TV)

Đây là kênh truyền thông phổ biến với khả năng tiếp cận rộng rãi, giúp quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ tới một lượng lớn khán giả. Quảng cáo trên truyền hình có thể bao gồm các quảng cáo ngắn (spot ads) hoặc chương trình tài trợ.

Đài phát thành (Radio)

Cung cấp cách tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả tới người nghe. Quảng cáo trên radio có thể nhắm đến đối tượng cụ thể theo loại hình chương trình hoặc giờ phát sóng.

Báo chí (Newspapers)

Cung cấp thông tin chi tiết và có thể tiếp cận đối tượng cụ thể qua các bài viết hoặc quảng cáo trên báo. Quảng cáo trên báo chí giúp xây dựng uy tín và sự nhận diện thương hiệu.

Tạp chí (Magazines)

Tương tự như báo chí, nhưng thường tập trung vào các nhóm đối tượng ngách và sở thích cụ thể. Quảng cáo trong tạp chí có thể tạo ra sự ảnh hưởng lâu dài với hình ảnh và nội dung chất lượng cao.

Quảng cáo ngoài trời (Out-of-Home Advertising)

Bao gồm các hình thức như bảng quảng cáo ngoài trời, biển chỉ dẫn, và các phương tiện giao thông công cộng. Đây là cách tiếp cận trực quan và thường xuyên, nhắm đến đối tượng khi họ di chuyển ngoài trời.

Kênh truyền thông trực tuyến (Online)

Mạng xã hội (Social Media)

Các nền tảng như Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, và TikTok cho phép quảng cáo nhắm đến đối tượng cụ thể dựa trên sở thích và hành vi trực tuyến. Quảng cáo trên mạng xã hội có thể là bài viết quảng cáo, video, hoặc các chiến dịch tương tác.

Video trực tuyến (Online Video)

Bao gồm quảng cáo trên YouTube, Vimeo, và các nền tảng video khác. Quảng cáo video có thể là video ngắn trước video chính (pre-roll ads), video giữa (mid-roll ads) hoặc video tự chọn.

Quảng cáo kỹ thuật số (Digital Advertising)

• Quảng cáo hiển thị (Display Ads): Các quảng cáo dạng banner hoặc hình ảnh xuất hiện trên các trang web và ứng dụng. Chúng có thể nhắm đến đối tượng dựa trên lịch sử duyệt web hoặc hành vi trực tuyến.
• Quảng cáo Native (Native Ads): Quảng cáo được thiết kế để hòa quyện với nội dung trang web hoặc ứng dụng mà người dùng đang xem, tạo cảm giác tự nhiên và không gây phiền nhiễu.

Mỗi loại kênh truyền thông có những ưu điểm riêng và có thể được kết hợp để xây dựng chiến lược truyền thông toàn diện và hiệu quả.

Qua bài viết trên, Tino Group hy vọng bạn đã biết cách lập kế hoạch truyền thông hiệu quả. Đừng quên theo dõi Tino Group để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Coursera Staff. (2024, Jan 6). Media Planning: What It Is + How to Write a Media Plan. Coursera.com. https://www.coursera.org/articles/media-planning
2. Sonya Matejko. (2023, Oct 31). Media Planning Explained: Crafting Campaigns in 10 Steps.. Semrush.com. https://www.semrush.com/blog/media-planning/#how-to-create-a-media-plan-in-10-steps
3. Indeed Editorial Team. (2024, July 3). How To Create a Media Plan in 7 Steps (Plus Benefits). Indeed.com. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-create-media-plan

Những câu hỏi thường gặp