Email theo tên miền của doanh nghiệp là phương thức giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là cách giúp bạn nâng cao danh tiếng qua một email chuyên nghiệp.
Một số khái niệm liên quan
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là email được sử dụng cho riêng tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp của bạn. Cấu trúc một email doanh nghiệp bao gồm: “@” + “tên công ty”, ví dụ: info@tino.org.
Đây được xem là hình thức giao tiếp chính tại nơi làm việc. Email doanh nghiệp có nhiệm vụ quan trọng đối với việc thiết lập mối quan hệ giữa giám đốc và nhân viên, giữa doanh nghiệp với nhà tài trợ, nhà cung cấp hoặc đối tác.
Email doanh nghiệp thường được đặt theo một tên miền riêng do doanh nghiệp đó đăng ký. Người dùng có thể mua tên miền hoặc nhận một tên miền miễn phí cho doanh nghiệp khi khởi tạo một trang web.
Những tài khoản mang tính cá nhân thường sử dụng dịch vụ tên miền miễn phí như: gmail.com, yahoo.com, hotmail.com,… Trong khi đó, các doanh nghiệp cần sở hữu một email được đặt theo tên miền riêng. Việc này nhằm phục vụ cho công việc chung của công ty như: giao tiếp với khách hàng, báo cáo, liên hệ đối tác,…
Sở hữu tên miền riêng giúp địa chỉ email của doanh nghiệp trông uy tín và chất lượng hơn. Nhờ đó, khách hàng và các đối thủ cạnh tranh sẽ dễ nhận diện thương hiệu của bạn.
Tên miền là gì?
Điều cần thiết nhất để xây dựng một trang web đó chính là tên miền. Nhiều người cho rằng, nếu website là ngôi nhà thì tên miền chính là địa chỉ của ngôi nhà đó.
Có thể nói, tên miền được xem là phương tiện kết nối người dùng với trang web của bạn. Khách hàng, đối tác hay đối thủ cạnh tranh sẽ gõ tên miền của bạn trên thanh URL của trình duyệt khi muốn truy cập vào trang web của doanh nghiệp bạn.
Tên miền được phát minh nhằm khắc phục các địa chỉ IP dài ngoằng, khó nhớ bằng tên đơn giản hơn. Internet là một môi trường kết nối các mạng máy tính với nhau. Vì vậy, mỗi máy tính trong môi trường này có thể giao tiếp với máy tính khác.
Quá trình giao tiếp này dựa trên một địa chỉ IP. Chúng là những dãy số xác định một máy tính cụ thể trên Internet. Ví dụ như: 11.345,67,9. Địa chỉ IP này vô cùng phức tạp. Vì vậy chúng rất khó để bạn truy cập dễ dàng vào các trang web yêu thích của mình. Thế nên, tên miền ra đời nhằm giải quyết tình trạng này.
Khi muốn truy cập vào một trang web, thay vì nhập một địa chỉ IP dài, bạn chỉ cần nhập một tên miền dễ nhớ hơn vào thanh tìm kiếm của trình duyệt.
Cách tạo email theo tên miền của công ty
11 bước tạo email theo tên miền của công ty
Trước khi tạo địa chỉ email theo tên miền của công ty, bạn cần chuẩn bị tên miền website của doanh nghiệp/công ty bạn. Ví dụ bạn muốn tạo email: info@tino.org thì tino.org chính là tên miền trang web cả bạn. Lưu ý, gói Google Workspace cho phép bạn dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày. Dưới đây là các bước tạo địa chỉ theo tên miền của công ty:
Bước 1: Đăng ký email
Truy cập vào trang chủ của Google Workspace để đăng ký email công ty
Giao diện chính của Google Workplace
Tiếp đó, bạn chỉ cần điền thông tin theo yêu cầu để thiết lập email theo tên miền. Thông tin bao gồm:
- Tên doanh nghiệp của bạn
- Số lượng nhân viên bao gồm cả bạn
- Quốc gia
Bước 2: Điền thông tin
Sau đó, bạn điền đầy đủ thông tin liên hệ của mình theo yêu cầu. Bao gồm: họ, tên, địa chỉ email hiện tại, số điện thoại doanh nghiệp -> Chọn: Tiếp theo
Bước 3: Cung cấp tên miền của doanh nghiệp
Bạn cần nhập tên miền mình muốn tạo cho công ty/doanh nghiệp của mình
Bước 4: Điền thông tin đăng nhập
Những thông tin đăng nhập bao gồm: tên người dùng, mật khẩu -> click vào ô vuông Tôi không phải là người máy -> Đồng ý và tiếp tục
Bước 5: Tạo tài khoản
Tài khoản bạn đã tạo xong -> Chuyển tới thiết lập
Bước 6: Thiết lập G Suite
Sau khi thiết lập xong tài khoản Google Workspace, bạn cần trỏ bảng ghi MX của domain về Google Workspace để hoạt động được -> Chọn Bắt đầu để cấp email cho nhân viên và cộng sự của doanh nghiệp.
Bước 7: Thêm tài khoản cho người dùng
Hiện tại, bạn đóng vai trò là quản trị viên, vì vậy bạn có thể thêm email để cấp cho nhân viên của mình. Sau khi thêm email tên miền riêng, bạn chọn “Tôi đã thêm…” -> “Tiếp theo”
Bước 8: Xác minh tên miền và thiết lập email
Ở bước này, bạn cần tải tệp xác minh HTML xuống để xác thực
Bước 9: Tải file lên thư mục gốc
Bạn có thể tải file lên bằng plugin nếu trang web của bạn được thiết kế bằng WordPress. Ngoài ra, bạn có thể nhờ đơn vị thiết kế web nếu website của bạn được thiết kế bằng một mã nguồn khác.
Bước 10: Thêm bản ghi vào tên miền
Chọn Advanced DNS -> Mail Setting -> Custom MX -> Sau đó, bạn chỉ cần điền tất cả giá trị ở bản ghi MX vào đây. Khi ấy, Google sẽ cung cấp cho bạn các giá trị, bạn chỉ cần tạo mới và điền vào các giá trị tương đương.
Nếu bạn thấy có sẵn một trường dãy số Custom MX, bạn chỉ cần xóa chúng đi.
Bước 11: Xác minh tên miền và thiết lập email
Chọn “Xác minh miền và thiết lập email”. Bạn có thể mất vài phút hoặc vài giờ để hoàn tất việc xác thực. Sau đó nhấn “Tiếp theo” để thiết lập email.
Cuối cùng, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản và bắt đầu tạo người dùng thử.
Tạo email theo tên miền công ty là bước đầu để doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh của mình. Nếu áp dụng công cụ tiếp thị này đúng cách bạn sẽ cải thiện hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng tốt hơn.
Trong trường hợp bạn có nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo dịch vụ email tên miền tại Tino Group. Chúng tôi cam kết cung cấp hệ thống email 4.0 hiện đại và tân tiến nhất với mức giá cạnh tranh trên thị trường.
FAQs về cách tạo email theo tên miền của công ty
Tên miền và địa chỉ email khác nhau như thế nào?
Tên miền là một địa chỉ của trang web, kết thúc của tên miền thường là: .com, .org, .net, .vn,… Khi người dùng nhập tên miền vào thanh tìm kiếm trên trình duyệt, họ sẽ nhanh chóng đi đến trang web của bạn.
Địa chỉ email bao gồm một phần của tên miền. Tuy nhiên, chúng được định dạng rất khác nhau. Bạn có thể phân biệt địa chỉ email thông qua ký hiệu @. Vì một tên miền không bao giờ chưa @, cũng như một địa chỉ email không thể thiếu ký hiệu này. Với địa chỉ email, người dùng có thể liên hệ trực tiếp với bạn thông qua máy chủ như: gmail hoặc outlook.
Tôi có thể sử dụng email doanh nghiệp để quảng cáo không?
Tất nhiên là có! Bạn được phép sử dụng dịch vụ này để gửi thư quảng cáo đến khách hàng của mình. Đây là một trong những phương pháp tiếp thị phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể gửi thư đến một lượng người dùng nhất định.
Đồng thời, khi gửi thư quảng cáo, bạn cần tuân thủ quy tắc chống spam của email. Nếu vi phạm, email của bạn dễ bị đưa vào danh sách đen, dẫn đến nhiều hệ lụy không tốt.
Tôi được phép bán tên miền của mình không?
Bạn có thể bán tên miền của mình nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp. Tên miền được xem như một tài sản của doanh nghiệp. Chúng chính là “bất động sản” cho trang web. Vì vậy, người dùng có nhu cầu rất lớn đối với những tên miền có thương hiệu tốt.
Hiện nay, giao dịch tên miền đã trở thành ngành công nghiệp nổi bật. Chi phí sở hữu tên miền không cao, vậy nên nhiều doanh nhân luôn tìm kiếm các dịch vụ cung cấp tên miền hiệu quả để sở hữu.
Thế nào là tên miền phụ?
Tên miền phụ được hiểu đơn giản là “tập hợp con” của tên miền chính. Khi đăng ký tên miền, người dùng được phép tạo thêm nhiều tên miền phụ. Thông thường, tên miền phụ được trang web sử dụng để tạo các trang con dưới cùng một tên miền.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tổng đài miễn phí: 1800 6734
- Email: info@tino.org
- Website: www.tino.org