Tổng đài ảo là giải pháp chuyên nghiệp và hiệu quả mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. So với hệ thống tổng đài truyền thống trước kia, tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn với mức chi phí cực kỳ thấp.

Tổng đài ảo là gì?

Định nghĩa tổng đài ảo

Tổng đài ảo hay Private Branch Exchange (PBX – tạm dịch: tổng đài nhánh riêng) còn có những tên gọi khác như: Cloud PBX, Virtual PBX hoặc Hosted PBX. Đây là mạng điện thoại của một chi nhánh riêng, được sử dụng trong công ty hoặc tổ chức. Ngày nay, người dùng có thể sử dụng hệ thống tổng đài ảo liên lạc trong công ty, doanh nghiệp. Thậm chí, họ có thể liên lạc với người bên ngoài thông qua Internet. Đây còn được gọi là công nghệ thoại qua IP (VoIP).

Những PBX đầu tiên được phát hiện bởi các nhà khai thác tổng đài. Quá trình khai thác đã tốn rất nhiều thời gian, công sức khi sử dụng các mạch dây. Tuy nhiên, đến những năm 90, hệ thống tổng đài ảo đã phát triển lên tầm cao mới. Đó là do nhu cầu sử dụng của người dùng ngày càng tăng và Internet trở nên phổ biến. Hệ thống tổng đài ảo trở nên nổi bật bởi chi phí thấp nhưng mang lại hiệu quả cao.

Tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Tổng đài ảo hiện đại mang lại nhiều tiện ích hơn so với đường dây điện thoại vật lý (PTSN). Đồng thời, khi tham gia hệ thống tổng đài ảo, người dùng được phép thực hiện các cuộc gọi miễn phí. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn cung cấp một số tính năng vượt trội như: chuyển, nhận thư thoại, ghi âm cuộc gọi, thoại tương tác (IVR) và đợi cuộc gọi ACD.

Thay vì sử dụng điện thoại cố định và phần cứng cục bộ để kết nối với mạng điện thoại chuyên dụng như tổng đài ảo truyền thống, thì PBX hiện đại đã thực hiện chức năng này thông qua việc sử dụng phần mềm trên đám mây và giao thức thoại qua Internet (VoIP).

Tính năng nổi bật của VoIP là khả năng sử dụng địa chỉ IP để xác định máy lẻ. Với phương pháp này, Internet sẽ kết nối trực tiếp với mạng cục bộ của doanh nghiệp và hoạt động như mạng điện thoại của bạn.

Lợi ích của tổng đài ảo

Chi phí thấp

Khi sử dụng tổng đài ảo truyền thống, bạn cần trả phí cho việc cài đặt và bảo trị điện thoại cố định cũng như phần cứng cục bộ để kết nối với mạng điện thoại chuyên dùng. Trong khi đó, việc áp dụng hệ thống tổng đài ảo sẽ ít tốn kém hơn. Lý do vì mọi hoạt động như cái đặt, bảo trì hay lưu trữ đều thuộc quyền của nhà cung cấp.

Có khả năng mở rộng

Ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo là thiết lập dễ dàng, không phụ thuộc vào phần cứng. Vì vậy, chúng rất thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng chi nhánh, văn phòng. Bên cạnh đó, quá trình mở rộng cũng vô cùng đơn giản. Người dùng chỉ cần thông báo với bên cung cấp về việc muốn mở rộng và trang bị thêm hạ tầng mạng, thiết bị nghe gọi là có thể mở rộng nhanh chóng.

Thân thiện trên điện thoại

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, hầu hết người dùng đều chuyển sang các thiết bị di động. Những thiết bị này nhỏ gọn, thuận tiện trong quá trình di chuyển. Vì vậy, các nhà cung cấp đã phát triển ứng dụng qua smartphone. Các ứng dụng này hoạt động mạnh mẽ trên hai nền tảng phổ biến là iOS và Android.

Do hệ thống dựa trên IP nên người dùng có thể sử dụng dễ dàng điện thoại IP, điện thoại cố định hoặc tai nghe gắn vào máy tính.

Tích hợp dễ dàng

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên địa chỉ IP vì vậy chúng dễ dàng kết nối với các ứng dụng bên ngoài. Chẳng hạn như phần mềm chăm sóc khách hàng, các công cụ tương tác bằng giọng nói, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,…

Chuyển tiếp nhanh chóng

Quá trình chuyển tiếp cuộc gọi giờ đã trở nên dễ dàng hơn. Lý do vì tổng đài ảo sử dụng địa chỉ IP để định tuyến cuộc gọi. Người dùng chỉ cần chuẩn bị tai nghe và điện thoại kết nối mạng là có thể cuộc gọi chuyển tiếp dễ dàng.

Với lợi ích này, người dùng sẽ hạn chế gặp phải thời gian chế hoặc các vấn đề khiến hệ thống ngừng hoạt động.

Quản lý trực tuyến hiệu quả

Nhà cung cấp dịch vụ cho phép người dùng tự quản lý trực tuyến. Đây là một giao diện kỹ thuật số trên trang web. Nhờ đó, bạn có thể quản lý mọi cuộc gọi và những tài khoản tổng đài ảo khác nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn có thể tự hỗ trợ khách hàng nhanh chóng thông qua giao diện trực tuyến.

Khả năng tự động linh hoạt

Cụm từ “lễ tân ảo” đã trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Đây chính là tính năng “tiếp viên tự động” của tổng đài ảo. Mọi cuộc gọi đến khách hàng luôn được xử lý chuyên nghiệp. Ngoài ra, các cuộc gọi sẽ được ghi lại và chuyển đến nhân viên, phòng ban thích hợp.

Bên cạnh đó, tiếp viên tự động có thể xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc. Đặc biệt, tín hiệu của gọi của tổng đài ảo không bao giờ bận. Do đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mình không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng.

Luôn cập nhật phần cứng

Khi sử dụng tổng đài ảo hiện đại, bạn không bao giờ gặp phải tình trạng phần cứng bị lỗi thời, cần nâng cấp liên tục. Các nhà cung cấp dịch vụ PBX chuyên nghiệp luôn mang đến cho người dùng công nghệ hiện đại và những sản phẩm với phiên bản cập nhật tốt nhất.

Xây dựng hệ thống tổng đài ảo chính là giải pháp hiệu quả khiến doanh nghiệp bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn. Qua bài viết trên, Tino Group hy vọng bạn sẽ có cái nhìn mới mẻ hơn đối với tổng đài ảo.

Những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: info@tino.org
• Website: www.tino.org